Auditor - Follow-up, Check, Act

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Welkom

Auditor - Follow-up, Check, Act

IBS Bedenken en Produceren

Lesplanning

• Auditgesprekken: 20 minuten
• Follow-up, Check, Act: 30 minuten
• Project: 5 minuten
• Toets: 5 minuten

Evalueer een auditgesprek

• Wat voor audit is dit?
• Wie heeft de leiding tijdens deze audit?
• Wordt er voldoende afgestemd op het niveau van de auditee?
• In hoeverre worden er introductievragen/niet-cruciale vragen gesteld?
• In hoeverre worden er verdiepende/cruciale vragen gesteld?
• Wat voor vragen worden er gesteld?
• In hoeverre wordt de ALSD techniek toegepast?
• Wat valt je op aan de verbale communicatie van de auditor?
• Wat doet de auditor heel goed?
• Welke tips zou jij de auditor meegeven?
  

Voer een auditgesprek

• Aan de hand van de verschillende fases
  
• Pas de verschillende vragen en LSD op de juiste manier toe
  
• Wees je bewust je non-verbale communicatie en stem die af op de auditee
  

Do

• Voorbereiding
• Documentenaudit
• Gesprekken, observaties
• Rapportage
• Follow-up

Follow-up

• Oorzaak afwijkingen bepalen
• Bepalen of maatregelen noodzakelijk zijn om te voorkomen dat een afwijking zich nogmaals voordoet
• Opstellen maatregelen
• Invoeren maatregelen 
• Verifiëren maatregelen

Soorten maatregelen

• Correctieve maatregel: nu
  

• Corrigerende maatregel: morgen
  

• Preventieve maatregel: ooit

=> Oefenen!

Welke maatregelen neem je?

• "De productwijziging en etikettering is niet vlekkeloos. Het product kaaskoekjes is gewijzigd vanwege de beschikbaarheid van grondstoffen en receptwijziging door een leverancier. De declaratie op folie is nu niet correct. Er worden meer ingrediënten genoemd dan aanwezig. Op 8-11-2023 werd met de klant afgesproken dat de folie te zijner tijd zou worden gebruikt en gewijzigd. De rotatie is vrij laag en de voorraad nog steeds hoog wat resulteert in een voorspelde productieperiode van ten minste één jaar na 17-4-2024. Deze periode is niet acceptabel omdat het alleen voor kostenbesparing is en technisch gezien is een veel snellere wijziging mogelijk."

Welke maatregelen neem je?

• "Opslag van tussenproducten is niet conform goede productiepraktijken. Tussenproduct kruidnoten worden opgeslagen in een bak met een transparante kleurloze voering. De voering is moeilijk te zien en het risico op schade tijdens het vullen is aanwezig, wat plastic in de productstroom zou kunnen creëren (beschadigde folie werd gezien, maar geen verontreiniging." 

Welke maatregelen neem je?

• "De audit van 27-3-2023 management, sales en purchase omvat onder andere de management review die de auditor schreef en is dus niet onafhankelijk." 

Welke maatregelen neem je?

• "Het kalibratieproces is niet correct uitgevoerd. De weegschalen zijn intern gekalibreerd met een set gewichten. Eén weegschaal weegt tot 150 kg en een andere weegschaal weegt tot 30 kg. Beide weegschalen zijn gekalibreerd met de set tot 1 kg. De ingrediënten die erop worden gewogen zijn max 25 kg. De kalibratie wordt dus niet uitgevoerd in het weegbereik van de weegschaal. De weegschalen voor het wegen van eindproducten zijn correct gekalibreerd en daarom C-gegradeerd." 

Verifiëren maatregelen

• Uitgevoerd binnen afgesproken termijn?
• Oorzaak weggenomen?
• Gewenste resultaat bereikt?
• Voldoende effectief?
• Resultaten geregistreerd?
• Maatregel gedocumenteerd?

Check (evalueren)

• Auditprogramma uitvoerbaar?
• Auditdoel?
  
• Kwaliteit auditor?
• Tijdsbesteding?
  
• Kwaliteit auditrapport?
• Doorlooptijd?
• Communicatie?
• Kosten?

Act (aanpassen)

• Aanpassen auditprocedure
  
• Aanpassen auditprogramma
• Zorgvuldiger formuleren auditdoel
• Bijscholen auditoren
• Aanpassen documenten
• Aanpassen doorlooptijd

En tot slot: archiveren!

Waaruit bestaat de follow-up als de auditor geen afwijkingen heeft geconstateerd?

1. Oorzaak bepalen, maatregelen opstellen, invoeren en verifiëren
2. Maatregelen opstellen, invoeren en verifiëren
3. Er zijn geen vervolgactiviteiten
4. Dit bepaald de auditor

Welke maatregel neem je om een afwijking weg te nemen?

1. Correctieve maatregel
2. Corrigerende maatregel
3. Preventieve maatregel

Wie kan de genomen maatregelen n.a.v. een audit verifiëren?

1. Kwaliteitsmanager
2. Dezelfde auditor
3. Andere auditor
4. Iemand anders

Welke fase in van het auditsysteem volgt na de follow-up?

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Welke fase van het auditsysteem evalueer je tijdens de check-fase

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Uit welke fase van het auditsysteem gebruik je informatie om het auditproces bij te sturen/te verbeteren?

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Project

Toets

• Juist/onjuist
• Open vragen
• Voorbeelden
• Vragen formuleren
• Bewijsmateriaal formuleren
• Follow-up verbeteren