L3 archivering

LES 3
Week: 3

School: Business & Retail
Crebo: 25724 - Assistant Business Services
Leerweg: BOL & BBL & GIT
Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening
Werkproces: B1-K1-W3 Gegevensverwerking

Docent: dhr. R. Dewkali
1 / 40
next
Slide 1: Slide
BedrijfseconomieMBOStudiejaar 1

This lesson contains 40 slides, with interactive quizzes, text slides and 1 video.

time-iconLesson duration is: 60 min

Items in this lesson

LES 3
Week: 3

School: Business & Retail
Crebo: 25724 - Assistant Business Services
Leerweg: BOL & BBL & GIT
Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening
Werkproces: B1-K1-W3 Gegevensverwerking

Docent: dhr. R. Dewkali

Slide 1 - Slide

Welkom bij Business Services
Welkom bij
Business Services

Slide 2 - Slide

DEZE LES
  • Terugblik
  • Leerdoelen
  • Uitleg
  • Aan het werk
  • Lesafsluiting


AFSPRAKEN
  1. Je bent op tijd in de les.
  2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
  3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
  4. Jas uit, pet/muts etc. af.
  5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
  6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

Slide 3 - Slide

LESDOELEN
Aan het einde van deze les weet je meer over...
  1. systematisch en nauwkeurig archiveren;
  2. het opzoeken van gegevens;
  3. procedures en regels volgens afspraak.

Slide 4 - Slide

Analoog
Realtime
Digitaal
Efficiënt
Doelmatig, met veel en snel resultaat.
Met behulp van een computer.
Directe communicatie waarbij het uitwisselen van tekst, geluid en-of beeld plaatsvindt zonder wachttijden.
Niet digitaal.

Slide 5 - Drag question

Sorteren
Bij elkaar leggen wat bij elkaar hoort.
Ordenen
Een volgorde of een systeem aanbrengen.

Slide 6 - Slide

Plaats een afbeelding van een archief?

Slide 7 - Open question

Archiveren
Archief
De papieren van een bedrijf die bewaard worden.

  • statisch archief: documenten die je niet of zelden meer nodig hebt
  • dynamisch archief: documenten die je nog regelmatig nodig hebt
  • historisch archief: archiefstukken die voor altijd bewaard moeten worden

Dossier
Een hoeveelheid documenten over een persoon of een zaak.

Slide 8 - Slide

Slide 9 - Video

Slide 10 - Link

Opdrachten  Speld in een hooiberg

Opdracht A  Wat weet jij al van archiveren? 
  1. Maak een print screen van het resultaat
  2. Opslaan als wat weet jij al van archiveren in BW3 Gegevensverwerking


Opdracht B  Jouw persoonlijke archief
  1. Maak een print screen van het resultaat
  2. Opslaan als jouw persoonlijke archief in BW3 Gegevensverwerking

Slide 11 - Slide

Gerritsen Kantoorinrichting
Gerritsen Kantoorinrichting zet zich in om voor opdrachtgevers de perfecte kantooromgeving te creëren. In deze omgeving kunnen mensen gezond, efficiënt en met plezier werken.

Het aanbod van Gerritsen bestaat uit kantoormeubelen voor elk budget. De medewerkers van Gerritsen geven deskundig advies en bieden een goede service. In de showroom staan verschillende voorbeelden van kantoorinrichtingen.
stopwatch
00:00000

Slide 12 - Slide

Opbergmiddelen



   Dozen                       Mappen                Hangmappen                Ordners



  • Frontale mappen: aan de bovenkant open
  • Laterale mappen: aan de zijkant open

Slide 13 - Slide

Slide 14 - Link

Opdrachten  Soorten archieven

  1. Opdracht A  Neuzen in het stadsarchief 
  2. Opslaan als neuzen in het stadsarchief in BW3 Gegevensverwerking 

  1. Opdracht B  Je eigen dynamisch, statisch en historisch archief 
  2. Opslaan als dynamisch statisch en historisch archief in BW3 Gegevensverwerking 

  1. Opdracht C  Quiz archief 
  2. Maak een print screen van het resultaat > 80%
  3. Opslaan als quiz archief in BW3 Gegevensverwerking

Slide 15 - Slide

Rangschikken van documenten
  • Datum
dag-maand-jaar 24-12-2017 Nederlandse manier
jaar-maand-dag 2017-12-24 Amerikaanse manier

  • Alfabet
Jansen, A.
Jansen, A.A.
Jansen, B.

  • Code
Letters en/of cijfers



Slide 16 - Slide

Slide 17 - Link

Opdracht  A Codetaal
Je bent werkzaam bij de Efteling en je gaat een aantal binnengekomen brieven coderen. Lees het document Codering klachtenbrieven Efteling goed door.
Hierin staan de regels voor het coderen van brieven, zoals dat is afgesproken bij de Efteling.

  1. Maak de quiz Klachtenbrieven coderen
  2. Vul bij elke brief de juiste code in
  3. Maak een print screen van het resultaat > 80%
  4. Opslaan als codetaal in BW3 Gegevensverwerking

Slide 18 - Slide

Wat is het nadeel van aan archiefdoos als opbergmiddel?
A
Als één document nodig is, moet het hele dossier eruit worden gehaald.
B
Documenten krijgen altijd een slordig uiterlijk.
C
Documenten zijn altijd slecht vindbaar.
D
Documenten zitten vaak in de verkeerde dozen.

Slide 19 - Quiz

Welke volgorde bij het archiveren is juist?
A
archiveren ordenen sorteren verzamelen
B
ordenen sorteren verzamelen archiveren
C
sorteren verzamelen archiveren ordenen
D
verzamelen sorteren ordenen archiveren

Slide 20 - Quiz

Waarom is het makkelijk om bij het voorsorteren stapelbakken te gebruiken?
A
Omdat daarna de documenten alleen nog maar opgeborgen hoeven worden.
B
Omdat documenten per onderwerp bij elkaar komen liggen.
C
Omdat het archiveren dan niet meer hoeft.
D
Omdat het ordenen dan niet meer hoeft.

Slide 21 - Quiz

Wat is het dynamisch archief?
A
Dit is een archief dat verplaatst kan worden.
B
Dit is een archief met documenten die niet of zelden nodig zijn.
C
Dit is een archief met documenten die regelmatig nodig zijn.
D
Dit is een archief met documenten die vernietigd kunnen worden.

Slide 22 - Quiz

Waarmee begint op de Nederlandse manier het rangschikken van documenten op datum?
A
Met de voornaam van de persoon.
B
Met het jaar van archivering.
C
Met de dag van archivering.
D
Met de maand van archivering.

Slide 23 - Quiz

Archiveer jij al?
Ja
Nee
Ik ruim mijn kledingkast op.
Alleen belangrijke zaken.

Slide 24 - Poll

Digitaal archief
Voordelen digitaal archief
  • Neemt weinig ruimte in beslag.
  • Kunt documenten op meerdere manieren sorteren en zoeken.
  • Kunt goed voorkomen dat documenten per ongeluk gewist worden.
  • Documenten zijn goed te beveiligen.
  • Het opzoeken van gegevens gaat snel.
  • Kunt altijd een back-up maken.
Een reservekopie van (computer)gegevens.

Slide 25 - Slide

Digitaal archief
Nadelen digitaal archief
  • De computers moeten goed beveiligd worden tegen virussen en inbraak.
  • Computerprogramma's verouderen snel, hierdoor kan het gebeuren dat documenten niet meer leesbaar zijn. (bestanden omzetten; oude computerprogramma's bewaren)

Slide 26 - Slide

Eisen digitaal archief
Overzichtelijkheid = logisch ​

Toegankelijkheid = makkelijk bij bestanden kunnen ​

Volledigheid = alles moet aanwezig zijn ​

Betrouwbaarheid = vertrouwen op volledigheid en actualiteit ​

Authenticiteit = echte / oorspronkelijke formulieren

Slide 27 - Slide

Procedures
Toegankelijkheid: registreren
Up-to-date houden
(Wettelijke) bewaartermijnen

Slide 28 - Slide

Bewaarplicht
Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je administratie. Dit is verplicht – stelt de Belastingdienst.

  • financiële administratie
  • urenadministratie
  • voorraadadministratie
  • salarisadministratie
  • in- en verkoopadministratie

Slide 29 - Slide

Bewaartermijn
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. 
Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. 

Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.

Slide 30 - Slide

Als je stopt met je bedrijf, moet je dan de administratie bewaren?
A
ja
B
nee

Slide 31 - Quiz

Wat is een nadeel van digitaal archiveren?
A
Computerprogramma’s verouderen snel.
B
Digitaal archiveren neemt veel ruimte in beslag.
C
Documenten zijn niet snel terug te vinden.
D
Gegevens worden te vaak in een database opgeslagen.

Slide 32 - Quiz

Wat betekent: converteren van bestanden?
A
Mailen van bestanden naar een andere persoon.
B
Omzetten van gegevens voor toepassing in een andere omgeving.
C
Opschonen van gegevens in bestanden.
D
Wissen van complete bestanden die niet meer bruikbaar zijn.

Slide 33 - Quiz

Wat betekent: het up-to-date houden van een archief?
A
Dat documenten in een digitaal archief aan het begin van het kalenderjaar verwijderd moeten worden.
B
Dat documenten in een papieren archief aan het begin van het kalenderjaar verwijderd moeten worden.
C
Dat jaarlijks een overzicht wordt gemaakt van alle archiefstukken.
D
Dat regelmatig gecontroleerd moet worden of documenten bewaard moeten blijven.

Slide 34 - Quiz

Hoe wordt de periode genoemd voor het verplicht bewaren van documenten?
A
Bewaartijd.
B
Opslagtermijn.
C
Voorgeschreven termijn.
D
Wettelijke bewaartermijn.

Slide 35 - Quiz

Op welke wijze moeten documenten worden bewaard?
A
In de juiste categorie en met de juiste code.
B
In de juiste categorie en op de voornaam van de betreffende persoon.
C
Op alfabet en op de datum waarop deze zijn opgesteld.
D
Op de juiste datum en op de voornaam van de betreffende persoon.

Slide 36 - Quiz

Archiveren in een bedrijf
Offertes, facturen, brieven, contracten en bestellingen, bij een bedrijf krijg je te maken met veel verschillende soorten documenten. Het is belangrijk dat al deze documenten op de juiste wijze in het archief terechtkomen, zodat iedereen ze eenvoudig terug kan vinden. Dat vergt een duidelijke mappenstructuur en discipline. 

Slide 37 - Slide

Slide 38 - Link

Opdrachten  Archiveren in een bedrijf
Opdracht A  De juiste bestandsnaam?
  1. Maak een print screen van het resultaat > 80%
  2. Opslaan als juiste bestandsnaam in BW3 Gegevensverwerking


Opdracht B  Een nieuwe mappenstructuur voor het Efteling Hotel
  1. Maak een print screen van het resultaat
  2. Opslaan als mappenstructuur efteling in BW3 Gegevensverwerking

Slide 39 - Slide

Slide 40 - Slide