Heb je als team bepaald wie/welke teamrol op zich neemt
Heb je de projectorganisatie op papier
Is het Teams-kanaal per team ingericht
Is er een taakverdeling voor het project
Weet je waarom tijdbewaking en registratie binnen een project belangrijk is en kan je zelf een urenregistratie invullen.
Slide 3 - Slide
9 kwaliteiten van een succesvol team
Geloof in elkaar en zichzelf
Alles mag gezegd worden. Teamleden voelen zich veilig
Ieder teamlid neemt eigenaarschap voor het eigen aandeel
Duidelijke focus op teamdoelen en resultaat
Ze ondersteunen elkaar
Er wordt veel plezier gemaakt
Ze werken zeer georganiseerd
Ze krijgen de juiste leiding
Ze zijn stuk voor stuk uniek. En zien de meerwaarde daarvan.
Slide 4 - Slide
Projectmatig werken
Kenmerken projectmatig werken:
Het project is eenmalig.
Het project heeft een duidelijk begin en eind.
Er is een tijdelijke samenwerking met verschillende mensen.
Het project heeft een opdrachtgever die een specifiek doel heeft.
Het project heeft een resultaat dat het hierboven genoemd doel gaat bereiken.
Slide 5 - Slide
Voorbereiding op en pitch debriefing
In de eerste les hebben we de opdracht zelfstandig doorgenomen en hebben jullie vragen bedacht.
Bedenk welke informatie je nog nodig hebt voor de debriefing zodat je deze met je team kan voorbereiden. Deze vragen stel je aan de docent.
Maak vervolgens samen de debriefing van de opdracht. Uit deze debriefing blijkt dat je weet wat jullie opdracht is. Pitch dit in 1 minuut. Je werkt in je team, 30 minuten.
Slide 6 - Slide
1 Head of production
Verantwoordelijkheden (waar kun je iemand op aanspreken?):
Communicatie met opdrachtgever + terugkoppelen team
Overleggen organiseren en voorzitten
Motiveren goede samenwerking
Bewaken van GOKIT (planning, budget, kwaliteit projectresultaat, informatie)
Taken (wat moet je doen?):
Informatie verzamelen die nodig voor het projectplan
Contact onderhouden met opdrachtgever en team
Alle taken van de producers duidelijk hebben en checken op voortgang
Bijdrage leveren aan taken van de producer waar nodig
Probleemoplossend handelen
Haalbaarheid checken en final checks
Slide 7 - Slide
2 of 3 producers per team
Verantwoordelijkheden:
Contact houden met head of production over voortgang, taken, of planning wel/niet behaald wordt, als kosten overschreden worden, als er meer tijd nodig is.
Taken:
Logboek urenverantwoording (individueel)
Planning maken
Voorcalculatie maken
Kosten bijhouden
Offertes vergelijken en aanvragen
Projectarchief aanmaken + bijhouden
Informatietools inzetten
Draaiboek onderzoek
Notuleren
Feedback vragen bij head of productions
Slide 8 - Slide
Rolverdeling
Nu we meer weten over rollen en taken, kijken we nogmaals naar de rolverdeling van jullie projectteam. Klopt deze?
Je functie (en daarbij horende werkzaamheden) is op basis van je competenties (dus waar je goed in bent). Jullie gaan nu ontdekken welke rol in dit project bij wie past, of wat je leuk vindt om te doen binnen een projectteam.
Per team is er een Head of production (‘projectleider’) en zijn er 2 of 3 producers. Beantwoord de vragen nogmaals:
Waar ben je goed in?
Wat vind je leuk?
Waar wil je je nog in ontwikkelen?
Waar heb je al ervaring in?
Waar ligt niet jouw kracht of behoefte?
Werk het bestand bij! (10 minuten)
Slide 9 - Slide
Ga aan de slag met je project
Verdeel de taken, en vul dit in/aan op de projectorganisatie-document.
Wat moet er allemaal geregeld worden, denk aan: locatie, programma, bereikbaarheid, uitnodigingen, aanmeldingen, een plattegrond, een programma, een draaiboek voor de dag. Wat moet daarvoor geregeld worden?
We lopen een aantal begrippen door.
Slide 10 - Slide
Urenregistratie
Je houdt tijdens dit project een urenregistratie bij.
Tijd = geld, en dit moet je dus kunnen verantwoorden naar je opdrachtgever.
Iedere les vult een daarvoor 1 verantwoordelijk teamlid een urenverantwoording in voor alle teamledan in Excel (staat in Teams).
Download deze uit ‘bestanden’ in Teams, en sla deze op onder ‘communicatie intern’, bestandsnaam: Urenregistratie_Team 1_PRM
Slide 11 - Slide
INDIEN NOG NIET GEDAAN: maak je projectarchief aan
Je archiveert alle relevante documenten in je projectarchief. Hieraan geef je vanzelfsprekend de juiste bestandsnaam.
Maak een nieuwe hoofdmap aan met een logische naam (projectarchief). Voeg de volgende mappen toe:
01 Communicatie intern
02 Communicatie extern
03 Planning
04 Financiën
05 Ontwerp
06 Onderzoek
Slide 12 - Slide
De planning
Er is een verschil tussen:
De planning van je gehele project
en
Het draaiboek (het projectresultaat) met daarin de planning voor het evenement.
In de planning van je project neem je bijv. op:
Warenonderzoek naar activiteiten en locaties, catering, offertes opvragen, uitzoeken prijsinformatie, zaal reserveren
Etc.
Dus zoek uit: wat komt er allemaal kijken bij deze ‘productie’. Wie, wat, zet ik wanneer in?
Slide 13 - Slide
De planning
Productieplanning: Je maakt een planning waarin zo gedetailleerd en realistisch projectactiviteiten voor de voorbereiding, productie en nazorg staan opgenomen, de tijdsduur, wie hiervoor verantwoordelijk is en waarin rekening is gehouden met onvoorziene omstandigheden.
Dagelijkse planning: bespreek welke taken er vandaag uitgevoerd moeten worden.
Maak evt. gebruik van Template planning.
Je planning is niet in beton gegoten, hier komt telkens iets bij; deze wordt steeds uitgbreider.
Om een planning te kunnen maken heb je nodig: mensen/materialen-lijst, de projectactiviteiten moeten bekend zijn, en de projectrisico’s.
Slide 14 - Slide
Benodigdhedenlijst
Je maakt een overzicht van de diensten, materialen, middelen en locaties die je wilt gebruiken, inzetten, aan welke kwaliteit deze moeten voldoen, wie de leverancier is, bij wie je moet zijn voor toestemming, wanneer je deze wilt inzetten en wat hiervoor nodig is.
Voeg minimaal één offertevergelijking van 2 offertes toe van leveranciers bij wie je een dienst of product wilt afnemen.
Uiteindelijk maken jullie een keuze, waarbij je volgens GOKIT uitlegt waarom jullie deze keuze maken.
Slide 15 - Slide
Draaiboek voor de dag
Wanneer kun je met je draaiboek starten? Deel je draaiboek in op:
wie
wat
waar
wanneer (exacte dag + tijd)
Contactgegevens mensen
Benodigde materialen
Bijzonderheden
Checklist (als activiteit heeft plaatsgevonden een vinkje)
Slide 16 - Slide
Ga aan de slag met je project!
Verdeel de taken, en vul dit in/aan op de projectorganisatie-document.
Wat moet er allemaal geregeld worden, denk aan: locatie, programma, bereikbaarheid, uitnodigingen, aanmeldingen, een plattegrond, een programma, een draaiboek voor de dag. Wat moet daarvoor geregeld worden?