Les 2 - Timemanagement

Les 2 - Timemanagement
1 / 23
next
Slide 1: Slide

This lesson contains 23 slides, with interactive quizzes and text slides.

Items in this lesson

Les 2 - Timemanagement

Slide 1 - Slide

Wat gaan we doen
week 1: samenwerken
week 2: Time management
week 3: Organiseren van een evenement
week 4: Opdracht evenementen organisatie maken
week 5: Budget en begroting
week 6: Draaiboek
week 7: Projectorganisatie
week 8: Vergaderen 

Slide 2 - Slide

Lesdoelen:
Je kunt benoemen
Het managen van tijd: timemanagement

Je kunt omschrijven wat timemanagement is en hoe dit kan bijdragen aan efficiënt werken.
 Je kunt prioriteiten stellen als meerdere taken moeten worden uitgevoerd.
Het beheren van agenda’s
Het juist invullen van agenda’s
Het maken van een planning

Slide 3 - Slide

Timemanagement

Als AABS is het omgaan met tijdsdruk en deadlines erg belangrijk. Timemanagement kan je daarbij helpen. Zo regel en noteer je afspraken van en voor de leidinggevenden met zowel interne als externe werkrelaties. Ook synchroniseer je agenda's, stem je agenda's onderling af en bewaak je de afspraken en verzet ze indien nodig. In de praktijk kan het
soms héél lastig zijn om meerdere agenda's te beheren...
dit wordt ook wel 'complex agendabeheer' genoemd!

Slide 4 - Slide

Timemanagement

Bij goed timemanagement hanteer je de 20 – 80 regel: 
Met 20% inspanning behaal je 80% resultaten.
Dit bereik je door prioriteiten te stellen:
  • Plannen
  • To-do lijstjes
  • Hoofd- en bijzaken scheiden

Slide 5 - Slide

Hulpmiddelen bij Timemanagement

Ruim op

Een opgeruimde werkplek zorgt voor rust in je hoofd, Hierdoor ben je beter in staat om rustig je werkzaamheden te overzien, in te plannen en uit te voeren,. Het is ook praktisch, omdat je alles sneller terugvindt waardoor je minder tijd kwijt bent aan zoeken.
Bereid je voor

Als je aan een opdracht begint, zorg dan dat je alle spullen bij de hand hebt. Ook als je van anderen spullen nodig hebt, vraag het ze op tijd.
Denk klein
Maak grote opdrachten klein door ze in stukjes te hakken. Kleine stapjes maken samen ook een grote stap
Focus jezelf

Als je aan een opdracht bent begonnen, laat je dan niet afleiden door bijvoorbeeld je telefoon, berichtjes etc. Durf ook nee te zeggen.
Gun jezelf luiertijd
je kunt die de gehele dag 100% gefocust zijn. Plan dus ook ontspanningsmomentjes in.

Slide 6 - Slide

Timemanagement in vijf stappen

Meten is weten

Begin met een nulmeting. Maak een weekoverzicht op uurbasis. 
Houd daarna een week lang je uren bij en verwerk dat in je overzicht.
Zwakke plekken

Kijk kritisch naar je overzicht. Waar zitten de knelpunten?
Planning maken
Maak de globale dagplanning en een weekplanning
Planning uitvoeren!
Evalueer elke week
Regelmatig onderhoud

Slide 7 - Slide

Timemanagement Opdracht
Heb jij ook altijd zoveel dingen te doen? Studie, (bij)baan, hobby’s, vrienden waarmee je wilt afspreken, huishoudelijke taken, sport en het liefst ook nog wat tijd voor jezelf…
Timemanagement is erg belangrijk. Het betekent dat je op een slimme manier met je tijd kunt omgaan. Omdat iedereen zoveel te doen heeft, is het verstandig om je activiteiten en taken op een handige manier in te plannen. Lukt het jou altijd om je aan je planning te houden?  

Op de volgende slide gaan we aan de slag in SPL!

Slide 8 - Slide

Slide 9 - Link

Agendabeheer Outlook


Outlook wordt veel gebruikt in het bedrijfsleven
Taken:
Tijdig en regelmatig overleggen met manager
Tijd plannen en regelen van afspraken
Vlot en accuraat werken
Houden aan bedrijfsprocedures
Houden aan afspraken en prioriteitenstelling

Slide 10 - Slide

Agendabeheer

Outlook : veel gebruikte agenda
Afspraken in agenda plaatsen



Slide 11 - Slide

Slide 12 - Link

Agendabeheer

Vergaderingen plannen
Als office / management assistant heb je verschillende taken rond om het plannen van een vergadering:



Uitnodiging gehad?
Accepteren
Voorlopig accepteren
Weigeren


Slide 13 - Slide

Plannen en organiseren

Plannen is een structuur aanbrengen.
Plannen zorgt er voor dat je doelmatig te werk gaat.
Voordelen plannen:
  •  Geeft overzicht
  •  Je kunt een project verdelen
  •  Controleren of je nog op schema zit
  •  Gebruiken voor overleg



Slide 14 - Slide

Wat is een nadeel van het plannen en organiseren?
A
Het is makkelijk
B
Het is overbodig
C
Het zorgt voor stress
D
Het kost veel tijd

Slide 15 - Quiz

Wat kan er misgaan bij het plannen en organiseren?
A
Goede communicatie
B
Verkeerde inschatting van tijd
C
Voldoende middelen
D
Perfecte uitvoering

Slide 16 - Quiz

Wat is een beperking van plannen en organiseren?
A
Goede samenwerking
B
Mogelijkheid tot fouten
C
Efficiëntie
D
Flexibiliteit

Slide 17 - Quiz

Nadelen plannen:

Planning maken kost veel tijd
Benodigde tijden soms moeilijk in te schatten
Spontaniteit is weg

Slide 18 - Slide

Hoe maak je een planning

Stappen:
 Stap 1: wat
 Stap 2: wanneer
 Stap 3: extra tijd voor deadline
 Stap 4: extra tijd na de deadline
 Stap 5: wat eerst
 Stap 6: wat nog meer
 Stap 7: wie doet wat
 Stap 8: overleg inplannen
 Stap 9: waar


Slide 19 - Slide

Opdracht: het plannen en organiseren van een vergadering

Voorbereiding:
 Wanneer is de vergadering?
 Hoe lang duurt de vergadering?
 Wie zijn er uitgenodigd? Hoeveel
 deelnemers?
 Waar vindt de vergadering plaats?
 Welke materialen zijn nodig?
 Wat is het budget?
 Wat is het doel en de aard?


Slide 20 - Slide

Het plannen en organiseren van een vergadering

Draaiboek:
 Datum vergadering
 Aantal personen
 Naam afdeling of contactpersoon
 Locatie en ruimte(s)
 Tijdsindeling
 Afspraken
 Apparatuur


Slide 21 - Slide

Slide 22 - Link

VRAGEN?

Slide 23 - Slide