L5 postverwerking

LES 5
Week: 5

School: Business & Retail
Crebo: 25724 - Assistant Business Services
Leerweg: BOL & BBL & GIT
Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening
Werkproces: B1-K1-W3 Gegevensverwerking

Docent: dhr. R. Dewkali
1 / 38
next
Slide 1: Slide
BedrijfseconomieMBOStudiejaar 1

This lesson contains 38 slides, with interactive quizzes and text slides.

time-iconLesson duration is: 60 min

Items in this lesson

LES 5
Week: 5

School: Business & Retail
Crebo: 25724 - Assistant Business Services
Leerweg: BOL & BBL & GIT
Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening
Werkproces: B1-K1-W3 Gegevensverwerking

Docent: dhr. R. Dewkali

Slide 1 - Slide

Welkom bij Business Services
Welkom bij
Business Services

Slide 2 - Slide

DEZE LES
  • Terugblik
  • Leerdoelen
  • Uitleg
  • Aan het werk
  • Lesafsluiting


AFSPRAKEN
  1. Je bent op tijd in de les.
  2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
  3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
  4. Jas uit, pet/muts etc. af.
  5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
  6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

Slide 3 - Slide

LESDOELEN
Aan het einde van deze les weet je meer over...
  1. inkomende en uitgaande digitale en fysieke post;
  2. het gebruiken van gangbare computersystemen;
  3. hoe om te gaan met vertrouwelijke en privacy gevoelige informatie;
  4. taken op het gebied van repro.

Slide 4 - Slide

Dit valt WEL onder de AVG
Dit valt NIET onder de AVG
voornaam
bankafschrift
adres
intoleranties
geboortedatum
sollicitatiebrieven
naam van een kind

Slide 5 - Drag question

wel persoonsgegevens
geen persoonsgegevens
mijn telefoonnummer
huidige locatie
een populair liedje
je godsdienst
een nieuwe game

Slide 6 - Drag question

Soorten post
Als de post binnenkomt heb je te maken met verschillende soorten post.
  • Brieven
  • Drukwerk
  • Tijdschriften
  • Pakketten
  • Aangetekende post
  • Koerierszending
  • Fax en e-mail
Zendingen tot 2 kg.
Bij een antwoordnummer hoef je de brief of het pakket niet te frankeren.
Poststuk dat voor veel mensen bedoeld is.
Ook wel direct mail genoemd.
Een blad dat regelmatig verschijnt.
Passen niet in de brievenbus en/of zijn zwaarder dan 2 kg.
Onder rembours moet de geadresseerde betalen voor de inhoud van het pakket.
De ontvanger moet tekenen voor ontvangst.
Wanneer snelheid of tijdsgrantie belangrijk is.
Sommige met name internationale bedrijven hebben nog een faxapparaat.

Slide 7 - Slide

Sorteren van post
  1. op naam: alfabetisch
  2. op afdeling: vaste route
  3. op kamer of etage

Problemen bij inkomende post
  • onvoldoende gefrankeerd
  • verkeerd bezorgd
  • verkeerd geadresseerd 


Slide 8 - Slide

Inkomende post verwerken
Post openen
Briefgeheim       / gemachtigd
Inschrijven van post
Distribueren van post

Alleen de geadresseerde de brieven mag lezen.
De medewerker mag namens het bedrijf de post in ontvangst nemen.
De belangrijkste gegevens registreren in het brievenboek.
Na het registreren en sorteren moet de post naar de juiste afdeling of persoon.

Slide 9 - Slide

Interne post

Slide 10 - Slide

Verzorgen van uitgaande post
  • Registreren in postregistratiesysteem: brievenboek of digitaal
  • Losse post binnenland: brievenbuspost of pakketten
  • Partijenpost binnenland: via PostNL
  • Frankeren: postzegel of de frankeermachine
  • Losse post buitenland: brievenbuspost of pakketten
  • Partijenpost buitenland: via PostNL
  • Pakketten buitenland
Priority wil zeggen dat de zendig met voorrang wordt behandeld.

Slide 11 - Slide

Wat betekent het als een brief wordt verstuurd naar een bedrijf en daarvoor gebruik wordt gemaakt van een antwoordnummer?
A
Dat de brief dan extra snel wordt bezorgd.
B
Dat de bezorger verantwoordelijk is voor de bezorging.
C
Dat het frankeren van de brief niet nodig is.
D
Dat voor ontvangst van deze brief getekend moet worden.

Slide 12 - Quiz

Wat betekent het als een pakket onder rembours wordt verzonden?
A
Dat de geadresseerde betaalt voor de inhoud van het pakket.
B
Dat de inhoud verzekerd is voor diefstal.
C
Dat de ontvanger tekent voor ontvangst bij het aannemen van het pakket.
D
Dat het pakket niet bij anderen dan de geadresseerde afgegeven mag worden.

Slide 13 - Quiz

Joris werkt sinds kort op de postkamer bij een groot bedrijf. Per ongeluk opent hij een brief die voor de directeur is bestemd. Joris heeft geen machtiging daarvoor. Wat staat hierover in de grondwet?
A
Dat medewerkers en stagiairs van de postkamer altijd post mogen openen.
B
Dat alle medewerkers van een bedrijf de post mogen openen.
C
Dat medewerkers strafbaar zijn als deze zonder machtiging post openen.
D
Dat medewerkers van de postkamer alle post mogen openen, behalve geheime of vertrouwelijke post.

Slide 14 - Quiz

De meeste bedrijven schrijven de binnenkomende post chronologisch in. Wat wil dat zeggen?
A
De post wordt ingeschreven in alfabetische volgorde.
B
De post wordt ingeschreven in volgorde van binnenkomst.
C
De post wordt ingeschreven op datum van beantwoording.
D
De post wordt ingeschreven op datum van eerdere briefwisseling.

Slide 15 - Quiz

Wat is distribueren van post?
A
Inschrijven van de post in een brievenboek.
B
Kijken welke post naar welke persoon of afdeling moet.
C
Verdelen van de post over de juiste personen / afdelingen.
D
Zorgen dat de post intern verzendklaar is.

Slide 16 - Quiz

Wat is een ander woord door drukwerk?
A
Direct mail
B
Pakketpost
C
Postzending
D
Rembourspost

Slide 17 - Quiz

Wat wil priority zeggen als je post naar het buitenland verstuurt?
A
Dat de ontvanger moet betalen voor ontvangst.
B
Dat de zending met voorrang wordt behandeld.
C
Dat de zending verzekerd is tegen diefstal.
D
Dat de zending vooraf wordt gecontroleerd.

Slide 18 - Quiz

Postontvangst en digitaal archiveren
  • Openen van de post
  • Scan klaar maken
  • Scannen van de post
  • Registreren / zoeksleutel 
  • Invoeren van het juiste digitale adres (e-mail)
  • Versturen van de digitale post
Er zijn altijd poststukken die niet digitaal verwerkt kunnen worden of mogen worden, zoals folders en boeken.
Is een code waarmee documenten snel worden gevonden.

Slide 19 - Slide

Internet / Intranet / E-mail
  • Internet: veel informatie verspreiden
  • Intranet: interne communicatiemiddel, alleen voor werknemers bedrijf
  • E-mail: elektronische post
     toegankelijk
     archiefwet / bewaren e-mails
     archiveren
CC & BCC
CC  carbonkopie
BCC  blind carbonkopie

Slide 20 - Slide

Archiveren
Vroeger alles op papier         veel ruimte
Nu: steeds meer digitaal, omdat:
       behouden en benutten van kennis
       snel en makkelijk toegankelijk maken van kennis
       ruimtebesparing
       tijdsbesparing
       beveiliging van documenten
       raadplegen archief op afstand
       klanten sneller kunnen helpen
Wettelijke bewaartermijn
Voor particulieren 5 jaar.
Voor bedrijven en zelfstandigen 7 tot 10 jaar.

Slide 21 - Slide

Postkamer
Postkamer ‘oude’ stijl verdwijnt, steeds meer digitaal
Toch ook altijd documenten per post: folders, boeken, rapporten
Inrichting postkamer
  •   kast met kantoorartikelen
  •   sorteerkast
  •   bureau met telefoon en pc
  •   frankeermachine
  •   kopieermachine
  •   scanapparaat

Slide 22 - Slide

Repro
Plannen van opdrachten
Kopiëren
  • papierdikte (aantal gram per m²)  
  • papierformaat (aangeduid met een A)
  • kopieermachines
Reproduceren van documenten, kopiëren.

Slide 23 - Slide

Papierformaten

Slide 24 - Slide

A3  (297 x 420 mm)

Slide 25 - Slide

A4  (210 x 297 mm)

Slide 26 - Slide

A5  (148 x 210 mm)

Slide 27 - Slide

Wat betekent het digitaliseren van analoge post?
A
De post op papier wordt gescand en opgeslagen via de computer.
B
De post op papier ontvangt een code.
C
De post op papier wordt scan klaar gemaakt.
D
De post wordt gescand, gecodeerd en verstuurd.

Slide 28 - Quiz

De meeste bedrijven hebben de beschikking over een besloten internet, bedoeld voor de medewerkers. Hoe wordt dit genoemd?
A
Computernetwerk
B
Digitaal systeem
C
Intranet
D
World Wide Web

Slide 29 - Quiz

Aan een digitaal document kan een zoeksleutel worden toegekend.
Wat is een zoeksleutel?
A
Een zoeksleutel is een code die aangeeft dat een ander het document heeft.
B
Een zoeksleutel is een code die aangeeft hoe oud een document is.
C
Een zoeksleutel is een code die aangeeft of het document nog aanwezig is.
D
Een zoeksleutel is een code waarmee documenten snel worden gevonden.

Slide 30 - Quiz

Wat is het formaat van een A3 poster?
A
210 x 148 mm
B
297 x 210 mm
C
420 x 297 mm
D
297 x 297 mm

Slide 31 - Quiz

Pakketten verzenden
We verzenden regelmatig goederen. Deze zendingen zijn heel verschillend. Soms kan de zending door de brievenbus maar ook wordt het vaak als pakket verstuurd. 

Slide 32 - Slide

Slide 33 - Link

Opdracht  B Verzendformulier
  1. Open het sjabloon Verzendformulier pakketten
  2. Vul het formulier in voor de drie pakketten
  3. Opslaan als verzendformulier dag 3 in BW3 Gegevensverwerking

Slide 34 - Slide

Pakketten verzenden
Net als in de vorige opdracht moet je van een aantal pakketten aangeven op welke manier we deze moeten verzenden.

Slide 35 - Slide

Slide 36 - Link

Opdracht  A Verzendformulieren invullen
  1. Open het sjabloon Verzendformulier pakketten
  2. Vul het formulier in voor de drie pakketten
  3. Opslaan als verzendformulier dag 5 in BW3 Gegevensverwerking

Slide 37 - Slide

Slide 38 - Slide