Agendabeheer

Agendabeheer 
1 / 22
next
Slide 1: Slide
AdministratieMBOStudiejaar 2

This lesson contains 22 slides, with interactive quiz and text slides.

time-iconLesson duration is: 60 min

Items in this lesson

Agendabeheer 

Slide 1 - Slide

Agendabeheer

Slide 2 - Mind map

Agendabeheer in Outlook
Afspraken invoeren
Afspraken wijzigen (eventueel verwijderen)

Slide 3 - Slide

Gebruik de 4 W's

Wie: met wie is de afspraak?
Wat: wat voor soort afspraak is het of wat is het onderwerp?
Waar: waar vindt de afspraak plaats?
Wanneer: wanneer vindt de afspraak plaats? (Datum en tijdstip)

Slide 4 - Slide

Wat is belangrijk bij agendabeheer?

  • Snel en nauwkeurig kunnen werken
  • Je houden aan bedrijfsprocedures 

Bedrijfsprocedures: geldende afspraken binnen een bedrijf

Slide 5 - Slide

Vergadering invoeren

Klik op de juiste dag en op nieuwe gebeurtenis  en voer de gegevens in.

Of ga op de juiste dag en het juiste tijdstip staan en dubbel klik. Dan kun je de gegevens invoeren.

Slide 6 - Slide

Slide 7 - Slide

Vergaderverzoek 
In Outlook kun je mensen uitnodigen voor een vergadering.
Ga op de datum van de vergadering staan.
Klik op Nieuwe vergadering in de taakbalk.

Slide 8 - Slide

Vergaderverzoek
- Vul de e-mailadressen in van de mensen die je wilt uitnodigen.
- Bij optioneel vul je de e-mailadressen in van mensen voor wie
   het overleg mogelijk interessant is, maar hun aanwezigheid is
   niet vereist.
- Vul tijd en plaats in.
- Voeg eventueel een berichtje toe, met bijvoorbeeld het doel of
  het onderwerp van de vergadering.

Slide 9 - Slide

Slide 10 - Slide

Accepteren, voorlopig en weigeren
De ontvanger van de uitnodiging kan aangeven of
-  hij de uitnodiging accepteert,
- voorlopig accepteert 
- of weigert. 
Hij/zij kan daarbij een toelichting geven, maar dat hoeft niet.
Hij kan ook een nieuw tijdstip voorstellen of een berichtje sturen.

Slide 11 - Slide

Slide 12 - Slide

Nog 4 handigheidjes in Outlook

Terugkeerpatroon,
categoriseren,
herinnering
en 
urgentie


Slide 13 - Slide

Slide 14 - Slide

Urgentie
Het symbool voor urgentie is het rode uitroepteken in de taakbalk. 
Urgentie betekent dat iets dringend is. 

Slide 15 - Slide

Terugkeerpatroon

Met terugkeerpatroon kun je een vergadering of afspraak die regelmatig terugkomt, in 1 keer invoeren voor een bepaalde periode.

Slide 16 - Slide

Slide 17 - Slide

Herinnering 
Je kunt Outlook een herinnering laten sturen dat de vergadering over een kwartier start. 
Je kunt dit zelf instellen. Het kan ook een dag of een aantal uren van te voren zijn. 

Slide 18 - Slide

Slide 19 - Slide

Categoriseren
Met behulp van kleuren kun je je afspraken in categorieën ( = in soorten) verdelen. In je agenda kun je dan aan de kleur zien wanneer je welk soort afspraak hebt. 
Bv. blauw is werkoverleg. 
Door te klikken op "alle categorieën" kun je aangeven wat elke kleur betekent.

Slide 20 - Slide

Slide 21 - Slide

Opdrachten

SPL -> Zakelijke Hulp -> Dag 8
Opdracht 4 en 5


Slide 22 - Slide