Workshop Outlook voor gevorderden

• Outlook
• HBO
• Studiejaar 1

Outlook voor gevorderden

Susan Kouwenberg-Trower

IT-adoptieconsultant, afdeling ICT & informatiemanagement

[e-mail]

Programma

1. Verwachtingen en voorkennis (10 min)
2. Outlook organiseren (20 min)
3. Sneller werken (20 min)
4. Verwachtingen managen (15 min)
5. Vragen (10 min)
6. Evaluatie (5 min)

Huishoudelijk

1.  In de voorbeelden werken we met de Outlook app op een Windows laptop
2. Na ieder onderdeel geef ik de mogelijkheid om vragen te stellen
3. Na ieder onderdeel krijg je ook even tijd om zelf aan de slag te gaan

Verwachtingen

• Eigen kennis en vaardigheden worden ingeschat op 2,5 van 5
• Jullie voornaamste leerdoelen zijn het organiseren van jullie inbox en sneller werken in Outlook
• Verder hopen jullie een beter overzicht te krijgen over e-mails, agenda's en taken die voortkomen uit e-mails 

Veronderstelde voorkennis

• Je kent de onderdelen van Outlook: e-mail, agenda, contactpersonen, taken
• Je kan gemakkelijk navigeren tussen de onderdelen van Outlook
• Je bent bekend met het lint van Outlook en de verschillende tabbladen op het lint

Volgens de Getting Things Done - methode handel je een e-mail meteen af, indien ....

1. de e-mail het label hoge prioriteit heeft
2. het minder dan 2 minuten duurt om te beantwoorden
3. er een specifieke vraag in de e-mail staat

Leg het verschil uit tussen snelle stappen en sneltoetsen in Outlook

Stelling: als ontvanger heb je invloed op hoeveel e-mails je ontvangt. 0 = helemaal geen invloed, 100 = veel invloed

0100

Outlook organiseren

Je inbox organiseren m.b.v. Getting Things Done - methode

 Getting Things Done - methode

1. Inbox met daarin 3 mappen: To do, Wachten op en Archief
2.  Duurt het minder dan 2 minuten om een e-mail af te handelen? -> meteen doen
3. Duurt het langer? -> verplaats naar To do
4. Kun je het delegeren? -> delegeer -> verplaats naar Wachten op
5. Geen actie vereist? -> verplaats naar Archief 

Inbox Zero

Doel = Inbox Zero 

Lege inbox aan het einde van de dag 

I

Regels instellen

• Voor regelmatige e-mails waar je standaard niet direct iets mee hoeft te doen
• Door een regel in te stellen, wordt de e-mail direct naar een andere map verplaatst
• Je inbox loopt dan niet steeds vol met e-mails die geen actie vereisen

Regels instellen

1. Ga op de e-mail staan waarvoor je een regel wilt maken

2. Klik in het lint boven in Outlook op Regels

3. Klik op Regel maken

4. Voer in aan welke voorwaarden de e-mail moet voldoen. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat e-mails van een bepaald e-mailadres altijd verplaatst moeten worden (bijv. bij nieuwsbrieven) of dat e-mails met een bepaald onderwerp altijd verplaatst moeten worden

Regels instellen

5. Geef vervolgens aan wat er moet gebeuren met de e-mails die aan die voorwaarden voldoen, bijvoorbeeld E-mail naar map verplaatsen

6. E-mails die aan de voorwaarden van de regel voldoen, worden nu automatisch verplaatst naar de map van jouw keuze

7. Je kunt dit bijvoorbeeld instellen voor de nieuwsbrief van PCOU Willibrord. Je stelt dan in dat alle e-mails van het e-mailadres [e-mail] moeten worden verplaatst naar de map Nieuwsbrief

Snelle stappen

Snelle stappen kun je instellen voor terugkerende acties op e-mails die niet standaard van dezelfde afzender afkomstig zijn of niet altijd hetzelfde onderwerp hebben

1. Klik op het lint op het pijltje naar beneden naast Snelle stappen

Snelle stappen

2. Klik op Nieuwe snelle stap

3. Stel in welke snelle stap je wilt gebruiken. Je kan bijvoorbeeld de e-mail naar een map verplaatsen, categoriseren of markeren en verplaatsen, doorsturen, of je kunt een nieuwe vergadering met een persoon aanmaken in je agenda

Snelle stappen

2. Klik op Nieuwe snelle stap;

3. Stel in welke snelle stap je wilt gebruiken. Je kan bijvoorbeeld de e-mail naar een map verplaatsen, categoriseren of markeren en verplaatsen, doorsturen, of je kunt een nieuwe vergadering met een persoon aanmaken in je agenda.

Vragen?

Sneller werken

Sneltoetsen

CTRL + 1 Inbox

CTRL + 2 Agenda

CTRL + N Nieuwe e-mail

CTRL + R Beantwoorden (r van reply)

CTRL + F Doorsturen (f van forward)

CTRL + SHIFT + A Nieuwe afspraak (a van appointment)

Snel een afspraak in de agenda aanmaken vanuit een e-mail 

Heb je een e-mail ontvangen en wil je een afspraak in de agenda zetten met de informatie uit de e-mail? Je hoeft de informatie niet te kopiëren en plakken. Je kunt de e-mail gewoon slepen naar je agenda.

1.  Ga op de e-mail staan en sleep de e-mail naar het agenda-icoon links in je scherm

2. Er verschijnt automatisch een venster om een nieuwe afspraak in je agenda te zetten

Groepen aanmaken om snel collega’s te mailen

1.  Ga naar Contactpersonen

2. Klik op Nieuwe groep contactpersonen

3. Voer bij Naam de naam van de groep in. Klik op Leden toevoegen om personen aan de groep toe te voegen. Sla de groep vervolgens op

Snelonderdelen

Moet je regelmatig dezelfde tekst versturen in een e-mail?

1. Klik op Beantwoorden om de e-mail te beantwoorden

2. Je moet nog één keer de tekst handmatig typen

3. Selecteer vervolgens de tekst die je regelmatig moet typen

4. In het venster van de e-mail klik je in het lint op Invoegen en kies dan voor Snelonderdelen

5. Klik vervolgens op Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen

6. Geef het snelonderdeel een naam

Een volgende keer hoef je de tekst niet weer te kopiëren en plakken, maar kun je het snel invoegen door te klikken op Snelonderdelen en dan te tekst te selecteren onder Autotekst

Vragen?

Verwachtingen managen

Aantal e-mails verminderen

1. Beantwoord alleen e-mails waarbij je in de Aan staat, niet als je in de CC of BCC staat
2. Iedere e-mail die je stuurt, zorgt voor meer inkomende e-mail
3. Staat er geen directe vraag in de e-mail? Dan hoef je ook niet te antwoorden
4. Laat collega's weten dat je alleen e-mails beantwoordt als er een directe vraag in staat 
5. Beantwoord een vraag duidelijk en direct, zodat er niet weer een wedervraag komt
6.  Vraagt iemand om een afspraak? Antwoord dan met een vergaderverzoek, niet met nog nog een mail met vragen 

In hoeverre houdt men zich aan deze richtlijnen op jouw school / afdeling / organisatie? 0 = helemaal niet, 100 = volledig

-2100

E-mails inplannen 

1. In de e-mail die je later wilt verzenden, ga je in het lint naar Opties en kies je voor Bezorging uitstellen

2. Bij Bezorgingsopties kun je instellen wanneer de e-mail wordt verzonden

Een gepaste afwezigheidsassistent

1. Geef de periode aan dat je afwezig bent
2. Geef aan of je e-mail in deze periode wordt gelezen en door wie
3. Geef aan welke e-mails je bij terugkomst beantwoordt
4. Geef aan wanneer mensen je antwoord kunnen verwachten
5. Geef aan met wie mensen contact op kunnen nemen bij dringende vragen tijdens jouw afwezigheid

Extra tip: Kom je op maandag terug van een week afwezigheid? Zet in je afwezigheidsbericht dat je vanaf dinsdag je e-mail weer leest. Dan geef je jezelf een extra dag om achterstallig werk in te halen.

Een aparte afwezigheidsassistent  voor collega’s en externen

1. Klik op Bestand

2. Klik op Automatische antwoorden

3. Geef bij Automatische antwoorden verzenden aan wanneer het automatische bericht moet worden verzonden

4. Typ bij Binnen mijn organisatie het bericht dat moet worden verzonden naar collega’s

5. Typ bij Buiten mijn organisatie het bericht dat moet worden verzonden naar externen

Vragen?

Feedback

Je krijgt via de Academie een mail met een verzoek om feedback

Wat vond je van de inhoud van de workshop?

😒🙁😐🙂😃