Les 4: convocatie en agenda

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Convocatie, vergaderagenda en vergaderruimte/-locatie

Convocatie (1)

• Is een ander woord voor uitnodiging voor een vergadering
• Wat staat erin? Datum, tijdstip, locatie, agendapunten en vergaderstukken.
• 2 mogelijkheden: vergaderagenda is onderdeel van de convocatie of wordt als bijlage bijgevoegd.
• W-vragen: wie - wat - waar - wanneer - waarom

Convocatie (2)

• Bij officiële vergaderingen vaak verplicht.
• Kan ook als doel hebben om deelnemers te enthousiasmeren (dan dus wervend schrijven!)
• In theorie overzicht van aandachtspunten voor versturen convocatie
• ... en voorbeeldteksten van informele convocaties + links naar voorbeelden van formele convocaties

Vergaderagenda

• Nodig om de vergadering efficiënt te laten verlopen en hulpmiddel voor de deelnemers om zich voor te bereiden op de vergadering
• Opstellen van de agenda meestal taak van de voorzitter
• Als managementassistent  heb je hier een rol in
• Soms kunnen deelnemers punten aandragen
• Zorg dat er niet te veel punten op de agenda staan

Opbouw vergaderagenda

• Duidelijke kop (naam, datum, tijd, locatie)
• Daarna de agendapunten (vaste en variabele punten)
• Opening - Vaststellen agenda - Notulen vorige vergadering - Mededelingen - Ingekomen stukken - Agendapunten (onderwerp + toelichting + vergaderdoel) - W.v.t.t.k. - Rondvraag - Sluiting

Vormgeving en versturen agenda

• Zorg voor een overzichtelijke lay-out. Verdeel de tekst over de pagina
• Nummer de agendapunten en de bijlagen/stukken
• Verstuur de agenda en de stukken tijdig (wanneer precies hangt af van type vergadering)
• Presentie noteren via lijst of door de managementassistent (afkortingen in de theorie)
• Engelse vergadertermen
• Links naar voorbeelden vergaderagenda's

Vergaderruimte

• Een goede vergaderruimte en -opstelling draagt bij aan een effectieve vergadering
• Keuze vergaderzaal afhankelijk van doel, aantal deelnemers, gewenste opstelling, eventuele hulpmiddelen, budget (intern of extern?)
• Keuze vergaderopstelling (carré, blok, U-, cabaret, theater en school) afhankelijk van vergaderdoel en wat de deelnemers hieraan moeten bijdragen (schrijven/laptop)

Tot slot...

• Lees het onderdeel over hulpmiddelen goed door, let vooral op voor- en nadelen
• Zorg bij het zoeken/reserveren van een externe vergaderlocatie dat je goed weet wat je wilt en wat je budget is. Maak duidelijke afspraken, leg deze vast en check of alles klopt!

Opdrachten:

24boost: 32 - 33 - 34 - 36 - 37 - 40 - 42 - 47 - 48

Schrijf een samenvatting van het artikel 'Van leeskast naar vergaderapp' waaruit ik kan merken dat je het snapt. Beschrijf in je verslag minimaal twee vergaderapps/-platformen.