Communicatie - Briefing - event

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Hoe schrijf ik een briefing?

Aan het einde van de les:

• Kun je benoemen wat een briefing is
• Kun je benoemen waarom briefings belangrijk zijn
• Kun je benoemen welke items in een briefing moeten staan
• Kun je de basis van een briefing opstellen

Waar denk jij aan bij een briefing?

Wat is een briefing?

Jullie gaan een event organiseren. Het kan zijn dat je de expertise zelf niet in huis hebt, dan schakel je een bureau in. Om toch te zorgen dat alles gaat naar hoe jij het wil, is het handig als je alle eisen en wensen op papier zet in de vorm van een briefing. Een goede briefing maken is niet makkelijk, maar kan een hoop teleurstellingen besparen.
Als opdrachtgever verschaf je het bureau de belangrijkste informatie, waarna zij jou gaan verrassen met een perfecte productie of met een creatieve oplossing.

Welke onderdelen moeten er volgens jou in een goede briefing?

Wat moet er allemaal in een briefing?

In een briefing staat uitgeschreven wat de wensen zijn van de klant en wat er voor nodig is om dat te bereiken. Door dit uit te schrijven maak je wensen en ideeën concreet, leg je deze vast en voorkomt miscommunicatie of aannames.

Onderdelen die niet mogen ontbreken in een briefing

Een goede briefing past op één A4. Het moet namelijk gaan om de essentie van de opdracht. 

1. Achtergrond

Maak een algemene omschrijving van het event. Om welk evenement gaat het?

2. Doelstelling

• Waarom wil je dit evenement organiseren?
• Wat wil je met de organisatie van dit evenement bereiken?

Bij veel briefings missen de daadwerkelijke kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen. 

3. Doelgroep

Probeer zo duidelijk mogelijk het profiel van je genodigden te beschrijven:

• Wie is je doelgroep: is het event intern of extern gericht? 
• Zijn de genodigden klanten of medewerkers? 
• Heb je een lijst van mensen die je zó kan aanschrijven en uitnodigen, of dient je event agency ook te zorgen voor de recrutering van je gasten? 

4. Inzicht

Hier geef je een korte beschrijving van de strategie.

• Wat voor soort evenement is dit? Een bedrijfsfeest, concert, beurs, tentoonstelling, dancefeest, etc.
• Heb je zelf al een periode en locatie in gedachten?

5. Bijzonderheden

• Welke bijzonderheden zijn er te melden? 
• Welke mogelijke aanvullende vragen zijn er aan de opdrachtgever? 
• Welke aanvullende zaken zijn van belang voor het evenement?
  

6. Communicatie

Benoem in je briefing welke belofte je in je communicatie wil geven en dus tijdens het event waar wil maken. 

Besteed hier aandacht aan, want dit is niet gemakkelijk!

7. Tone of voice / huisstijl communicatie

Om ervoor te zorgen dat het event perfect aansluit bij je bedrijf, doe je er goed aan om je huisstijl ook voor te leggen op de meeting. De huisstijl moet aansluiten op je doelgroep.

 
Heb je zelf nog geen goede ideeen? Neem dan voorbeelden van bijvoorbeeld concurrerende sites of online campagnes aangeven die je aansprekend of jaloersmakend vindt.

8. Budget en timings

Afhankelijk van wie het event financieel zal dragen, kan je een door het management afgetekend budget communiceren aan je eventbureau. Wees eerlijk en realistisch over de grootorde van je budget, zodat je eventbureau heel snel en praktisch voor je aan de slag kan. Zij zullen je wijzen op mogelijke besparingen of net op extra accenten die binnen jouw budget tot de mogelijkheden behoren.

9. Opdracht

Hierin geef je in het kort aan wat je precies van het bureau/locatie/artiest verwacht.

Schrijf een briefing voor het event

1. Achtergrond: Schrijf een algemene omschrijving van het evenement
   
2. Doelstelling: Beschrijf waarom je dit evemenet organiseert en wat je ermee wil bereiken
3. Doelgroep: Beschrijf je doegroep
4. Inzicht: Wat voor soort evenement is het? Heb je al een locatie en periode in gedachten?
5. Bijzonderheden: Beschrijf eventuele bijzonderenheden en vragen
6. Communicatie: Benoem welke belofte je in je communicatie wil geven en dus tijdens het event waar wil maken. 
7. Tone of voice / huisstijl communicatie: Hoe wil jij de doelgroep gaan aanspreken?
8.  Budget en Timings: Welk budget is beschikbaar en wat is het tijdpad?
9. Opdracht: Hierin geef je in het kort aan wat je precies van het bureau/locatie/artiest verwacht