Les 2 - Plannen en time-management

• Projectmanagement
• MBO
• Studiejaar 2

Aan het einde van deze les...

• Kun jij beargumenteren waarom plannen belangrijk is
• Kun jij je tijdrovers indelen volgens het Eisenhower principe

Voor- en nadelen projectmatig werken

Opdracht bespreken

De voor- en nadelen van projectmatig werken

De voordelen van projectmatig werken zijn eindeloos. Zo werk je met meerdere mensen samen aan één doel, wat er vaak voor zorgt dat er creatieve, nieuwe ideeën en mogelijkheden worden uitgewerkt. Door het samenwerken wordt er ook eerder resultaat geboekt. Als je een goede projectplanning kunt voorleggen aan de klant, oogt dit ook professioneel. Als het project duidelijk uitgewerkt is, is het ook eenvoudiger het overzicht en de controle te behouden.

Dat gevoel van overzicht en controle kan ook heel snel verdwijnen. Dit is het grote nadeel aan projectmatig werken, zeker als je werkt zonder hulpmiddelen. Als verschillende mensen met verschillende documenten werken, wordt dit snel een rommeltje. Bovendien kan een project beheren ontzettend veel tijd kosten. Als je er bijvoorbeeld voor kiest om een project te beheren met een spreadsheetprogramma, dan moet iemand alle info over dit project ingeven. Die persoon moet dan kennis hebben van de formules die hiervoor nodig zijn. Ook is een foutje snel gemaakt in zo’n programma. Dit wil je uiteraard niet, één fout cijfertje kan een grote invloed hebben! Sommige spreadsheetprogramma’s moeten ook vaak een back-up krijgen zodat de informatie niet verloren gaat bij een computercrash.

Time Management

Waar denk je aan bij
time management?

Bepaal voor jezelf:

• Schrijf in 5 minuten voor jezelf je eigen tijdrovers op

Waar gaat het mis bij Harry?

• Als laptop openen, eerst "twente"nieuws kijken
• Beginnen met mail checken
• Voorrang geven aan verzoeken van anderen
• Telefoon aan staan
• Korte termijns geluk voorrang geven aan lange termijn urgentie

TIME MANAGEMENT

"denk aan de tijd"

De vaardigheid om in te schatten hoeveel tijd je hebt, hoe die te verdelen en hoe je een deadline haalt

Waarom
plannen

Wat zijn tijdrovers?

Hoe bepaal je de volgorde van je taken?

In het eerste kwadrant zet je de dingen die zowel belangrijk als urgent zijn. Denk aan allerlei crises, heftig politieke problemen, of een acute storing. Werkzaamheden in dit kwadrant zijn ideaal voor de “brandjesblussers” onder ons. De druk is hoog, er wordt direct actie verlangd, je ziet ook direct resultaat van je werk en je hebt de aandacht (en ondersteuning) van de mensen boven èn onder je. Er zijn veel mensen die zich helemaal op hun plek voelen in dit kwadrant en van brandje naar brandje hollen. Zij lopen wel het risico dat taken die ook belangrijk maar minder urgent zijn ondersneeuwen. Die taken blijven net zolang liggen totdat de druk hoog genoeg is opgelopen en ze alsnog als brandje moeten worden opgepakt.

Belangrijk maar Niet Urgent

In dit kwadrant vind je zaken die best nog even kunnen wachten, maar die wél belangrijk zijn. Het grote probleem is hier dat deze zaken vaak blijven liggen totdat ze alsnog urgent zijn geworden. Soms is dat goed, maar vaak ook niet. Goed omdat onder hoge druk snel resultaten kunnen worden bereikt, maar ook slecht omdat daardoor de tijd ontbreekt om eens fundamenteel na te denken en de beste oplossing bij het probleem te zoeken. Ook activiteiten als timemanagementsystemen, verantwoording en verslagen, de financiële boekhouding vallen in dit kwadrant. Je kunt ze lang uitstellen maar ze moeten uiteindelijk wel gebeuren. Wie steeds brandjes blust en te weinig tijd neemt voor belangrijke vraagstukken die wat meer tijd en aandacht verdienen, ondergraaft de eigen organisatie op de lange termijn.

Niet belangrijk maar Wel Urgent

Kwadrant 3 vult zich met onbelangrijke zaken die wel urgent zijn. Denk aan terugkerende vergaderingen en telefoontjes. Ze zijn vaak niet belangrijk maar vragen wel direct om je aandacht. Of die urgentie altijd terecht is valt te bezien, de activiteiten zijn niet voor niets onbelangrijk. Hier valt dus absoluut tijd te winnen door zaken te delegeren of te mitigeren.

Niet Urgent en ook Niet Belangrijk

Het vierde en laatste kwadrant is die van de tijdvreters. Hier zitten die dingen in

die niet urgent zijn en zeker niet belangrijk, maar waar je wel de helft van je dag vult. Het nodeloze gebabbel van collega’s op je kamer (een beetje sociale praat is wel belangrijk, maar teveel niet), de e-mailtjes (voor CC-tjes) die je gelijk openklikt, het voor de tiende keer herschrijven van een eindrapport (perfectionisme). Tal van zaken kunnen je bezig houden, terwijl ze eigenlijk niets opleveren. Tijdvreters dus.

Maar wat doe je eraan?

De belangrijkste tips die ik je kan geven is om te beginnen met je dagvulling bij te houden in een matrix zoals hier beschreven. Stel vervolgens prioriteiten en houd je daar ook aan.

Komt er vervolgens een nieuwe taak op je bord (of door je deur in de vorm van een collega die je een spoedklusje aanbiedt), denk dan eerst 30 seconden na, voordat je reageert en/of in actie komt. Want hoe belangrijk en urgent is deze taak nou echt? Hoeveel tijd wil je erin investeren, en ten koste van wat gaat dat dan? Ben jij wel de geëigende persoon die dit klusje moet oplossen of kan het aan een ander worden gedelegeerd? Is er een slimme aanpak te verzinnen zie jou minder tijd en moeite kost?

A busy week

- We all need some time management

- Is it hard to find time to do things you like?

- We all should have time to do "nothing".

Time management

Opdracht:

Vul de rest van jouw taken /acties van deze week in in de kwadranten zoals ze beschreven staan in de Eisenhowermatrix.

www.heteffectievewerken.nl

tijdwinst.com