Formal Letter Writing

Formal letter writing
1 / 23
next
Slide 1: Slide
EngelsMiddelbare schoolhavoLeerjaar 4

This lesson contains 23 slides, with text slides.

time-iconLesson duration is: 45 min

Items in this lesson

Formal letter writing

Slide 1 - Slide

Leerdoelen
  • Ik weet de basis outline van een formele brief en email.
  • ik weet wat er van mij verwacht wordt bij het schrijven van een formele tekst wat betreft grammatica, toon en stijl. 

Slide 2 - Slide

Why formal (letter) writing?

Most likely, all the writing in English you will do in your future is formal: 
- Essays for your future studies
- Correspondence of a formal nature (application, enquiry, complaint) 

Slide 3 - Slide

Formal letter/email outline

1.A. Your own address without your name, with the country
 Marinus Postlaan 1
 8264 PB Kampen
 the Netherlands

1.B. Address of the receiver, with name, function (if known), and country
 New York Pizza 
 G. Edwards, The manager 
236 Time Square 
New York, NY 103600
United States of America


Slide 4 - Slide

Formal letter/email outline

step 2. Date of writing
 

 15 December 2020
 December 15, 2020
 December 15th, 2020
 15th December 2020

All options are correct; the first one is the easiest. Remember to write months with capital letters in English!

(NB: You may also place the date between the two addresses.)

Slide 5 - Slide

Formal letter/email outline

step 3. Subject line
  

 subject: complaint about … / application for …


Do not use capital letters, except when you use names

Slide 6 - Slide

Formal letter/email outline


step 4. Salutation


 Dear Mr Jones / Mrs Jones, (if you know who you are writing to)
 Dear Sir/Madam, (if you do not know who you are writing to)

  • Use capital letters
  • Never use a first name.
  • Do not write ‘Mister/Missus’
  • Always end with a comma

Slide 7 - Slide

Formal letter/email outline

step 5. Three paragraphs
   

Paragraph 1: Introduction - State the reason of writig your letter.

Paragraph 2: Body - Provide background information. 

Paragraph 3: Conclusion - What do you want to achieve? 

Slide 8 - Slide

Formal letter/email outline

Step 6. Final sentence

  I look forward to hearing from you soon.


This is a sentence you can almost always use.

Slide 9 - Slide

Formal letter/email outline

step 7. Closure

   Yours sincerely, (when you used a name in the salutation) 
   Yours faithfully, (when you used Sir/Madam in the salutation)

Slide 10 - Slide

Formal letter/email outline

step 8. Your signature and full name

 

 [signature]

 Renske van Dijk

Slide 11 - Slide

Slide 12 - Link

Basic rules

Between each new part of your letter you leave a blank line

It is okay to start a letter with “I” in English


Slide 13 - Slide

Slide 14 - Slide

Slide 15 - Slide

Slide 16 - Slide

Slide 17 - Slide

Slide 18 - Slide

Slide 19 - Slide

Slide 20 - Slide

Practise letter of complaint
Write a letter of complaint. 
Follow the instructions. 
Make sure you use the outline example as given earlier this class. 

Slide 21 - Slide

Assignment 
Situatie 
Je hebt tijdens een bezoek aan Londen een mini-notebook gekocht op 23 juli 2020. Reden: veel goedkoper dan in Nederland. 
Klacht: accu zou volgens de handleiding 6,5 uur moeten werken, maar jouw accu is na 2 uur leeg. Je bent ermee naar een computerzaak geweest; conclusie accu stuk. Bovendien: je hebt in de handleiding gelezen dat er bij de prijs een leren tasje inbegrepen is; zat niet in de doos. 
Je besluit een klachtenbrief te schrijven naar:

Morgan Computer, 64 Oxford Street, London WC1A 1AX 

Slide 22 - Slide

Assignment 
Opdracht
Schrijf een klachtenbrief en verwerk de volgende gegevens:
  • Vertel wat je wanneer en waar hebt gekocht. (noem winkel, type, prijs)
  • Zeg dat je erg teleurgesteld bent: beschrijf klacht
  • Noem conclusie plaatselijke computerzaak. Als het nodig is, kunnen ze contact opnemen met deze winkel.
  • Zeg dat je in Nederland woont en dus niet even langs kan komen
  • Vraag om nieuwe accu en tasje. Andere mogelijkheden: 1. bedrag van tasje en accu op jouw rekening storten. Geef rekeningnummer. 2. Je stuurt notebook op en je krijgt aankoopbedrag + portokosten terug.
  • Zeg dat je een kopie van de kassabaan hebt bijgesloten.
  • Nog vragen? Ze kunnen je e-mailen op: 
  • Spreek hoop uit dat klacht wordt opgelost. 

Slide 23 - Slide