Procedures en recht HFD 1 en 2

• Procedures en recht
• MBO
• Studiejaar 2

het geheel van maken, verzenden en boeken van verkoopfacturen, zorgen dat afnemers facturen op tijd betalen en het boeken van de ontvangsten

1. Debiteurenadministratie
2. Crediteurenadministratie

het geheel van controleren van ontvangen facturen, het fiatteren van betalingen en het op tijd betalen van facturen

1. Debiteurenadministratie
2. Crediteurenadministratie

Inkoopproces

Betaling

Inkoopfactuur

Ontvangst goederen

Order

Orderbevestiging

Offerte

Offerteaanvraag

Verkoopproces

Betaling

Vrachtbrief

Verkoopfactuur

Pakbon

Orderbevestiging

Bestelling

Fraudebeheersing

Bewuste fouten = fraude = zaken opzettelijk op papier of digitaal anders weergeven dan dat ze in werkelijkheid zijn (dus een vorm van bedrog)

 

De kans op bewuste en onbewuste fouten kan worden verkleind door:

1. Functiescheiding (is tegenovergestelde van functievermenging), waarbij één persoon niet twee of meer functies mag uitvoeren.

Fraudebeheersing

2. Controle technische functiescheiding: functiescheiding met als doel controle op elkaars werkzaamheden uit te oefenen. Hierin zijn vijf functies te onderscheiden:

1. Beschikkende functies: afspraken aangaan met andere organisaties
   
2. Bewarende functies: verantwoordelijk voor het bewaren van goederen en/of geldmiddelen
   
3. Registrerende functies: vastleggen/noteren/registreren van gebeurtenissen
   
4. Controlerende functies: controleren van de naleving van afspraken/regels, juiste bewaring van goederen en geldmiddelen en juistheid en volledigheid van verantwoordingsverslagen
   
5. Uitvoerende functies: uitvoeren van taken die worden opgelegd
   

Financiële administratie

De gegevens uit het inkoopproces en het verkoopproces komen terecht in het financieel-administratieve proces van de afdeling Administratie en worden daar verwerkt in de boekhouding.

Afdeling Administratie = afdeling Financiën = afdeling Financiële Administratie = Administratie & Control = Finance & Control

Financiële administratie

Inkopen leiden tot een uitgaande geldstroom en verkopen tot een inkomende geldstroom in het betalingsproces.

Debiteurenadministratie = het geheel van maken, verzenden en boeken van verkoopfacturen, zorgen dat afnemers facturen op tijd betalen en het boeken van de ontvangsten van debiteuren.

Crediteurenadministratie = het geheel van controleren van ontvangen facturen, het fiatteren van betalingen en het op tijd betalen van facturen.

Controle en control

Control is NIET hetzelfde als controle!

Controle = nagaan hoe de organisatie functioneert en of de risico’s goed worden afgedekt volgens de afspraken en normen van het bedrijf.

Denk daarbij aan:

• Het gebruik van gedelegeerde bevoegdheden
• Naleving van instructies en procedures
• Aanwezigheid van geld, voorraden, apparatuur en dergelijke
• Juistheid, volledigheid en tijdigheid van de gevoerde administratie

Control is een veel breder begrip…..

Control

De afdeling Control richt de administratieve organisatie in met als doel mensen en middelen binnen de organisatie zo efficiënt mogelijk in te zetten om zodoende een bijdrage te leveren aan de beheersing van de organisatie.

Control houdt in: het beheersen van en toezicht houden op het functioneren van de organisatie, waarbij tevens wordt nagegaan of de risico’s goed zijn afgedekt.

De afdeling Control stelt o.a. normen en plannen voor de uitvoering op, stuurt plannen bij, brengt bedrijfsrisico’s in kaart en analyseert deze, adviseert het managementteam en maakt budgetten.

Huiswerk

Overeenkomsten

• Overeenkomst = een afspraak tussen twee of meer natuurlijke personen of rechtspersonen waaruit voor alle partijen rechten en plichten ontstaan.
  
• Overeenkomst = een contract. Voorbeelden: koopovereenkomst, huurovereenkomst, verzekeringscontract, telefoonabonnement, enz.
  
• Algemene kenmerken overeenkomst:
  

1. Wilsovereenstemming
2. Verbintenissen gelden alleen voor partijen die overeenkomst gesloten hebben
   
3. Criteria zijn: goede trouw van partijen, redelijkheid en billijkheid
   

Overeenkomsten

Vereisten (wettelijk) geldige overeenkomst:

• Wilsovereenstemming
• Partijen zijn handelingsbekwaam
• Overeenkomst heeft duidelijk omschreven onderwerp
• Overeenkomst is niet in strijd met de wet, de openbare orde en de goede zeden

Incassobureau

Fasen incassotraject door incassobureau:

1. Versturen nieuwe aanmaning (in vervolg op eerste aanmaning debiteurenbeheer).
   
2. Versturen derde aanmaning, waarbij de debiteur de hoofdsom verhoogd met kosten voor herinnering en aanmaning binnen bijvoorbeeld 5 werkdagen moet voldoen. Tevens wordt vermeld dat hij bij niet-betaling ook rente- en incassokosten moet gaan betalen.
   
3. Hierna stuurt het incassobureau een officiële ingebrekestelling per aangetekende en gewone post. De debiteur wordt gesommeerd om het factuurbedrag verhoogd met rente- en incassokosten binnen bijvoorbeeld 5 werkdagen te betalen. Tevens wordt aangekondigd dat anders wordt overgegaan tot dagvaarding.
   
4. Uiteindelijk schakelt het incassobureau een gerechtsdeurwaarder in om tot dagvaarding (oproep om voor het gerecht te verschijnen) over te gaan.
   

Factoring

Factoring = een factorbedrijf neemt de vorderingen van bedrijven en eventueel (een deel van) de debiteurenadministratie over.

Kenmerken van factoring:

De factor (het factorbedrijf) neemt vaak het risico van niet betalen door een klant over.

De factor onderzoekt de kredietwaardigheid van klanten.

De factor kan per klant een kredietlimiet vaststellen.

Factorfee = de vergoeding die een factorbedrijf vraagt voor het overnemen van de facturen, het kredietrisico en het debiteurenbeheer.