L5 interne zakelijke correspondentie

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

LES 5

Week: 6

School: Business & Retail

Crebo: 25724 - Assistant Business Services

Leerweg: BOL & BBL & GIT

Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

Werkproces: B1-K1-W2 Correspondentie

Docent: Mw. M. van Welij

Welkom bij Business Services

Welkom bij
Business Services

Hoe zit jij erbij vandaag?

1. Best oké eigenlijk!
2. Mwa, waarom ging de wekker deze ochtend?
3. Ik heb er weer zin in!
4. Just another day at school

LESDOELEN

Aan het einde van deze les kun je uitleggen:

1. Het verschil tussen interne en externe communicatie
2. Wat vergaderen is
3. Hoe je een vergaderagenda en een actielijst kunt maken
4. De verschillende rollen tijdens de vergadering
5. Notuleren

Externe en interne communicatie

In de vorige lessen hebben we gesproken over verschillende soorten brieven. Brieven worden vaak geschreven aan klanten of leveranciers. Dit zijn mensen buiten de organisatie. Dit heet externe communicatie.
Binnen de organisatie zijn er ook verschillende communicatievormen. Dit heet interne communicatie; 

communicatie binnen het bedrijf.
Vandaag gaan we kijken 

naar vergaderen en notuleren.

Waar denk jij aan
bij het woord
'vergaderen'?

Vergaderen en notuleren

In elke organisatie wordt vergaderd. Een vergadering is een gestructureerd overleg tussen medewerkers van de organisatie. Bijvoorbeeld de medewerkers van de afdeling inkoop.
Het is een formeel overleg; medewerkers worden ruim van de tevoren uitgenodigd en krijgen een agenda. 

Een agenda is een overzicht van te bespreken onderwerpen.

Agenda

Voorafgaand aan een vergadering krijgen alle deelnemers een uitnodiging en een agenda. In de agenda staan de onderwerpen die tijdens de vergadering besproken gaan worden. Een agenda bestaat uit een aantal vaste onderwerpen

en een aantal wisselende agendapunten. 

Deze laatste punten zijn elke vergadering

 weer anders. 

Agenda

• Opening
• Verslag of actiebesluitenlijst vorig werkoverleg
• Mededelingen en ingekomen/uitgaande stukken
• Inhoudelijke agendapunten:
  

        a. ………
        b. ………
        c. ………

• Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.);
  
• Rondvraag

Vergaderen en notuleren

• Vergadering: gestructureerd en formeel overleg binnen een organisatie
• Agenda: overzicht van bespreekpunten voor een vergadering

1. Vaste agendapunten: onderwerpen die elke vergadering terugkomen
2. Wisselende agendapunten: onderwerpen die elke vergadering anders zijn

• Opening
• Notulen vorige vergadering
• Ingekomen stukken en mededelingen
• Behandeling agendapunten
• Wat verder ter tafel komt
• Rondvraag
• Sluiting

Opdracht A

Je zit in de studentenraad van school. De voorzitter vraagt of je de agenda voor het volgende overleg wil maken. Het overleg is op 11 maart a.s. Het vorige overleg was 29 januari. In het overleg zal gesproken worden over een schoolfeest, over excursies en rommel in de aula.

Maak de agenda voor dit overleg

Verschillende rollen

Voorzitter: dit is een belangrijke rol. Je leidt de vergadering, je leidt een agendapunt in, je houdt de tijd goed bij (tijdbewaker) en je zorgt dat alle deelnemers aan het woord komen.
Notulist: dit is ook een belangrijke rol. Je maakt

 aantekeningen tijdens de vergadering. De 

aantekeningen worden ná de vergadering 

uitgewerkt in een verslag. Zo'n verslag noem je 

notulen. De deelnemers bereiden zich voor en nemen actief deel aan de vergadering.

Rollen

Voorzitter

Tijdsbewaker

Notulist

Deelnemers

Notulen

In de notulen staat er wie er aanwezig en afwezig waren, waar en wanneer de vergadering is gehouden. Per agendapunt worden de belangrijkste zaken in de notulen opgenomen. In elk geval wat er per agendapunt is besloten of geconcludeerd.

Voorzitter

• Behandelt de onderwerpen volgens de agenda
• Zorgt dat iedereen aan het woord komt
• Zorgt ervoor dat men elkaar laat uitspreken
• Zorgt ervoor dat er niet te ver van het onderwerp afgeweken wordt
• Vat de belangrijkste dingen samen
  
• Houdt de tijd tijdens de vergadering in de gaten.
• Wordt er te lang over één onderwerp gesproken, dan grijpt de tijdsbewaker in.

Notulist

• Maakt aantekeningen;
• Werkt deze aantekeningen uit in een verslag;
• Vraagt na als dingen niet volledig duidelijk zijn;
• Ondersteunt eventueel de voorzitter bij het bewaken van de discussie.

Deelnemers

• Nemen actief deel
• Geven kort hun inbreng (informatie, mening)
• Ondersteunen de andere groepsleden bij hun taken.

Opdracht B

Tijdens deze vergadering worden de volgende afspraken gemaakt: 

Jeroen gaat overleggen met de conciërge over het houden van een schoolfeest in de aula, dat moet hij uiterlijk 31 maart weten. Ilse gaat informeren bij Young Tours wat de mogelijkheden zijn voor excursies naar het buitenland. Op de volgende vergadering van 4 april moet ze weten wat de mogelijkheden zijn. Ali en Lisan gaan een plan opstellen voor een schone aula. Ze willen dit op 10 april voorleggen aan de directie.

Maak de actielijst

Vergaderen en notuleren

• Notulist: degene die de notulen maakt
• Notulen: schriftelijk verslag van een vergadering
  
  

1. Besluiten / Actiepuntenlijst: overzicht van afspraken die tijdens een vergadering zijn gemaakt
2. Beknopt / samenvattend verslag: geeft je per agendapunt beknopt weer wat er besproken en besloten is
3. Woordelijk verslag: alles wordt genoteerd wat besproken is

Wat is in een organisatie een vergadering?

1. Een gestructureerd overleg tussen medewerkers van een organisatie.
2. Een gezamenlijke informele bijeenkomst om over iets te praten.
3. Een gezellig overleg waarin iedereen meedoet in de besluitvorming.
4. Een uitgebreide bijeenkomst om samen activiteiten te organiseren.

Wat wordt bedoeld met de agenda van een vergadering?

1. Aantekeningen die deelnemers maken.
2. Actiepuntenlijst.
3. Overzicht van onderwerpen die besproken worden.
4. Verslag van een vergadering.

Een vast agendapunt is WVTTK.
Waar staan deze letters voor?

1. Wat vandaag ter tafel komt.
2. Wat verder ter tafel komt.
3. Wat verder ter taakinvulling komt.
4. Wat vooral tot taakstelling komt.

Over welke twee zaken van een agendapunt moet duidelijkheid zijn voordat de bespreking ervan begint?

1. Besluit dat wordt verwacht en doel.
2. Beschikbare stukken en eindtijd vergadering.
3. Eindtijd vergadering en wat er van deelnemers wordt verwacht.
4. Doel en wat er van deelnemers wordt verwacht.

Wat zijn twee belangrijke taken van de voorzitter tijdens een vergadering?

1. Agendapunt inleiden. Tijd in de gaten houden.
2. Conclusie geven bij ieder agendapunt. Zelf notulen maken.
3. Tijd in de gaten houden. Deelnemers zoveel als mogelijk beïnvloeden.
4. Zorgen dat deelnemers mogen meedenken. Zelf alle besluiten nemen.

Waarom worden vergaderingen genotuleerd?

1. Als controlemiddel om mensen aan te spreken als ze niet aanwezig zijn geweest.
2. Iedereen moet kunnen nagaan of de ander zich aan gemaakte afspraken houdt.
3. Iedereen moet weten wat in het overleg overeengekomen en besloten is.
4. Zodat het deelnemers verweten kan worden als ze zich niet aan afspraken houden.

Wat is de juiste volgorde tijdens de vergadering?

1. Opening - Ingekomen stukken en mededelingen – Notulen vorige vergadering – Behandeling agendapunten – WVTTK - Rondvraag – Sluiting.
2. Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – WVTTK - Behandeling agendapunten – Rondvraag – Sluiting.
3. Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – Behandeling agendapunten – Rondvraag- WVTTK – Sluiting.
4. Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – Behandeling agendapunten – WVTTK - Rondvraag – Sluiting.

Wat is in een organisatie een vergadering?

1. Een gestructureerd overleg tussen medewerkers van een organisatie.
2. Een gezamenlijke informele bijeenkomst om over iets te praten.
3. Een gezellig overleg waarin iedereen meedoet in de besluitvorming.
4. Een uitgebreide bijeenkomst om samen activiteiten te organiseren.

Wat wordt bedoeld met de agenda van een vergadering?

1. Aantekeningen die deelnemers maken.
2. Actiepuntenlijst.
3. Overzicht van onderwerpen die besproken worden.
4. Verslag van een vergadering.

Een vast agendapunt is WVTTK.
Waar staan deze letters voor?

1. Wat vandaag ter tafel komt.
2. Wat verder ter tafel komt.
3. Wat verder ter taakinvulling komt.
4. Wat vooral tot taakstelling komt.

Wat zijn twee belangrijke taken van de voorzitter tijdens een vergadering?

1. Agendapunt inleiden. Tijd in de gaten houden.
2. Conclusie geven bij ieder agendapunt. Zelf notulen maken.
3. Tijd in de gaten houden. Deelnemers zoveel als mogelijk beïnvloeden.
4. Zorgen dat deelnemers mogen meedenken. Zelf alle besluiten nemen.

Waarom worden vergaderingen genotuleerd?

1. Als controlemiddel om mensen aan te spreken als ze niet aanwezig zijn geweest.
2. Iedereen moet kunnen nagaan of de ander zich aan gemaakte afspraken houdt.
3. Iedereen moet weten wat in het overleg overeengekomen en besloten is.
4. Zodat het deelnemers verweten kan worden als ze zich niet aan afspraken houden.

LESDOELEN

Aan het einde van deze les kun je uitleggen:

1. Het verschil tussen interne en externe communicatie
2. Wat vergaderen is
3. Hoe je een vergaderagenda en een actielijst kunt maken
4. De verschillende rollen tijdens de vergadering
5. Notuleren