les 6 - Archiveren

Les 6 - ARCHIVEREN
1 / 18
next
Slide 1: Slide
Thema AABSMBOStudiejaar 1,2

This lesson contains 18 slides, with text slides.

time-iconLesson duration is: 120 min

Items in this lesson

Les 6 - ARCHIVEREN

Slide 1 - Slide

WAT GAAN WE DOEN?
B1-K1-W3: 
(Wk 1) week 45: invoeren en wijzigen van gegevens
(Wk 2)  week 46: administratieve taken
(Wk 3)  week 47: standaard documenten invoeren
(Wk 4)  week 48: controle en rapportage
(Wk5) week 49: coderen en sorteren
(Wk 6) week 50: archiveren
(Wk 7) week 51: wet en regelgeving en bewaartermijnen, AVG
 
VAKANTIE

(wk 8) week 2: ziekmeldingen en verlofregistratie
(wk9) week 3 BUFFERWEEK


Slide 2 - Slide

Lesdoelen

  • Je kunt omschrijven waarom het archiveren van documenten belangrijk is.
  • Je kunt benoemen welke soort archieven er zijn en welke documenten je waar bewaart. 





Slide 3 - Slide

Als Business Assistant onderhoud en actualiseer je het archief

Werkzaamheden:

Scannen/ kopiëren ​
Selecteren ​
Coderen ​
Ordenen
Archiveren




Slide 4 - Slide

Sorteren
Eerder hebben we gezien hoe belangrijk het is om documenten goed in te voeren en op te slaan. Dit heeft ook te maken met goed archiveren. Hoe zorg je ervoor dat de documenten op de goede plaats zijn opgeslagen? Op zo'n manier dat ze ook weer makkelijk en snel terug te vinden zijn. 
Het is heel belangrijk om documenten op de juiste manier te verzamelen. Anders wordt het een onoverzichtelijke stapel op je bureau.  Een oplossing kunnen stapelbakken zijn.

Slide 5 - Slide

Van sorteren naar archiveren
Je geeft per stapelbak aan waar deze voor bedoeld is. Door het werken met stapelbakken is je werk al voorgesorteerd. Het ligt ieder geval per onderwerp bij elkaar. Je gaat sorteren op taak; wat moet er met welk document gebeuren?
  • Bijvoorbeeld verwerken documenten; gescand of verstuurd worden of verwerken in het digitale systeem
  • Documenten waarvan het nog onduidelijk is wat ermee moet gebeuren. Dit vraag je dan na bij je leidinggevende
  • Documenten die je alleen moet opbergen. Het opbergen van documenten noem je archiveren

Slide 6 - Slide

Archiveren
= geordend opbergen van papieren en (digitale) gegevens en documenten

Wat is een archief? Daar gaan we in de volgende SPL opdracht mee aan de slag

Slide 7 - Slide

Slide 8 - Link

Verschillende soorten archieven
Er bestaan vele soorten archieven. Denk bijvoorbeeld aan het archief van het Rijksmuseum, waar veel waardevolle werken opgeslagen zijn. Je hebt misschien ook een eigen persoonlijk archief, waar je bijvoorbeeld papieren bewaart van je werk, van je bankgegevens of studie. Sommige zaken worden voor eeuwig bewaard en andere zaken juist weer niet. 
Er zijn verschillende soorten archieven te onderscheiden: 
Het statisch archief, dynamisch archief en het historisch archief. Op de volgende pagina gaan we aan de slag in SPL.

Slide 9 - Slide

Slide 10 - Link

Slide 11 - Slide

Eisen archief:​

Overzichtelijkheid = logisch ​
Toegankelijkheid = makkelijk bij bestanden kunnen ​
Volledigheid = alles moet aanwezig zijn ​
Betrouwbaarheid = vertrouwen op volledigheid en actualiteit ​
Authenticiteit =  echte/oorspronkelijke formulieren 




Slide 12 - Slide

Elektronisch archiefsysteem
= systeem om documenten te bewerken en beheren.​

Eisen aan elektronisch systeem:​
Direct kunnen opslaan ​
Kunnen zoeken op trefwoorden​
Gekoppeld aan andere programma’s​
Informatie is beveiligd ​
Documenten onderdeel van een dossier





Slide 13 - Slide

Dossier
Formulieren  logisch ordenen, documenten die bij elkaar horen 
 

Slide 14 - Slide

Wet- en regelgeving​


Belangrijk:​
Bescherming persoonsgegevens: AVG = Algemene Verordening Gegevensbescherming​
Beveiliging en milieuvoorschriften​
Bedrijfsrichtlijnen​
Volgende week






Slide 15 - Slide

Slide 16 - Link

voordelen digitaal archief
geen opslag buiten de deur
tijdbesparing
snel en makkelijk toegang 
beveiliging van documenten
raadplegen documenten op afstand
ruimtebesparing
sneller en doelgericht klanten helpen

Slide 17 - Slide

Lesdoelen

  • Je kunt omschrijven waarom het archiveren van documenten belangrijk is.
  • Je kunt benoemen welke soort archieven er zijn en welke documenten je waar bewaart. 





Slide 18 - Slide