Hoofdstuk 6

1 / 43
next
Slide 1: Slide
EvenementenorganisatieMBOStudiejaar 1

This lesson contains 43 slides, with interactive quizzes and text slides.

time-iconLesson duration is: 120 min

Items in this lesson

Slide 1 - Slide

This item has no instructions

Uit welke onderdelen bestaat
een evenement?

Slide 2 - Mind map

  • Locatie
  • Catering
  • Entertainment
  • Techniek
Stappenplan
Wanneer je iets gaat organiseren zie je soms door de bomen het bos niet meer. Vandaar dat je altijd hetzelfde stappenplan doorloopt. Deze bestaat uit 10 stappen. 
De stappen doorloop je bij ELK ONDERDEEL.

Slide 3 - Slide

This item has no instructions

Stap 1; Formuleren van eisen en wensen
- Wat is ook alweer de doelstelling?
- Wat zijn ook alweer de eisen en wensen van de opdrachtgever op het gebied van het desbetreffende onderdeel?

Slide 4 - Slide

This item has no instructions

   Stap 2; Op zoek naar mogelijkheden
Is er vanuit jouw organisatie een lijst met voorkeursleveranciers (preferred supliers)? 
Zoek dan eerst in die lijst naar de beste match met de eisen en wensen van de opdrachtgever.

Anders zoek je verder op internet of een catalogus.

Slide 5 - Slide

This item has no instructions

Voorbeelden van voorkeursleveranciers

Slide 6 - Mind map

  • vaste cateraars
  • vast boekingsbureau
  • vaste groothandel - drank, aankleding, etc.
Stap 3; Gesprekken voeren
Je hebt in theorie nu alles wat je nodig hebt. Nu ga je contact zoeken.  Maak voor je gesprek een telefoonscript.
Dit is een gespreksleidraad met de vragen die je wilt stellen en van de gegevens die je moet weten. Zorg ook dat je de info van het event bij de hand hebt.
1. check gevonden informatie op correctheid, 2. Vertel wat je nodig hebt,        3. Maak evt. een afspraak voor persoonlijke ontmoeting (bijv. locatiebezoek), 4. Vraag offerte op en doe (nog) geen toezeggingen.

Slide 7 - Slide

This item has no instructions

Stap 4; De briefing
Briefing = Engels voor 'korte uitleg'
In de briefing geef je de info die iemand nodig heeft om te doen wat van hem of haar wordt verwacht

Dit kun je geven aan uitvoerend personeel, maar ook aan je werknemers die zullen werken aan een onderdeel.

Slide 8 - Slide

This item has no instructions

Wat voor informatie geef je in een briefing?

Slide 9 - Mind map

Voor je medewerkers:
- Wie is de opdrachtgever? 
- Evenement - wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe/welke
- Inhoud

Uitvoerend persooneel:
- Wat voor evenement?
- Wat zijn de taken?
- Contactpersoon
- Belangrijke tijden - geef een tijdsplanning mee.
Stap 5; Offertes aanvragen en opties aannemen
Vraag bij verschillende partijen offertes aan.
Een offerte is een nauwkeurige omschrijving en prijsopgave van te leveren producten, diensten of werkzaamheden.
Een optie is een recht om binnen een afgesproken periode een bepaald artikel of dienst te kopen of verkopen, soms voor een al vastgestelde prijs.
Voorbeeld Artiest

Slide 10 - Slide

Je kunt een veelgevraagd artiest in optie zetten. 
Tussen het moment van prijsopgaaf en definitieve beslissing kan een artiest een ander aanbod krijgen.
Zet jij de artiest is optie, zou de artiest de andere aanvragen op een laag pitje moeten zetten. Zet je de artiest niet in optie, is de kans groot dat de artiest de andere aanvraag aanpakt.
Stap 6; Offertes vergelijken en een keuze maken
- Wat zijn de belangrijkste criteria? Waar moet de leverancier exact aan voldoen en waar is onderhandelingsruimte?
- Per offerte kijk je wat de sterke punten en wat de zwakkere punten zijn; bijvoorbeeld door middel van kolommethode of door middel van een puntenmatrix.
- Kom tot een eerste en een tweede keuze. Deze bespreek je in de kerngroep, leidinggevende en/of met de opdrachtgever.

Slide 11 - Slide

Kolommethode: zie blz 142 van het boek.
Puntenmatrix: zie blz 143 van het boek.

Bekijk ook de mogelijkheden tot onderhandelen op basis van een offerte..
Ook in deze stap kun je een optie nemen.
Welke vergelijkingsmethode heeft jouw voorkeur en waarom?

Slide 12 - Open question

This item has no instructions

Stap 7; De opdracht gunnen
Neem contact op met de leverancier en laat hem weten dat je graag met hem verder wilt voor deze opdracht.
De overige leveranciers wijs je pas af als stap 8 is afgerond.

Let hierbij goed op de geldigheid van de offerte.

Slide 13 - Slide

This item has no instructions

Stap 8; Het afrondende gesprek
Tijdens stap 8 maak je concrete en definitieve afspraken. 
Zorg dat er geen misverstanden ontstaan over begrippen. 
(Bijvoorbeeld: gezellige aankleding - kan voor iedereen wat anders betekenen)
Bevestig de gemaakte afspraken die later in het contract verder uitgewerkt worden. Beschrijf dit concreet en duidelijk! -> soms komen deze aantekeningen later van pas

Slide 14 - Slide

This item has no instructions

Stap 9; Contract afsluiten
Maak afspraken wie het contract opstelt.
Tegenwoordig is steeds vaker een akkoord ondertekening van de offerte een opdrachtbevestiging.

Controleer contracten altijd op juiste afspraken en informatie. Dit is namelijk een juridisch document.

Slide 15 - Slide

This item has no instructions

Stap 10; Draaiboek bijwerken
Bijvoorbeeld een leverancier van het podium:
- Contactgegevens toevoegen
- In de tijdplanning meenemen wanneer de podiumonderdelen worden geleverd en opgehaald.

Slide 16 - Slide

This item has no instructions

Slide 17 - Slide

This item has no instructions

Stappenplan

1. Formuleren van eisen en wensen
2. Op zoek naar mogelijkheden
3. Gesprekken voeren
4. De briefing
5. Offertes aanvragen



6. Offertes vergelijken en een keuze maken
7. De opdracht gunnen
8. Het afrondende gesprek
9. Contract afsluiten
10. Draaiboek bijwerken

Slide 18 - Slide

This item has no instructions

Locatie
De plaats (gemeente en adres) of het gebied en de accommodatie waar het evenement plaatsvindt.

Bij een wielerronde, marathon en dergelijke evenementen behoort de hele route tot het evenemententerrein.
Hier heb je een start, finish en parcours. 
Op het parcours komen dranghekken, drinkposten, etc.

Slide 19 - Slide

This item has no instructions

Vervoer naar de locatie
  • Welk vervoermiddel gebruikt de doelgroep bij voorkeur?
  • Maak een routebeschrijving/OV informatie overzicht 
  • Verkeersregelaars - niet alleen gemotoriseerd -> ook voetgangers en fietsers
  • Parkeerregelaar - doorstroom bij parkeren en het optimale uit de parkeerruimte halen
  • Parkeerwachter - toezicht en betaling voor parkeren

Slide 20 - Slide

This item has no instructions

Decor
Decor = het vormgeven van de omgeving waar zich de geplande gebeurtenissen gaan afspelen.

 Vaak zijn er totale thema's te verkrijgen bij verhuurbedrijven (link volgende sheet)

Slide 21 - Slide

This item has no instructions

Slide 22 - Link

This item has no instructions

Voeg een voorbeeld van een decor in.

Slide 23 - Open question

This item has no instructions

Aankleding
Het verfraaien van de ruimte: tafelstukjes, kamerplanten, tafellinnen, etc.

Denk hierbij ook aan de juiste (sfeer-)verlichting, geluidsinstallatie, muziekinstrumenten en dergelijke.

Slide 24 - Slide

This item has no instructions

Voeg een afbeelding over aankleding in:

Slide 25 - Open question

This item has no instructions

Inrichting openlucht
De plattegrond van de locatie. Wat komt waar te staan?

Bij een openlucht evenement komen er al vaak tenten en podia.

[Tekening Pop on Top]

Slide 26 - Slide

This item has no instructions

Slide 27 - Slide

This item has no instructions

Inrichting overdekt event
Tribunes, stands (beurzen), tafelschikking en opstellingen.
Aandachtspunten bij inrichting:
  • Logisch qua looproute
  • Logisch voor op- en afbouw
  • Is het veilig? Nooduitgangen makkelijk bereikbaar?
  • Is er een calamiteitenroute aan te leggen?
  • Voldoet het aan de gewenste uitstraling en beleving?

Slide 28 - Slide

This item has no instructions

Slide 29 - Slide

This item has no instructions

Catering
Afhankelijk van evenement.
2 uitganspunten:
1. Hoeveel mensen komen er?
2. Wat is het budget?


Denk niet alleen aan het eten en drinken, maar ook aan de materialen en (evt.) wijze van betaling - contant / munten / bonnen

Slide 30 - Slide

This item has no instructions

Slide 31 - Slide

This item has no instructions

Slide 32 - Slide

This item has no instructions

Entertainment
Alle vormen van vermaak, vertier of amusement waarbij het aanwezige publiek, soms actief, soms passief, betrokken wordt.
  • muziek
  • toneel
  • spel
  • sport
  • bodypaint
  • circusacts 
  • lasershow
  • zandtovenaar
  • etc.
Vorm van entertainment is afhankelijk van het doel (blz 161)

Slide 33 - Slide

This item has no instructions

Artiestenbureau / impresariaat
  • Verstrekken van informatie over aangesloten artiesten en acts
  • Verstrekken van informatie over uitvoering (bijvoorbeeld achtergrondinformatie (CV/Biografie/persfoto's)
  • Meedenken voor passende artiest of act
  • Sluiten van overeenkomsten tussen artiest en opdrachtgever
  • Organiseren en aanbieden van kijk en luistermoment (showcases
  • Promotie en verkoop
  • Bemiddeling bij audities 

Slide 34 - Slide

This item has no instructions

Buma/Stemra
Buma/Stemra incasseert vergoedingen bij muziekgebruikers en verdeelt de inkomsten over de muziekauteurs die lid zijn.

Bijvoorbeeld: muziek onder een aftermovie, muziek onder een voorstelling, maar ook bij het optreden van een artiest zit er vaak een percentage Buma in de prijs voor de auteur van de muziek.

Slide 35 - Slide

This item has no instructions

Techniek

Slide 36 - Slide

This item has no instructions

Audiovisueel hulpmiddel staat voor:
A
Een hulpmiddel dat iets laat zien
B
Een hulpmiddel dat iets laat horen
C
Beide zijn juist
D
Beide zijn onjuist

Slide 37 - Quiz

This item has no instructions

Audiovisuele hulpmiddelen
  • Computerprojectie (pc of laptop aangesloten op projector)
  • Interactieve stemsystemen (stemkastje of sociale media)
  •  Diaprojector
  • Vergaderen via internet/video conferencing voor bijvoorbeeld gastles
  • Livevideogesprekken (Teams, Facetime, skype, etc.)
  • Grote schermen (bijvoorbeeld bij concerten)

Slide 38 - Slide

This item has no instructions

Belangrijkste hulpmiddelen voor geluid
  • Microfoons
  • Luidsprekers
  • Mengpaneel
  • Vertaalinstallatie
Soundcheck: de controle van de geluidsweergave, waarbij je met het mengpaneel het optimale geluid opzoekt (= belangrijk in je draaiboek!!

Slide 39 - Slide

This item has no instructions

Licht
  • Sfeerverlichting
  • Spotlight
  • Special effects
  • Gewoon leeslicht

Hiervoor is het gebruik van een lichttafel / lichtpaneel vaak nodig.
 

Slide 40 - Slide

This item has no instructions

Special effects
  • Lichteffecten in verschillende kleuren
  • Bewegend licht
  • Echogeluid
  • Rookeffecten
  • Schuimmachines
  • CO2, confetti, vuurwerk
  •  Valdoek

Slide 41 - Slide

This item has no instructions

Overige techniek
  • Aggregaat (stroom)
  • Watertoevoer
  • Klimaatbeheersing (kachel/airco)
  • Internetvoorzieningen
  • Kabels en verlengsnoeren 

Slide 42 - Slide

This item has no instructions

Vragen?

Slide 43 - Mind map

This item has no instructions