ACB, Rapporteren

• Communicatie
• HBO
• Studiejaar 4

Taal & Rapporteren

Hoe rapporteer je op een makkelijke en professionele manier?

WAAROM

Maar eerst: waarom is goede rapportage eigenlijk belangrijk? 

Waarom is professioneel rapporteren belangrijk?

1. Je kan precies teruglezen wat er is gebeurd en hoe het met een cliënt gaat
2. Je kan kennis delen en leren van elkaar (wat werkt bij deze jongere, bijv. hoe wordt hij/zij rustig?)
3. De wet verplicht hulpverleners goed op te schrijven wat ze doen, zodat ze kunnen uitleggen waarom ze iets hebben gedaan.
4. Je kan zien of de cliënt vooruitgang maakt op zijn/haar doelen

Alle antwoorden zijn goed!

Goede rapportage is essentieel voor goede hulpverlening. 

EN dus om de jongere goed te kunnen helpen.

Wat is het allerbelangrijkste als je rapporteert?

 

Bekijk onderstaande rapportage:

"pietje was Vandaag wat gesmurkt en daarna ook beneden; vandaagnie Lunch. gistere ook gegeten

Antwoord

Dat het voor anderen leesbaar en begrijpelijk is. 

Anders kun je het net zo goed niet opschrijven.

Maar hoe doe je dat?

Gelukkig zijn daar simpele regels en richtlijnen voor:

1. Korte zinslengte

 2. Hoofdletters, punten en komma's 

3. Actief schrijven ipv passief 

Bekijk deze rapportage:

“Verder kwam ik nog een keer terug op de tijd die ik had gehad om de discussie te voeren en dat dat niet eerlijk was omdat ik je daarbij niet duidelijk genoeg kon uitleggen waarom het precies allemaal was gebeurd en samen maakte we de afspraak dat ik niet zomaar meer op jou voeding zou letten en als het dan wel een keer mocht voorkomen dat er een regel wordt gemaakt of wordt verteld die jij niet snapt dat je dan mij even apart neemt en dat we er dan samen even rustig over gaan hebben zodat ik het je op de juiste manier kan uitleggen.”

Wat valt je op aan deze zin?

Antwoord

De zin is heel erg lang.

In de tekst ontbreken komma's en punten. 

Kortom: de zin is moeilijk leesbaar.

Hoeveel woorden gebruik jij gemiddeld per zin, denk je?

0-5 woorden, lekker concreet.

5-10 woorden, genoeg toch?

10-20 woorden

20 woorden of meer, lekker genuanceerd

Minstens 30, ik ben een woordkunstenaar.

Uit onderzoek is gebleken dat:

 De ideale zin maximaal 20 woorden bevat.

Onthoud: gebruik korte zinnen in plaats van lange zinnen.

Opdracht

“Je hebt een paar vervelende dagen achter de rug vertelde je, je zit met heel veel dingen in je hoofd en maandag tijdens het opmaken van je bed samen met je moeder kwam het eruit, het was even te veel allemaal.”

1. Hoeveel woorden bevat deze zin?

2. Opdracht: knip de zin op en schrijf kortere zinnen op een papier. Gebruik komma's en punten.

Bijvoorbeeld

“Je hebt een paar vervelende dagen achter de rug, vertelde je. Je zit met heel veel dingen in je hoofd. Maandag tijdens het opmaken van je bed samen met je moeder kwam het eruit: het was even te veel allemaal.”

Analyse:

De oude zin bestond uit 40 woorden. 

De drie nieuwe zinnen in het voorbeeld zijn korter. 

Er zijn meerdere oplossingen mogelijk

Waarom komma's?

Waar dienen komma's voor?

Bekijk deze tekst: 

meneer Duffeling bleef stokstijf staan bleek van angst keek hij achterom naar de fluisteraars alsof hij iets wilde zeggen maar hij bedacht zich hij stak haastig de weg over rende de trap op naar zijn kantoor snauwde tegen zijn secretaresse dat hij niet gestoord wilde worden greep de telefoon en had bijna zijn eigen nummer gedraaid toen hij zich opnieuw bedacht

Duidelijker. Toch?

Meneer Duffeling bleef stokstijf staan. Bleek van angst keek hij achterom naar de fluisteraars, alsof hij iets wilde zeggen, maar hij bedacht zich. Hij stak haastig de weg over, rende de trap op naar zijn kantoor, snauwde tegen zijn secretaresse dat hij niet gestoord wilde worden, greep de telefoon en had bijna zijn eigen nummer gedraaid toen hij zich opnieuw bedacht.

Komma's:

Maken een tekst makkelijker leesbaar, doordat ze structuur en duidelijkheid aanbrengen in een tekst.

(een beetje zoals verkeersborden in een chaotische verkeerssituatie).

Vraag: wat valt op aan deze rapportage?

“Goed in gesprek, neemt goed deel aan gezamelijke gesprekken , leuk om te zien, s' morgens in de crea , fijn met O gepraat , mooie gesprekken, met dehond wezen wandelen , en met z n allen gewandeld, huiswerk gedaan en s ' middags tekenopdracht in de crea met z n allen, ontspannen en positief gestemd”

Antwoorden:

A. Lekker veel komma's, goed zo!

B. Hmm okay misschien iets teveel komma's??

TIP

Als je niet weet waar de komma moet komen, lees de zin dan hardop voor. Meestal hoor je vanzelf waar de komma moet komen!

Bijvoorbeeld: "Telkens als ik een saaie lange training krijg verveel ik me helemaal kapot."

Waar vallen de pauze's in deze zin? Plaats daar de komma's!

Actief vs passief

"Met de client moet worden bekeken of het signaleringsplan met hem en de begeleider kan gaan worden ingevuld; later gaat bekeken worden of dit plan door de client in de praktijk kan worden gebruikt."

De zin is lastig leesbaar

Hij kan korter en duidelijker door hem actief te maken: 

Actief

"Client en begeleider kijken of ze het signaleringsplan samen kunnen invullen; later kijken we of de client het kan toepassen."

Kortom:

Het woord 'worden' moet zoveel mogelijk worden vermeden

Vermijd 'worden' zoveel mogelijk. 

SAMENGEVAT

1. Vermijd lange zinnen

2. Schrijf actief (vermijd 'worden')

3. Gebruik hoofdletters, punten en komma's

En nu over inhoud!

1. Hoofdzaken vs bijzaken 

2. Vaag vs concreet

3. Feiten vs mening 

1. Hoofdzaken vs bijzaken

Bekijk dit stukje tekst:

“Je bent begonnen met bloemen na te tekenen en na de pauze heb je een rondje gelopen. Het was koud daarom gingen we snel weer naar binnen. Daarna hebben we appelkoekjes gebakken. Ook heb je nog even met de hond geknuffeld en een spelletje Katan meegedaan.”

Details

Het stukje beschijft alle activiteiten, maar is verder niet erg inhoudelijk. Deze opsomming is alleen interessant als die persoon normaal nooit tekent, koekjes bakken stom vindt, allergisch is voor de hond en normaal nooit mee gaat wandelen.

Vergelijk

 "Activiteiten: tekenen, rondje lopen, koken. 

Het viel me vandaag op dat je met de hond knuffelde, want twee weken geleden durfde je dat nog niet. Tijdens een spelletje wat je met deelnemer O. deed, gaf je goed je grenzen aan. Toen ik je daarvoor complimenteerde, reageerde je met een glimlach."

Wel relevant:

- Rapporteer op doelen

- Rapporteer opvallendheden

- Beschrijf iemands gedrag, emoties en stemming

- Beschrijf (opvallende) sociale interacties

Andere dingen waar je op rapporteert:

Ongewone opmerkingen - naleving van regels en structuur - plotselinge gedragsveranderingen (bijv. teruggetrokken of heel aanwezig) - terugkerende thema's in spel of gesprek - contact met leeftijdsgenoten (speelt (niet) samen, conflicten, leiderschapsrol) - Interactie met volwassenen (vertrouwen, grenzen, autoriteit) - Eetpatroon - lichamelijke klachten (buikpijn, hoofdpijn) - uiterlijke verzorging (stinkt, vieze kleding)

2. Vaag vs concreet

"Je zat er lekker in vandaag"

"Het ging vandaag mwah, je liep te klote"

....Wat wordt hier mee bedoeld??

Concreet

Dit is niet concreet genoeg. Beschrijf letterlijk wat je waarneemt. Bijvoorbeeld:

"Toen je binnenkwam zei je tegen me dat je goed geslapen had. Je zag er inderdaad ontspannen uit. Je maakte de rest van de dag een blije indruk, want ik zag je veel lachen."

3. Objectief vs subjectief

'Je was echt onmogelijk vandaag, je liep je af te reageren op iedereen. Je was waarschijnlijk met het verkeerde been uit bed gestapt.' 

INTERPRETATIES

'Onmogelijk' en 'afreageren' zijn interpretaties: je kan namelijk niet in het hoofd van de client kijken. Beschrijf daarom op een neutrale manier alleen het gedrag wat je ziet, en vermijd woorden waaruit jouw mening blijkt.

Objectief

"Je hield je vandaag niet aan een aantal regels (je wilde bijv. je telefoon niet wegleggen). Ook sprak je andere deelnemers met een gek stemmetje aan. Je inzet tijdens de activiteiten leek een stuk minder dan normaal. We hebben samen besproken hoe dit kon. Je gaf aan dat je slecht geslapen had. Je zei dat het niet jouw bedoeling was de anderen te irriteren of te beledigen."

TIP: Gebruik citaten

In plaats van: "Pietje liep Jantje vandaag uit te dagen en te irriteren," kun je ook citaten gebruiken. "Pietje zei vandaag tegen Jantje: 'Je bent slecht in gamen,' en 'Je moeder is lelijk."

TIP 2:

Als je gedrag objectief en feitelijk beschrijft, mag je daar in sommige gevallen best een interpretatie aan toevoegen. Zolang het maar duidelijk is dat het om een interpretatie gaat!

Bijvoorbeeld

1. Observaties: Pietje speelde Katan, Pietje lachte vaak tijdens het spel

2. Interpretaties: Pietje  was ontspannen, hij vindt Katan spelen leuk

Je rapporteert: "Pietje lachte vaak tijdens het spelletje Katan. Hij kwam ontspannen over, het lijkt alsof hij Katan erg leuk vindt."

Signaalwoorden

Door signaalwoorden als 'mogelijk', 'wekte de indruk', 'kwam ... over' en 'lijkt' maak je duidelijk dat het jouw interpretaties zijn. Interpretaties kunnen soms diepere inzichten geven, die puur uit feiten niet blijken. Het is jouw professionele inzicht.

Samenvatting

- Wees concreet, beschrijf feitelijk wat je waarneemt

- Vermijd jouw eigen mening, wees objectief

- Rapporteer op doelen en ontwikkeling, niet enkel op activiteiten/daginvulling.

BINNENKORT:

Een quiz waar je al deze kennis kunt toepassen en het wereldberoemde "ACB Professioneel Rapporteren Certificaat" mee kunt halen!

Dank voor jullie aandacht!