24boost Beheren van budgetten

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 2

Beheren van budgetten

24boost

MA2

13 mei 2020

Beheren van kleine budgetten

• Wat is een budget
• Hoe weet je wat je budget is
• Hoe wordt dit vastgesteld (bijv. door een begroting)
• Protocollen, regels
• Wie is waarvoor bevoegd en verantwoordelijk voor
• Wat voor budgetten beheer je als secretareese zoal

Voorbeelden van budgetten
die je als secretaresse beheert

Met welke externe factoren heb je te maken

• Als het slecht gaat met de economie, heeft dat invloed op bepaalde budgetten. Er wordt minder besteed aan kerstpaketten of personeelsuitjes.
  
• Werkkostenregeling (WKR). Een werkgever mag maar een bepaald percentage van de totale loonsom aan cadeaus en uitjes besteden/onbelast vergoeden. (In de regel bewaakt de financiële administratie dit.) Het is belangrijk dat je hiervan op de hoogte bent en blijft.

Financiële planning

• Maak een financiële planning: bedenk goed wat er binnenkomt (wat je 'budget' is) en waar het geld naar toe gaat.
• Dit wil ik illustreren met een filmpje.
• Dit gaat over een financieel plan voor een huishoudbudget.

En nu voor een budget dat jij als managementassistent beheert

• Zorg dat je weet wat je budget is en hoeveel je waaraan kunt besteden
• Trek op tijd aan de bel als het te krap is en onderbouw dit goed
• Wees kostenbewust
• Maar denk wel aan de prijs-kwaliteitverhouding
• Vraag offertes op, vergelijk het aanbod en de prijzen

Onderhandelen over het budget

• Met een leverancier
• Met je manager voor of na een aankoop
• Hoe onderhandel je?
  Lees dit in de theorie bij VK 15

Controleren facturen

• Belastingdienst. Btw. 0% 9% (was tot 2019 6%) en 21%. Btw betalen en terugvorderen.
• Eisen aan een factuur
• Als secretaresse werk je samen met de financiële administratie: je controleert vaak facturen van door jou bestelde producten en hebt soms een rol in het bijhouden van project- en urenadministraties (gaan we het volgend jaar over hebben). Verder moet je je verantwoorden als je bijvoorbeeld  de afdelingskas bijhoudt

Hou een administratie bij

• Dit kun je in een fysiek kasboek doen of in een spreadsheetprogramma (Excel)
• Zorg dat je alles goed vastlegt, dat er altijd bonnetjes zijn, dat je noteert als er een voorschot uit de kas aan iemand is meegegeven.
• Check regelmatig de kas en zorg dat er controle plaatsvindt.
• Op de volgende dia een voorbeeld van een kasboek in Excel.

Wat check je zelf of wordt gecontroleerd bij een kascontrole?

Boekhouden

• Het voorafgaande betreft een eenvoudig kasboek. Het is een voorbeeld van administreren. Administreren is het systematisch verzamelen van gegevens en feiten.  Administreren is onderdeel van de boekhouding.
• Een bedrijf/organisatie is verplicht een boekhouding te voeren. Boekhouden is het regelmatig en volgens vaste regels noteren van de omvang van bezittingen, schulden en eigen vermogen en van alle veranderingen die daarin plaatsvinden.

En verder in deze module...

Nog een paar onderdelen (Beter werken) over:

• Brainstormen
• Onderhandelen
• Deelnemen aan werkoverleg
• Werken met Excel

Opdrachten

Er staan een aantal opdrachten voor jullie klaar, nl.,

6 - 7 - 8 - 9 - 10 - 11 - 12 - 13 - 16 - 18 - 19 - 20 - 21 - 22 - 23 en 24

Deze opdrachten maak je deze en volgende week !