SE-8 Les 1

Vergaderingen
1 / 23
next
Slide 1: Slide
SecretariaatVocational Education

This lesson contains 23 slides, with interactive quizzes, text slides and 2 videos.

time-iconLesson duration is: 120 min

Items in this lesson

Vergaderingen

Slide 1 - Slide

Lesstof
Hoofdstuk 3:
Vergaderingen

Hoofdstuk 4:
Notuleren en opvolging actiepunten

Slide 2 - Slide

Doelstellingen
Aan het einde van dit hoofdstuk kun je:
  • De meest geschikte vergaderlocatie selecteren met de gewenste faciliteiten
  • Gericht selecteren op het aantal genodigden en de bereikbaar van de locatie
  • Een planning / draaiboek opstellen
  • Een agenda opstellen

Slide 3 - Slide

Definities van vergadering
  1. Een vergadering is een georganiseerde bijeenkomst van personen waarop verschillende punten worden besproken en beslissingen worden genomen.
  2. Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. 

Slide 4 - Slide

Rekening te houden met volgende punten

  • Je informeert naar de doelstellingen van de vergadering.
  • Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert je een planning, checklist of draaiboek.
  • Je regelt een interne of externe vergaderinglocatie.
  • Je nodigt de deelnemers uit en verzorgt eventueel de agenda.

Slide 5 - Slide

De leden van een vergadering
De voorzitter
De notulist
De deelnemers

Slide 6 - Slide

Noteer de definitie van een vergadering

Slide 7 - Open question

Met welke punten dien je als management assistant GEEN rekening te houden bij het organiseren van een vergadering?
A
Je informeert naar de doelstellingen van de vergadering.
B
Je regelt een interne of externe vergaderlocatie.
C
Je moet rekening houden als de andere medewerkers hun taak doen
D
Je nodigt de deelnemers uit en verzorgt eventueel de agenda.

Slide 8 - Quiz

Welke leden behoort niet tot een vergadering of een bijeenkomst.
A
De klanten
B
De deelnemers
C
De voorzitter
D
De notulist

Slide 9 - Quiz

Geef een aantal voorbeelden van verschillende soorten overlegbijeenkomsten/ vergaderingen binnen een bedrijf.

Slide 10 - Open question

Opbouw vergadering
Als management assistant informeer je naar de doelstellingen van de bijeenkomst.

Kleine bijeenkomst zoals:
vergaderingen, jubilea, open dagen en trainingen

Slide 11 - Slide

Doelen van een vergadering
  • Informerend

  • Meningvormend

  • Besluitvormend

  • Probleemoplossend

Slide 12 - Slide

Agenda
Op de agenda staan de onderwerpen die tijdens de vergadering aan de orde komen puntgewijs genoemd.

Slide 13 - Slide

Aan het begin van de agenda
  • Opening
  • Vaststellen agenda
  • Goedkeuren notulen 
  • Mededelingen
  • Ingekomen stukken

Slide 14 - Slide

Aan het eind van de agenda
  • W.V.T.T.K (wat verder tot tafel komt)
  • Rondvraag
  • Planning volgende vergadering
  • Sluiting

Slide 15 - Slide

Zinvol en doelgericht te vergaderen

  • Wie de eigenaar is
  • Wat er aan het eind bereikt moet zijn
  • wat er van de deelnemers wordt verwacht
  • Hoeveel tijd er beschikbaar is
  • Wat de bijbehorende stukken zijn
  • Welke werkwijze of procedure gevolg gaat worden

Slide 16 - Slide

Rondvraag
Als laatste punt op de agenda.

De deelnemers kunnenvragen stellen over onderwerpen die niet expliciet op de agenda staan. 

Een onderdeel van een vergadering.

Slide 17 - Slide

Uitnodiging
Verzendt de uitnodiging naar de deelnemers zodat zij zich kunnen voorbereiden.
  • Alle deelnemers die zijn uitgenodigd
  • De locatie van de vergadering
  • Het tijdstip en de duur van de vergadering
  • Eventuele voorzieningen zoals lunch of diner
  • Agenda

Slide 18 - Slide

Slide 19 - Slide

Rondvraag betekent dat de voorzitter van de vergadering geeft de deelnemers dan één voor één het woord zodat deze zijn of haar vragen kan stellen over onderwerpen die niet op de agenda staat of niet onder een ander agendapunt aan de orde komen.
A
Juist
B
Onjuist

Slide 20 - Quiz

Slide 21 - Video

OPDRACHT
timer
20:00

Slide 22 - Slide

Slide 23 - Video