24boost Financieel afhandelen kantoorzaken

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken
Boom Digitaal /

1 / 25
next
Slide 1: Slide
DirectiesecretaresseMBOStudiejaar 2

This lesson contains 25 slides, with interactive quizzes and text slides.

time-iconLesson duration is: 60 min

Items in this lesson

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken
Boom Digitaal /

Slide 1 - Slide

Wat zou de toegevoegde waarde van ChatGPT zijn voor jouw toekomstige baan?

Slide 2 - Open question

ChatGPT
Gebruik AI (ChatGPT of een ander programma) eens bij het maken van de opdrachten

Slide 3 - Slide

(Kantoor)voorraad
  • Hoeveelheid die voor handen is
  • Voorbeelden: papier, cartridges, schrijfgerei, laptops, nietmachines, perforators
  • Soms ook: koffie, thee etc. of kantoormeubilair zoals ladeblokken, hangmappen en soms ook usb-sticks, mobiele telefoons.

Slide 4 - Slide

Voorraadbeheer
  • Alle activiteiten rond het bestellen en in voorraad houden van goederen
  • Logistiek = beheersen van de goederenstroom.
  • Voorraadbeheer is logistiek proces: inkoop, ontvangst, opslag, uitgifte en administratie van kantoorartikelen.
  • Voorraadbeheer en controle
  • Zelf bestellen of via leverancier
  • Bestelfrequentie en kostenbewustzijn
  • Kwantumkorting
  • Standaard bestellijst samenstellen en aanpassen

Slide 5 - Slide

Administratie
  • (Bepalen) minimumvoorraad
  • Bijhouden van de voorraad (digitaal in een voorraadspreadsheet)  en regelmatig tellen
  • Administratieve voorraad vs daadwerkelijke voorraad
  • Signaleren tekorten en overschotten
  • Contact met leverancier

Slide 6 - Slide

Heb je wel eens moeten balansen in een supermarkt?
A
ja
B
nee
C
weet ik niet meer
D
niet in een supermarkt, maar wel bij een ander bedrijf

Slide 7 - Quiz

Minimumvoorraad
  • Beginvoorraad bepalen
  • Minimumvoorraad bepalen
  • Formule: Minimumvoorraad = afzet x levertijd. Afzet (per dag) = afname van een artikel in een bepaalde periode : het aantal dagen in die periode
  • Minimumvoorraad en voorraadspreadsheet
  • Let bij het bestellen op de levertijd en het bestelmoment

Slide 8 - Slide

Levensmiddelenvoorraad
  • Te maken met houdbaarheidsdata (geldt ook voor cartridges!)
  • THT: bij voedingsmiddelen die niet snel bederven. Garantie tot deze datum, na deze datum nog wel zonder gevaar te gebruiken. Kwaliteit gaat wel achteruit. Wel onderscheid tussen ongekoelde en gekoelde producten.
  • TGT: bederfelijke voedingsmiddelen. Moet altijd een bewaarinstructie op staan 

Slide 9 - Slide

Offertes aanvragen
  • Logisch om bij meerdere leveranciers offertes op te vragen en prijzen en aanbod te vergelijken. Soms kan dit ook via een website.
  • Let ook op betrouwbaarheid en snelheid van de levering, kwaliteit, garantie, onderhoudscontracten, betalingsvoorwaarden etc. 

Slide 10 - Slide

Offertes
  • Vaste en vrijblijvende offertes
  • Onderdelen van een offerte (zie theorie)
  • Kortingen: kwantumkorting, staffelkorting
  • Prijs inclusief en exclusief btw

Slide 11 - Slide

Kritisch goederen inkopen
  • Koopcyclus en leveranciersvergelijking
  • Budget
  • Prijs-kwaliteitverhouding
  • Decision Making Unit (DMU)

Slide 12 - Slide

Inkoopregister
Lees dit goed door. 
Vind ik wat minder belangrijk. 

Slide 13 - Slide

Maak nu de opdrachten 
5  -  6  -  7  -  10
11  -  12 - 14 - 19

Slide 14 - Slide

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken
Boom Digitaal
MA2 - 8 juni 2021

Slide 15 - Slide

Bestellen
  • Verschil tussen inkopen en bestellen
  • Inkopen: nieuwe afspraken met leverancier. 
  • Afsluiten overeenkomst om nu of later een hoeveelheid goederen te krijgen tegen een zo gunstig mogelijke prijs en gunstige voorwaarden.
  • Bestellen: routinehandeling op basis van eerder gemaakte afspraken.
  • Manieren om te bestellen: telefonisch, schriftelijk, elektronisch, persoonlijk bij vertegenwoordiger, mondeling bij verkoopbalie

Slide 16 - Slide

Bestelling, order en ordertraject
  • Bestelling en order is hetzelfde
  • Ordertraject: stappen die doorlopen worden vanaf het opnemen van een bestelling tot en met de levering en betaling van de producten
  • Bestelling - bevestiging - levering - (track-en-tracecode) - bezorging - controleren levering - betaling
  • Aankopen eventueel afstemmen met andere afdelingen

Slide 17 - Slide

Bestelbon en orderbevestiging
  • Bestelbon: overzicht van wat je besteld hebt. Tegenwoordig vaak digitaal (op scherm)
  • Orderbevestiging: bevestiging van de bestelde artikelen.
  • Op de orderbevestiging staat het bestelnummer (ordernummer of inkoopordernummer). Dit nummer staat ook op de pakbon en de factuur. Met dit nummer kan de leverancier de bestelling terugvinden in het systeem
  • Elementen van een orderbevestiging (zie theorie)

Slide 18 - Slide

Controleren levering en retourzending
  • Controleren: kwalitatieve controle en kwantitatieve controle
  • Checken bestelling, orderbevestiging, vrachtbrief en pakbon
  • Belang van controleren van de levering
  • Bij akkoord betaling factuur
  • Retourneren van artikelen (contact met leverancier of retourprocedure volgen)

Slide 19 - Slide

Checklist ordertraject
VK-17 is een samenvatting van het voorgaande. Hierin zijn de verschillende achtereenvolgende onderdelen van het ordertraject beschreven. 

Slide 20 - Slide

Algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden
  • Algemene voorwaarden maken duidelijk welke rechten en plichten klant en leverancier hebben.
  • Voorbeelden: regeling rondom retouren, klachtenregeling
  • Leverings- en betalingsvoorwaarden zijn onderdeel van algemene voorwaarden
  • Wettelijke verplichting webshops

Slide 21 - Slide

Algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden
  • Leveringsvoorwaarden beschrijft alles wat met verkoop en levering te maken heeft (levertijd, garantie, annulering bestelling, bezorg-/ verzendkosten)
  • Betalingsvoorwaarden gaan over de wijze waarop betaling van facturen plaats moet vinden.

Slide 22 - Slide

Facturen
  • Eisen aan facturen (Belastingdienst)
  • Factuurnummer 
  • Controleren van facturen en eventueel contact met leverancier
  • Btw
  • Controleren, goedkeuren en verwerken van facturen
  • Acties bij onjuiste gegevens op factuur
  • Betalingstermijn - indien niets is vastgelegd vaak 30 dagen, vaak is dit opgenomen in de voorwaarden of in offerte of factuur

Slide 23 - Slide

Samenwerking met Financiën
  • Controle afdelingskas
  • Bijgestelde factuur
  • Urenadministratie project
  • Budget (kerstpakketten)
  • Debiteuren (klanten die op rekening gekocht hebben, het bedrijf krijgt nog geld, een vordering)
  • Crediteuren (leveranciers die op rekening geleverd hebben, het bedrijf moet nog geld betalen, een schuld)

Slide 24 - Slide

Maak nu de opdrachten
20 - 21 - 22 - 23 - 24 - 26 - 27

Slide 25 - Slide