Hoofdstuk 3 Projectplan

• PMW
• MBO
• Studiejaar 3

opstellen van een projectplan

3.1 

fases van een projectplan

1. initiatiefase (idee)

2. definitiefase (wat)

3. ontwerpfase (hoe)

4. voorbereidingsfase (hoe te maken)

5. realisatiefase (maken)

6. nazorgfase (in stand houden)

Initiatiefase 

1. onderzoeken van de projectaanleiding

2. vaststellen van het resultaat van het project

3. bepalen van de haalbaarheid van het project

4. een goedgekeurd project voorstel

Definitiefase

1. concrete formulering van het projectresultaat

2. opstellen programma van eisen

3. inventariseren van de werkzaamheden en het plannen van de werkzaamheden

4. randvoorwaarden in kaart brengen

5. opstellen van het projectplan

Ontwerpfase

deze fase bestaat uit het ontwikkelen van een ontwerp om te komen tot het afgesproken resultaat

Voorbereidingsfase

in deze fase wordt het project geschikt gemaakt voor de uitvoering

Realisatiefase

in deze fase worden alle werkzaamheden van het draaiboek uitgevoerd. als het goed is, weet iedereen wat hij/zij moet doen.

Nazorgfase

- eventueel een tevredenheidsonderzoek 

- evaluatie van het project

- projectverslag/presentatie

- bedanken van betrokkenen

- financiële verantwoording

welk onderdeel is niet belangrijk in de initiatiefase

1. bepalen van de haalbaarheid van het project
2. een goedgekeurd projectvoorstel
3. opstellen van het projectplan
4. onderzoeken van de projectaanleiding

waar staan de letters van SWOT voor?

3.2 de beheersingsfactoren

factoren voor beheersing

1. kwaliteit

2. organisatie

3. faciliteiten

4. tijd

5. informatie

6. geld

Kwaliteit

voorafgaand eisen formuleren

voortdurend streven naar verbetering

Organisatie

taken en verantwoordelijkheden vastleggen

afstemming tussen projectteam en opdrachtgever

heldere organisatie levert bijdrage

Faciliteiten

locatie, ruimte, specifieke voorzieningen: rolstoel

geluidsapparatuur, licht, catering, bewaking, schoonmaak en afvaltransport

benodigde verzekeringen en vergunningen

financiële middelen en menskracht

Tijd

doorlooptijd= de tijd waarbinnen het project moet worden afgerond

belangrijk! maak een planning

balkenschema

Informatie

het opstellen van een matrix

- op welke manier informatie

- afspraken over belangrijke documenten, waar staan die

- afspraken over versiebeheer, wanneer verschillende leden aan het zelfde  document werken

Geld

doorslaggevende rol

een schatting maken van kosten bij aanvang

begroting opstellen 

belangrijk! projectleider kijkt voortdurend hoe het er voor staat-> financieel

Meetlat

regelmatig gebruiken

beheersen is immers regelmatig meten

welke beheersingsfactoren zijn er?

welk begrip hoort niet in dit rijtje thuis

1. taken vastleggen
2. eisen formuleren
3. afstemming tussen team en opdrachtgever
4. verantwoordelijkheden

noem zoveel mogelijk faciliteiten

3.3 Een voorbeeld van een projectplan

De acht stappen voor het vormgeven van een project

.

Analyse: Relevante organisaties, overige betrokkenen en achterstanden gebied

Doelgroep: Welke jongeren wil je bereiken, wie wil je nog meer bereiken

Doelen: Welke maatschappelijke effecten wil je bijdragen?  

Activiteiten: Wat gaan we doen? Welke doelen moeten er bereikt worden 

Organisatie: Hoe gaan we het doen? Hoe betrekken we de doelgroep? 

Randvoorwaarden: Wat hebben we nodig?

Evaluatie: Hoe kunnen de resultaten aangetoond worden?

Verankering: Hoe verankeren we de resultaten 

Hoeveel stappen zijn er voor een projectplan?

1. 6
2. 8
3. 7
4. 9

Waarvoor word dit stappenplan gebruikt?

3.4 Het draaiboek van een groot evenement

De 6 fasen van een groot evenement

Initiatiefase (idee)

Definitiefase (wat)

Ontwerpfase (hoe)

Voorbereidingsfase (hoe te maken)

Realisatiefase (maken)

Nazorgfase (in stand houden)

Initiatiefase (idee)

• Aanleiding formuleren of vaststellen
• Aanstellen projectleider
• Projectgroep samenstellen
• Doelgroep
• Globaal beeld vormen

Definitiefase

• Concreet formuleren resultaat
• Opstellen PvA
• Globale planning werkzaamheden
• Vaststellen randvoorwaarden

Ontwerpfase

• Regelen contracten en vergunningen
• Opstellen begroting
• Vaststellen PR
• Werving en selectie vrijwilligers
• Bepalen en uitwerken evaluatiemethoden
• Gedetailleerde planning werkzaamheden

De voorbereidingsfase

• Opstellen dagdraaiboek: plattegrond, EHBO, schema etc.
• Opstellen programmaboekje

Uitvoeringsfase

• In deze fase gaat het om het coördineren en controleren van de werkzaamheden uit het draaiboek. Het uitvoeren van het evenement.

Nazorgfase

• Het evenementen word afgesloten door aandacht te schenken aan: bedanken relevante personen, PR zaken, afhandelen financiën, evaluatie en rapporten/presenteren resultaten.

Hoeveel fasen zijn er?

1. 5
2. 7
3. 6
4. 4

Waarmee sluiten we het evenement af?

Wat is de uitvoeringsfase?

1. Het uitvoeren van het dagdraaiboek
2. Het maken van het dagdraaiboek
3. Het realiseren van het voorbereidend draaiboek

Wat gebeurt er in de definitiefase?

1. Aanstellen projectleider
2. Opstellen begroting
3. Opstellen plan van aanpak
4. Vaststellen randvoorwaarden