Vergaderen les 1

• Adminsitratie
• MBO
• Studiejaar 2

Vergaderen les 1

Leervragen

- Wat is een vergadering?

- Wat is een werkoverleg?

Hoe bereid je een vergadering voor?

- Wat zijn de vaste agendapunten? Noteer een omschrijving achter elk agendapunt. 

- Wat is een actielijst?

- Wat is een besluitenlijst?

Vergadering/werkoverleg

Deze les en de volgende les gaan over vergaderen. 

Werkoverleg is een vorm van vergaderen.

Vergadering

Een bijeenkomst van een aantal mensen waarin ze met elkaar overleggen  over 1 of meer onderwerpen.

Doelen kunnen zijn: standpunten uitwisselen, meningen vormen, afspraken maken, problemen oplossen en besluiten nemen. 

Een vergadering heeft vaak meerdere doelen.

Werkoverleg

• Werkoverleg is een regelmatig, gestructureerd overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers. 
• In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over het werk en de werksituatie. 

Het gaat bij werkoverleg om elkaar te informeren en afspraken te maken over de werkzaamheden.

Wie heeft er varing met werkoverleg?

ja

nee

Vertel.....

Wie wil er iets vertellen over zijn/haar ervaringen met vergaderingen of werkoverleg?

Voorbereiding voor een vergadering

Agenda opstellen

Deelnemers uitnodigen

Zaal/ruimte reserveren

Deelnemers uitnodigen

In les de lessen agendabeheer heb je al geleerd 

hoe je deelnemers kunt uitnodigen.

Agenda

• Een agenda is een lijst met onderwerpen waarover vergaderd wordt.
• De deelnemers ontvangen de agenda van te voren, zodat ze zich kunnen voorbereiden.
• De agenda is een hulpmiddel voor de deelnemers  van de vergaderingen om zich zo goed mogelijk voor te bereiden en voor de voorzitter om het gesprek te leiden.

Voorbereiding 1

Verdiepen in het onderwerp: je moet weten waarover het gaat om je mening vormen. Dat is belangrijk als er een besluit genomen wordt. 

Heb je zelf nog vragen of ideeën over het onderwerp?

Voorbereiding 2

Bij de voorbereiding hoort ook dat je het verslag van de vorige vergadering leest.

Er zijn verschillende vormen van een verslag van vergadering. 

- Notulen

- Besluitenlijst

-Actielijst

Notulen = gedetailleerd verslag van de vergadering. 

Besluitenlijst = lijst met besluiten die tijdens de vergadering worden genomen.

Actielijst: een lijstje waarop de taken en acties staan die gedaan moeten worden. Er staat op wie welke taak moet doen en wanneer de uitvoering van de taak klaar moet zijn. 

Vaste agendapunten: opening

Deze punten horen op de agenda van elke vergadering.

De voorzitter start de vergadering met deze 5 punten:

- Opening/welkom

- Vaststellen agenda (De voorzitter vraagt of er nog andere onderwerpen besproken moeten worden. Zo ja, dan worden die aan de agenda toegevoegd of doorgeschoven naar de volgende vergadering.)

Vervolg

-Verslag vorige vergadering (=notulen)

- Ingekomen stukken (= brieven/mails/folders/uitnodigingen  die voor iedereen van belang zijn.)

- Mededelingen (bv. waarom iemand niet aanwezig is)

Wisselende agendapunten

Dat zijn de onderwerpen die op deze vergadering 

behandeld worden. 

Het aantal kan variëren.

Vaste agendapunten: sluiting 

Dit zijn agendapunten die standaard aan het einde van een vergadering behandeld worden.

W.v.t.t.k. ( = wat verder ter tafel komt.)

Rondvraag

Sluiting

W.v.t.t.k.

Bij het agendapunt vaststelling van de agenda vraagt de voorzitter of de deelnemers nog een agendapunt willen toevoegen. Als dat zo is, wordt dat agendapunt besproken bij w.v.t.t.k.

Een deelnemer kan een agendapunt inbrengen dat vooraf niet op de agenda stond, maar wel besproken moeten worden. 

Rondvraag

Deelnemers krijgen nog de gelegenheid een korte vraag te stellen. De voorzitter maakt een rondje langs alle deelnemers.

De deelnemers krijgen de kans om vragen te stellen, opmerkingen te maken of zaken mede te delen die niet eerder aan bod kwamen. 

Soms leidt dit tot een onderwerp voor de volgende vergadering.

Besluitenlijst

De besluitenlijst is een overzicht van de besluiten die tijdens een vergadering zijn genomen.

De besluitenlijst moet kort en duidelijk zijn. Je noteert alleen het besluit, niets over de discussie of meningen van de deelnemers. 

De besluitenlijst bestaat uit een tabel met een aantal kolommen. Zie voorbeeld.

Actielijst

Op de actielijst staat de taakverdeling. Tijdens de vergadering is afgesproken welke taak of klus  een persoon in de komende tijd moet doen. 

Op de actielijst staat duidelijk wie wat moet gaan doen en wanneer die taak afgerond moet zijn. 

De actielijst bestaat uit een tabel met een aantal kolommen. Zie voorbeeld.

Opdrachten

Opdrachten Actielijst

 Leef je uit, Goede ontvangst 3.8 en 4.8 

Leervragen 

Maak de leervragen en bewaar ze in je portfolio bij module 5

Leervragen

- Wat is een vergadering?

- Wat is een werkoverleg?

Hoe bereid je een vergadering voor?

- Wat zijn de vaste agendapunten? Noteer een omschrijving achter elk agendapunt. 

- Wat is een actielijst?

- Wat is een besluitenlijst?