Planning en voorraad / vergadertechnieken

                                Vergadertechnieken
1 / 43
next
Slide 1: Slide
Verpleging en verzorgingMBOStudiejaar 2

This lesson contains 43 slides, with interactive quizzes, text slides and 6 videos.

time-iconLesson duration is: 120 min

Items in this lesson

                                Vergadertechnieken

Slide 1 - Slide

This item has no instructions

Teamrol; Weet je wat jij bent?

Slide 2 - Slide

This item has no instructions

Slide 3 - Slide

This item has no instructions

Slide 4 - Video

This item has no instructions

Doel van een vergadering

Een vergadering is een gestructureerd groepsgesprek waarbij deelnemers aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang bespreken.

Slide 5 - Slide

This item has no instructions

Slide 6 - Video

This item has no instructions

Verschillende soorten vergaderingen

Slide 7 - Slide

This item has no instructions

1. Informatieve vergadering.
- het overdragen of verkrijgen van informatie van de ene persoon naar de andere.
- Het kennis nemen van deze informatie staat centraal. 
- Naar aanleiding hiervan kan de deelnemer zich een beeld en eigen oordeel vormen over het onderwerp.

Slide 8 - Slide

This item has no instructions

2. Probleemoplossende vergadering.
Deze vergadering staat in het teken van een bepaald probleem waarover gezamenlijk gesproken moet worden om te komen tot een oplossing.

Slide 9 - Slide

This item has no instructions

3.Besluitvormende vergadering.
 Er moet een beslissing genomen worden over een bepaald onderwerp. Hierover wordt met de deelnemers gediscussieerd, waarna men tot een gezamenlijk besluit komt.

Slide 10 - Slide

This item has no instructions

Besluitvormend
  • Doel besluit nemen
  • Zijn er alternatieven?
  • Hoe gaan we stemmen?
  • Welk percentage is nodig?
  • Hoe stemmen?

Slide 11 - Slide

This item has no instructions

Eenmansbesluit
Hierbij wordt het besluit genomen door één persoon, bijv de voorzitter of deskundige
Meerderheidsbesluit/ democratisch besluit
Meeste uitgebrachte stemmen wordt het.
Besluit met recht van Veto
Eén of meerdere deelnemers kunnen veto recht hebben. Voorstel wordt dan niet aangenomen ondanks meerderheid het ermee eens is.
Delegatie
Meerdere personen uit de groep krijgen de bevoegdheid om een beslissing tenemen namens de groep op basis van hun deskundigheid.
Unaniem
Is één deelnemer tegen dan wordt het voorstel afgewezen.
Besluitvorming

Slide 12 - Slide

This item has no instructions

Laten
Het toeval bepaalt welk besluit er wordt genomen. Er worden bijv briefjes gemaakt. het briefje dat wordt getrokken bepaalt het besluit. Laten is een snelle en neutrale manier om tot een besluit te komen.
Compromis
Een tussenoplossing. Bij een compromis geven alle deelnemers een beetje toe. Op die manier is het voorstel voor iedereen acceptabel.
Consensus
Er wordt alleen een besluit genomen als iedereen daarachter kan staan. In de praktijk komt dit erop neer dat deelnemers net zo lang met elkaar overleggen, totdat iedereen het eens is.
Besluitvorming

Slide 13 - Slide

This item has no instructions

Slide 14 - Slide

This item has no instructions

fase 1 : Voorbereiding
1. Ga na wat er van jou verwacht wordt. Overleg met de voorzitter welke verslagvorm.
2. Verzamel de gegevens van de vergadering. Denk hierbij aan de uitnodiging (plaats, datum, tijd, soort vergadering), vergaderdoel en de notulen van de vorige vergadering.
3. Weet wie er aan de vergadering deelneemt: voorzitter, namen en hoedanigheden van de deelnemers.
4. Heb je de agenda en alle aanvullende documenten ontvangen? Bestudeer ze ook grondig voor de vergadering. Zo weet je meteen waarover het gaat.
5. Bespreek indien nodig de onduidelijkheden met de voorzitter of met je manager.
6. Maak eveneens afspraken over hoe je aangeeft dat er iets onduidelijk is. Dit kan bv. door aan de voorzitter te vragen bepaalde punten nog even kort samen te vatten.
7. Zorg dat je het nodige materiaal ter beschikking hebt. Denk maar aan pennen, papier, laptop, …

Slide 15 - Slide

This item has no instructions

fase 2: Tijdens vergadering
1. Zorg dat je bij aanvang alle documenten bij de hand hebt, ook diegene die pas tijdens de vergadering worden verdeeld.
2. Neem indien mogelijk naast de voorzitter plaats. 
3. Maak jezelf bekend als notulist (of zorg ervoor dat de voorzitter dit doet).
4. Noteer wie er allemaal aanwezig is.
5. Maak voldoende notities van alle besproken agendapunten.
6. Noteer per agendapunt het doel van het punt, de beschikbare informatie, een beknopte weergave van de bespreking en de eventuele conclusie.
7. Ga na of alle agendapunten behandeld worden.
8. Vraag opheldering bij onduidelijkheden.
9. Noteer alle afspraken en de datum van de volgende vergadering.

Slide 16 - Slide

This item has no instructions

fase 3: Na de vergadering
Na de vergadering
1. Wacht niet te lang om je notulen uit te werken. Hoe langer je wacht, hoe minder duidelijk je je de vergadering zal herinneren.
2. Neem de tijd om je notulen tot een verslag te herwerken. Haast en spoed …
3. Zijn er nog onduidelijkheden? Bespreek ze met je manager of met de voorzitter van de vergadering.
4. Lees jouw verslag voldoende na. Niets is zo onprofessioneel als schrijf- of stijlfouten in een verslag.
5. Heb je het perfecte verslag klaar? Verspreiden dan maar! Alle deelnemers dienen een kopie te krijgen. Vergeet diegenen niet die zich hebben verontschuldigd.
6. Vergeet het verslag niet te klasseren en te raadplegen voor een volgende vergadering. Het is daarbij essentieel voor de voorbereiding!

Slide 17 - Slide

This item has no instructions

Voorbereiden vergadering
- Voorzitter
- Agenda
- Bijbehorende stukken
- Notulist
- Vergaderruimte

Slide 18 - Slide

Vragen naar wat deze rollen en termen betekenen?
Iedereen ermee bekent.

Een voorzitter : maakt een agenda  en stuurt deze tijdig naar de leden van de vergadering.
1. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering.
2. Denk aan het reguleren van het gesprek
3. het inleiden van nieuwe agenda punten
4. maar vooral ook het op een goede manier afronden 
van de agendapunten van de vergadering.
5. Tijd in de gaten houden
6. Contact houden met de notulist

Slide 19 - Slide

This item has no instructions

De voorzitter 
De voorzitter is verantwoordelijk voor:
  • de vergaderlocatie 
  • het verzamelen van agendapunten 
  • het opstellen van de agenda 
  • het versturen van de agenda (en vorige notulen)
  • het regiseren van de vergadering 

Slide 20 - Slide

This item has no instructions

Slide 21 - Video

This item has no instructions

Taken voorzitter bij besluiten
- Duidelijk en maar voor één uitleg vatbaar
- Zwart op wit vastgelegd
- Genomen op grond van tevoren vastgestelde criteria (besluitvormingsmethode).
- Voor alle deelnemers bindend

Slide 22 - Slide

This item has no instructions

  •  Opening en  Mededelingen
  •  Notulen 
  •  Agendapunten
  • rondvraag , Actiepunten, Sluiting 

Slide 23 - Slide

This item has no instructions

Agenda
Opening;
Verslag of actiebesluitenlijst vorig werkoverleg;
Mededelingen en ingekomen/uitgegane stukken;
Inhoudelijke agendapunten:
a. ………
b. ………
c. ………
Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.);
Rondvraag

Slide 24 - Slide

This item has no instructions

Slide 25 - Video

This item has no instructions

Een notulist zorgt dat de notulen tijdig wordt verstuurd.
1. Zorg dat je ruimschoots op tijd bent voor de vergadering, want je taak begint al voordat de vergadering begint.
2. Noteer de datum en het tijdstip van de vergadering en de namen van de aan- en afwezigen.
3. Volg het gesprek zo geconcentreerd mogelijk
4. Je moet zelf meepraten met het bespreken van de zaken aangezien je ook een Deelnemer van het project bent.
5. Noteer belangrijke zaken en alle afspraken die gemaakt worden.
6. Geef in de notulen aan wie, wat, wanneer en hoe zijn taak moet uitvoeren.
7. Vraag om verduidelijking van wat er gezegd is.
8. Vraag bij twijfel of iets genotuleerd moet worden.
9. Werk de notulen (na de vergadering) op een verzorgde manier uit.
10. Zorg ervoor dat de Deelnemers van het project de notulen zo snel mogelijk in hun bezit hebben.

Slide 26 - Slide

This item has no instructions

De notulist 
De notulist is verantwoordelijk voor: 
  • het noteren van de aanwezige en afwezige personen
  • neemt tijdens de vergadering na elk afgerond onderdeel het woord om aan te geven op welke wijze hij/zij dit zal samenvatten in de notulen;
  • noteert in kernwoorden een leesbaar verslag met een duidelijk onderscheid in hoofd- en bijzaken en acties (actielijst)
  • verstuurd de notulen naar aanwezig en afwezige personen 

Slide 27 - Slide

This item has no instructions

 notulen
  • Aanwezigheid en datum 
  • Verslag van de vergadering 
  • Actielijst met afspraken  

Slide 28 - Slide

This item has no instructions

De timekeeper
De timkeeper is verantwoordelijk voor: 
  • het tijdig starten en eindigen van de vergadering
  • het aangeven wanneer er nog een X aantal minuten beschikbaar is voor het onderwerp wat momenteel besproken wordt 
  • het aangeven wanneer de tijd dat voor één onderwerp staat verlopen is 

Slide 29 - Slide

This item has no instructions

De deelnemer
De deelnemer is verantwoordelijk voor:
  • een goede voorbereiding (oude notulen gelezen & agenda gelezen)
  • actieve deelname 

Slide 30 - Slide

This item has no instructions

Efficiënt & effectief vergaderen
  1. Doel van de vergadering is helder 
  2. Gestructureerde agenda met tijdsindicatie (laat agenda punten tijdig inzenden zodat de agenda een aantal dagen voor de vergadering gedeeld kan worden)
  3. Duidelijke rolverdeling (voorzitter, notulist, timekeeper & deelnemer)
  4. Laat elkaar uitspreken 
  5. Start op tijd en eindig op tijd!

Slide 31 - Slide

This item has no instructions

Bespreken met het team
  • Werkoverleg/ teamoverleg
  •  Intervisie
  • Zorgvrager bespreking
  • Overdracht
  • Dienstevaluatie
  • Multidisciplinaire overleg

Slide 32 - Slide

This item has no instructions

Werkoverleg
  • Vergadering
  • Werkzaamheden bespreken of afstemmen
  • Regelmaat
  • Mensen die samenwerken
  • Voorzitter
  • Besluitenlijst of notulen
  • Agenda.

Slide 33 - Slide

This item has no instructions

Consult


  • Maak de situatie duidelijk waarin de vraag is ontstaan;
  • Verzamel alle benodigde gegevens om vragen van de adviesgever te beantwoorden;
  • Bedenk wie het best advies kan geven bij deze vraag;
  • Omschrijf de vraag helder



Slide 34 - Slide

This item has no instructions

Slide 35 - Slide

This item has no instructions

Intervisie


Bij intervisie wordt in groepsverband gekeken naar een specifiek probleem of specifieke vraag die bij iemand leeft.

Expertise, kennis en inzicht met elkaar delen.

Slide 36 - Slide

This item has no instructions

MDO
Een MDO heeft tot doel:
• de behandeldoelen, zorgdoelen en bijbehorende acties periodiek te toetsen en bij te stellen;

• het uitwisselen van informatie over de zorgvrager en met de zorgvrager;

• het vaststellen van het medisch beleid en de behandeldoelen en zorgdoelen met de patiënt en betrokken disciplines

Slide 37 - Slide

This item has no instructions

Opdracht in een viertal;
Beschrijf van 2 overleggen in jouw vak
- Wat is het doel van het overleg
- Welke onderwerpen worden er besproken
- Wie overlegt met wie?
- Hoe vaak vindt het per jaar plaats?
- Is er sprake van verslaglegging? Door wie?
- Hoe worden besluiten genomen?

Welke conclusies trekken jullie? Is de overlegstructuur overzichtelijk en logisch of stellen jullie problemen vast? 

Slide 38 - Slide

This item has no instructions

Wat is jouw Belbinrol
https://www.123test.com/nl/groepsrollentest/#its123-testAnchor


Slide 39 - Slide

This item has no instructions

Slide 40 - Video

This item has no instructions

Nemen van besluiten: hoe?

Slide 41 - Open question

This item has no instructions

Waardoor lopen afspraken niet goed?

Slide 42 - Open question

This item has no instructions

Slide 43 - Video

This item has no instructions