PW1 L1 vergaderservice en interne reserveringen

LES 1
Week: 1

School: Business & Retail
Crebo: 25724 - Assistant Business Services
Leerweg: BOL & BBL & GIT
Kerntaak: P1-K1 Verricht ondersteunende werkzaamheden in de zakelijke dienstverlening
Werkproces: P1-K1-W1 Voert facilitaire werkzaamheden uit
Docent: dhr. R. Dewkali
1 / 35
next
Slide 1: Slide
BedrijfseconomieMBOStudiejaar 1

This lesson contains 35 slides, with interactive quizzes and text slides.

time-iconLesson duration is: 60 min

Items in this lesson

LES 1
Week: 1

School: Business & Retail
Crebo: 25724 - Assistant Business Services
Leerweg: BOL & BBL & GIT
Kerntaak: P1-K1 Verricht ondersteunende werkzaamheden in de zakelijke dienstverlening
Werkproces: P1-K1-W1 Voert facilitaire werkzaamheden uit
Docent: dhr. R. Dewkali

Slide 1 - Slide

Welkom bij Business Services
Welkom bij
Business Services

Slide 2 - Slide

PLANNING
  • Terugblik
  • Leerdoelen
  • Uitleg
  • Aan het werk
  • Lesafsluiting
AFSPRAKEN
  1. Je bent op tijd in de les.
  2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
  3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
  4. Jas uit, pet/muts etc. af.
  5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
  6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

Slide 3 - Slide

LESDOELEN
Aan het einde van deze les weet je meer over...
  1. verschillende reserveringsmogelijkheden;
  2. werkzaamheden voor, tijdens en na de vergadering;
  3. veel voorkomende reserveringen;
  4. het opstellen van een agenda.

Slide 4 - Slide

Vergaderen
Vergadering
Een bijeenkomst van mensen in de organisatie en/of met mensen van buiten de organisatie.

Agenda
De lijst van bespreekpunten tijdens de vergadering. 
De agenda wordt van te voren naar de deelnemers gestuurd.

Slide 5 - Slide

Vaste agendapunten
Opening, Mededelingen en ingekomen stukken, Vaststellen notulen vorige vergadering, WVTTK, Rondvraag en Sluiting.

Slide 6 - Slide

Belangrijk per agendapunt
  • Wat het doel is;
  • Verwachting richting deelnemers;
  • Lengte van bespreking per agendapunt;
  • Wat de bijbehorende stukken zijn.

Slide 7 - Slide

Deelnemers vergadering
  • Voorzitter: Leidt de vergadering, bewaakt de voortgang van de besluitvorming en zit aan het hoofd van de tafel.
  • Notulist: Is de persoon die aantekeningen maakt tijdens de vergadering.
  • Overige deelnemers (bv. per afdeling).
     denken mee
     geven ideeën
     brengen agendapunten in

Slide 8 - Slide

Verantwoordelijkheden rond een vergadering
  • Afspraken maken met de organisator;
  • Uitnodiging en bijbehorende stukken naar deelnemers sturen;
  • Vergaderruimte vastleggen;
  • Bestelling doen bij catering;
  • Soms contactpersoon zijn voor externe gasten.

Slide 9 - Slide

Reservering maken
Manieren om een reservering te maken
  • Telefonisch;
  • E-mail;
  • Online reserveringssysteem.

Bij reservering minimaal aangeven
  • Aanvrager: Wie heeft de reservering aangevraagd?
  • Korte omschrijving: Wat is de omschrijving van de reservering?
  • Aantal personen: Hoeveel mensen zijn betrokken bij de reservering?
  • Behandelaar: Wie zorgt voor de afhandeling van de reservering?

Slide 10 - Slide

Klaarmaken en controleren van diverse ruimtes
Mise-en-place (horecaterm) = “op zijn plaats gezet” alles staat klaar en is schoon

Controleren schoonmaak
  • collega’s controleren;
  • controleer eigen werkplek ook.

Controleren condities
  • geur;
  • temperatuur (20 à 21 graden);
  • luchtvochtigheid (40-70%).

Slide 11 - Slide

Function sheet
Een lijst met wensen en bijzonderheden van de opdrachtgever.

Slide 12 - Slide

Van function sheet naar draaiboek
Function sheet wordt een draaiboek bij:
  • grotere vergaderingen;
  • meerdere vergaderingen tegelijk;
  • speciale evenementen.
In een draaiboek staat:
  • de volgorde van de werkzaamheden;
  • per taak wie hem uitvoert.

Slide 13 - Slide

Tafelopstelling
Hiervoor heb je de volgende gegevens nodig
  • Wat voor soort vergadering is het?
  • Hoeveel deelnemers zijn er?
  • Welk meubilair is beschikbaar?
  • Hoe groot is de ruimte?

Een tafelopstelling maak je altijd in overleg met je leidinggevende of de opdrachtgever.

Slide 14 - Slide

Tafel opstellingen voor kleine(re) groepen

Slide 15 - Slide

Slide 16 - Slide

Slide 17 - Slide

Slide 18 - Slide

Slide 19 - Slide

Tafel opstellingen voor grote(re) groepen
                                                                                                             Banketopstelling
  Theateropstelling                          Klasopstelling                               Round table opstelling
Symposium

Slide 20 - Slide

Vergadertafels opdekken
  • onder de linnen een molton;
  • lakens van dezelfde kleur (het liefst egaal);
  • begin achteraan, vanaf de ingang gezien;
  • vouw uiteinden van de lakens in;
  • laat overal de lakens even lang over de tafel hangen;
  • bij bestuurstafel: zorg voor een gesloten voorkant.

Slide 21 - Slide

Audiovisuele hulpmiddelen
  • geluidsinstallatie met verschillende soorten microfoons;
  • debatinstallatie;
  • flip over; een groot vel papier op een standaard, dat je met de hand moet beschrijven.
  • whiteboard; groot wit bord waarop je kunt schrijven met een uitveegbare stift.
  • laptop met beamer;
  • videoconference;
  • smartboards;
  • digitaal katheder;
  • 3d-flatscreen;
  • tolkendienst.

Slide 22 - Slide

Bestellijst voor vergaderservice
  • handig voor bedrijven waar veel wordt vergaderd;
  • overzichtelijk;
  • kan van te voren worden ingevuld;
  • bevat het hele assortiment.

Slide 23 - Slide

Banqueting map 
Voor bedrijven met
een zeer uitgebreid assortiment en meer keuzemogelijkheden.

Slide 24 - Slide

Welke agendapunt komt altijd na ‘wat verder ter tafel komt (WVTTK)’ in een vergadering?
A
Agenda
B
Mededelingen
C
Opening
D
Rondvraag

Slide 25 - Quiz

Wat zijn twee taken van een assistent business services voor, tijdens of na de vergadering?
A
Beslissen wie uitgenodigd wordt en de uitnodigingen versturen.
B
Externe gasten begeleiden en notuleren tijdens de vergadering.
C
De vergaderruimte vastleggen en een bestelling doen bij de catering.
D
De vergaderruimte gebruiksklaar maken en de agenda opstellen.

Slide 26 - Quiz

Wat is belangrijk om in het systeem aan te geven bij het reserveren van een vergaderruimte?
A
Aantal personen.
B
Bestelling voor de catering.
C
Inhoud van de vergadering.
D
Naam van de voorzitter.

Slide 27 - Quiz

Wat betekent ‘mise en place’?
A
De muizen op hun plek.
B
De plek van het maken.
C
Mixen en plaatsen.
D
Op zijn plek gezet.

Slide 28 - Quiz

Wat is het doel van een draaiboek?
A
Een voorbeeld zijn voor een functionsheet.
B
Duidelijk maken waar iedereen moet zitten.
C
Om overzichtelijk te hebben wie wat wanneer doet.
D
Zodat weet wie het aanspreekpunt is.

Slide 29 - Quiz

Wat is de naam van deze tafelopstelling?
A
Gesloten carré.
B
Gesloten langwerpige tafel.
C
Open carré.
D
U-tafel.

Slide 30 - Quiz

Wat is het nadeel van een
T-tafelopstelling?
A
Communiceren wordt lastiger.
B
Niet geschikt voor grote groepen.
C
Niet iedereen kan elkaar zien.
D
Voorzitter heeft weinig overzicht.

Slide 31 - Quiz

Na een lange dag vergaderen willen de vertegenwoordigers van de verschillende bedrijven een uitgebreid diner eten. Tijdens dit diner is het niet noodzakelijk dat iedereen naar elkaar luistert. Welke opstelling kan het beste gebruikt worden?
A
Symposium
B
Banketopstelling
C
Klasopstelling
D
Theateropstelling

Slide 32 - Quiz

Iedereen is stiften vergeten en iemand wilt iets uittekenen. Welke audiovisueel hulpmiddel kan nu nog wel daarvoor worden gebruikt?
A
Flip over
B
Smartboard
C
Whiteboard
D
Beamer

Slide 33 - Quiz

Wat is het verschil tussen een banquetingmap en een bestellijst?
A
Een banquetingmap is voor deftige gelegenheden.
B
Een bestellijst wordt alleen gebruikt bij een bedrijf.
C
Een banquetingmap heeft meer keuzemogelijkheid.
D
Er is geen verschil tussen de twee lijsten.

Slide 34 - Quiz

Slide 35 - Slide