SE-7 Les 1

AGENDABEHEER
1 / 38
next
Slide 1: Slide
SecretariaatVocational Education

This lesson contains 38 slides, with interactive quizzes and text slides.

time-iconLesson duration is: 120 min

Items in this lesson

AGENDABEHEER

Slide 1 - Slide

Planning

Les 1 en 2: Hfdst 3 Agendabeheer

Les 3 t/m 5: Workshop

Les 6: Casus over Agendabeheer

Les 7: Examen Agendabeheer 

Slide 2 - Slide

Doelstellingen
  • Soorten agenda;

  • op welke manieren je een agenda bij kunt houden;

  • hoe je afspraken kunt registreren;

  • welke andere taken hierbij horen.

 

Slide 3 - Slide

Inleiding
Regel en noteer de afspraken van en voor de leidinggevende van zowel interne en externe werkrelaties.

  • synchroniseer agenda
  • stem agenda onderling af
  • bewaak afpsraken en verzet ze indien nodig

Slide 4 - Slide

Taak van de secretariaat medewerker
De leidinggevende op vaste tijden herinneren aan dingen die moeten gebeuren of afspraken die nagekomen moeten worden

TO-DO list

Slide 5 - Slide

Het beheren van de agenda 
Afspraken plannen
Waar moet je allemaal op letten als je afspraken en agenda's beheert?
  • Communicatie
  • Rekening houden met deadlines (ook in agenda plaatsen)
  • Duidelijk ovezicht ( noteer gelijk de gemaakte afspraken)
  • Duidelijk beeld wie wanneer ingepland kan en wil worden





Slide 6 - Slide

Wat is een agenda beheren en wat doe je dan precies? 

Je bent bezig met het beheren van je agenda als je:

Afspraken vastlegt
Afspraken bewaakt
Afspraken verplaatst
Activiteiten voorbereid voor een afspraak


Slide 7 - Slide

Digitale  agenda's 
Handig om te gebruiken zijn de digitale agenda's
- Uitnodigen ( meerdere personen)
- data keuze 

1.  https://datumprikker.nl/
2. https://www.afspreken.nl/
3. http://doodle.com/nl/.

Slide 8 - Slide

Wat kan je bijhouden/noteren in een agenda? 

Afspraken                                            Verjaardagen
Huiswerk                                              Adressen
Toetsen                                                Telefoonnummers
Cijfers                                                   Vergaderingen inplannen

Etc.

Slide 9 - Slide

Complex agendabeheer?


Complex agenda beheer is het beheren van meerdere agenda's tegelijkertijd. 

Bijvoorbeeld: jij beheert naast je eigen agenda, ook de agenda's van een aantal collega's/leidinggevende(n). 

Slide 10 - Slide

Machtigen 
Het is pas mogelijk om een agenda van een ander aan te vullen/aan te passen als die persoon jou hiertoe machtigt. 

Machtigen = toestemming geven/rechten ontlenen

Dus, stel jouw leidinggevende wil dat jij zijn afspraken noteert en beheert, dan moet hij jou eerst machtigen voor toegang tot zijn agenda. 

Slide 11 - Slide

Wat is belangrijk bij agendabeheer?
  • Tijdig en regelmatig overleggen met je leidinggevende over de agenda
  • Tijdig plannen en regelen van afspraken
  • Snel en nauwkeurig kunnen werken
  • Je houden aan bedrijfsprocedures 

Bedrijfsprocedures: geldende afspraken binnen een bedrijf

Slide 12 - Slide

Soorten agenda's
Papieren agenda


Whiteboard/ planbord


Digitale agenda

Slide 13 - Slide

Papieren agenda
Wordt minder gebruikt

Bijv: schoolagenda, bureau agenda, 
planner, bullet journal en takenlijst.

medeweker receptie houdt bij een kantooragenda

Slide 14 - Slide

Whiteboard/ planbord
noteer de afspraken voor de hele week,
hele maand of voor een langere periode.

Werken met verschillende kleuren:
  • afspraken van meerdere mensen
  • verschillende soorten afspraken

Slide 15 - Slide

Digitale agenda
Bijvoorbeeld: Microsoft Outlook, Google Agenda en apps op smartphone.

Slide 16 - Slide

Taken agendabeheer
  • Tijdig en regelmatig overleggen met je leidinggevende over de agenda.

  • Tijdig plannen en regelen van afspraken.

  • Snel en nauwkeurig kunnen werken.

  • Je houden aan de bedrijfsprocedures.

  • Je houden aan de afspraken in de planning en prioriteitenstelling

Slide 17 - Slide

Tips voor agendabeheer 
  • Noteer vast voor het gehele jaar alle feest - en vrije dagen. 

  • Noteer vast alle vaststaande jaarlijks evenementen (bv. beurs).

  • Blok momenten in de agenda waarop geen afspraken gepland worden.

  • Afspraken niet te strak plannen (houd rekening met uitloop)

Slide 18 - Slide

Tips voor agendabeheer 
  • Bij afspraken buiten de deur --> houd rekening met reistijd.

  • Noteer contactgegevens van de persoon waarmee de afspraak is. 

  • Plan een (vast) wekelijks moment in (samen met diegene waarvoor je de agende bijhoudt) om de huidige agenda te bespreken --> nog up to date?

Slide 19 - Slide

Wat is het voordeel van werken met kleur categorieën met agendabeheer?
A
Het brengt kleur in je leven.
B
Het maakt je agenda overzichtelijker.
C
Het maakt voor je baas duidelijker wat je doet.
D
Het maakt een afspraak inplannen makkelijker.

Slide 20 - Quiz

Wat zou complex agendabeheer kunnen betekenen?
A
Heel veel afspraken beheren.
B
Meerdere agenda's beheren.
C
Afspraken over een lange tijd beheren.
D
Zowel werk als privé afspraken beheren.

Slide 21 - Quiz

Dit is een elektronisch bestand om afspraken in te noteren.
A
Datumplanner
B
Digitale agenda
C
Agendabeheer
D
Niks

Slide 22 - Quiz

Wat hoort niet bij secretarieel?
A
agendabeheer
B
reclame maken
C
telefoneren
D
plannen

Slide 23 - Quiz

Wat is géén taak van een office/management assistant m.b.t. agendabeheer?
A
Privé-agenda van leidinggevende beheren
B
Tijdig plannen en regelen van afspraken
C
Zich aan de afspraken en prioriteiten in de planning houden
D
Opstellen van de agenda voor vergaderingen.

Slide 24 - Quiz

Outlook
Wat is outlook?
Hoe werkt outlook?
Hoe plan je een afspraak in outlook?
Welke opties zijn handig?

Slide 25 - Slide

Slide 26 - Slide

Slide 27 - Slide

Slide 28 - Slide

Slide 29 - Slide

Slide 30 - Slide

Slide 31 - Slide

Slide 32 - Slide

Slide 33 - Slide

Slide 34 - Slide

Slide 35 - Slide

Slide 36 - Slide

Slide 37 - Slide

Slide 38 - Slide