Agendabeheer deel 1 van 2

• Administratie
• MBO
• Studiejaar 1

Lesdoelen voor les 1

•Je weet wat een agenda is.

•Je weet wat de functie van je eigen agenda is.

•Je weet hoe je de agenda op een juiste manier kan gebruiken.

•Je weet wat je in jouw agenda moet zetten.

Wat is een agenda beheren en wat doe je dan precies? 

Je bent bezig met het beheren van je agenda als je:

•Afspraken vastlegt

•Afspraken bewaakt

•Afspraken verplaatst

•Activiteiten voorbereid voor een afspraak

Wat kan je bijhouden/noteren in een agenda? 

•Afspraken                                            •Verjaardagen

•Huiswerk                                              •Adressen

•Toetsen                                                •Telefoonnummers

•Cijfers                                                   •Vergaderingen inplannen

Etc.

Wat is complex agendabeheer?

Complex agenda beheer is het beheren van meerdere agenda's tegelijkertijd. 

Bijvoorbeeld: jij beheert naast je eigen agenda, ook de agenda's van een aantal collega's/leidinggevende(n). 

Machtigen 

Het is pas mogelijk om een agenda van een ander aan te vullen/aan te passen als die persoon jou hiertoe machtigt. 

Machtigen = toestemming geven/rechten ontlenen

Dus, stel jouw leidinggevende wil dat jij zijn afspraken noteert en beheert, dan moet hij jou eerst machtigen voor toegang tot zijn agenda. 

Soorten/vormen van agenda's

Digitaal

Bijvoorbeeld: Microsoft Outlook, Google Agenda en apps op smartphone.

Papier

Bijvoorbeeld: schoolagenda, bureau agenda, planner, bullet journal en takenlijst.

Planbord  --> zie afbeelding

Tips voor agendabeheer 

• Noteer vast voor het gehele jaar alle feest - en vrije dagen. 
• Noteer vast alle vaststaande jaarlijks terugkerende afspraken (bv. beurs)
• Houd ruimte vrij in de agenda om aan zaken te kunnen werken.
  
• Afspraken niet te strak plannen (houd rekening met uitloop)
• Bij afspraken buiten de deur --> houd rekening met reistijd
• Noteer contactgegevens van de persoon waarmee de afspraak is. 
• Plan een (vast) wekelijks moment in (samen met diegene waarvoor je de agende bijhoudt) om de huidige agenda te bespreken --> nog up to date?
  

aan de slag

Maken: www.stichtingpraktijkleren.nl

--> Opdrachtenbank brede niveau 2 opleidingen

--> arrangementen; agendabeheer

--> individuele opdrachten outlook (1 t/m 3)

Lesdoelen voor les 2

•Je weet dat je op verschillende manieren afspraken en taken kunt bijhouden.

•Je kunt de verschillende soorten agenda’s en takenlijsten verwerken in een
digitale collage.

•Je kunt adviseren over welke agenda het meest geschikt is voor gebruik.

Outlook

Wat is outlook?

Hoe werkt outlook?

Hoe plan je een afspraak in outlook?

Welke opties zijn handig?

Wat is belangrijk bij agendabeheer?

• Tijdig en regelmatig overleggen met je leidinggevende over de agenda
• Tijdig plannen en regelen van afspraken
• Snel en nauwkeurig kunnen werken
• Je houden aan bedrijfsprocedures 

Bedrijfsprocedures: geldende afspraken binnen een bedrijf

Aan de slag

Maken: www.stichtingpraktijkleren.nl

--> Opdrachtenbank brede niveau 2 opleidingen

--> arrangementen; agendabeheer

--> individuele opdrachten outlook

opdracht 4 t/m 7