Audit - Les 1 - Audits

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Lesdoelen

• Je kent de definitie van een audit
  
• Je kunt het verschil tussen een interne en een externe audit uitleggen
• Je kunt voorbeelden van verschillende soorten audits noemen
• Je kunt de verschillende fasen in het auditsysteem benoemen

Definitie audit

Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan overeengekomen auditcriteria is voldaan

• Systematisch?
• Onafhankelijk?
• Gedocumenteerd?
• Objectief?

PDCA-cyclus

• Onderzoek individueel in 5 minuten wat de PDCA-cyclus is en wat dat te maken heeft met audits

Fasen in het auditsysteem

• Zoek een cartoon op die jij passend vindt bij audits

Eigenschappen auditor?

• Schrijf individueel in 3 minuten zoveel mogelijk eigenschappen van een auditor op een post-it

• Welke eigenschappen passen bij wie?

Lesdoelen

• Je kunt het verschil tussen een auditprogramma en een auditplan uitleggen
• Je kunt benoemen waar je rekening mee moet houden bij het selecteren van een auditor
• Je kunt een auditplan opstellen

Plan

• Opstellen auditprogramma
• Selecteren auditoren
• Opleiden auditoren
• Opstellen auditplan

Auditor

• Kennis (inhoudelijk en auditproces)
• Vaardigheden
• Ervaring
  

Eigenschappen auditor

• Aanpassingsvermogen
• Beslist
  
• Diplomatiek 
• Doel voor ogen houden
• Opmerkzaam
  
• Snel kunnen schakelen
• Sociaal
• Vasthoudend
• Zelfstandig

• Welke eigenschap is het belangrijkst voor een auditor?
• Welke eigenschappen hebben jouw medestudenten?
• Welke kennis en vaardigheden wil je verder ontwikkelen om een goede auditor te zijn?

Auditplan

• Doel 
• Toetsingskader
  
• Wie?
• Wat? (scope, onderliggende proces/onderdeel kwaliteitssysteem)
• Waar?
• Wanneer?
• Hoe?

"Het geheel van één of meer audits gepland voor een specifiek tijdsbestek en gericht op een specifiek doel"

1. Auditprogramma
2. Auditor
3. Auditplan

Kan een productontwikkelaar uit een sappenfabriek een audit uitvoeren bij een vleesverwerker?

1. Ja
2. Nee

Mag een auditee geaudit worden als deze niet benoemd is in het auditplan?

1. Ja
2. Nee

Voorbeeld auditplan

Doel

• Controleren of het systeem,  het proces of de documentatie aan de gestelde eisen voldoet
  
• Fouten, knelpunten, problemen of (mogelijke) risico's opsporen
  
• Verbetermogelijkheden vaststellen
  
• Effect van ingevoerde maatregelen beoordelen
• Bepalen of het kwaliteitssysteem effectief is of bijdraagt aan het behalen van doelen

Toetsingskader

Wat wordt er getoetst?

• Wetgeving
• Systeemeisen (BRC, IFS, Planet Proof etc.) 
• Interne eisen (handboek, procedures etc.)
• Auditor blijft binnen het gekozen toetsingskader

Wordt bepaald door de auditklant en is afhankelijk van het doel

Betrokken partijen

• Auditklant
• Auditee
• Kwaliteitsmanager
• Auditor
• Auditteam
• Leadauditor
• Begeleider

Scope

Waarop heeft de audit betrekking? (omvang)

• Gedeelte van het systeem (systeemaudit)
• Specifiek proces (procesaudit)
• Specifiek product (procesaudit)
• Overkoepelend onderwerp (veiligheid, verbetercyclus etc.)

Wordt bepaald door de auditklant en is afhankelijk van het doel

Verbeteren auditplan

• Beschrijf in groepjes van 2 of 3 in 5 minuten de verbeterpunten voor het auditplan

Voor welk onderdeel van de audit heb je een toetsingskader nodig?

1. Voorbereiding
2. Uitvoering
3. Rapportage

Wat is de rol van de kwaliteitsmanager tijdens een audit?

1. Auditklant
2. Auditee
3. Auditor
4. Begeleider

Kan "veiligheid op kantoor" bij een bakkerij onder de scope van de audit vallen?

1. Ja
2. Nee

Opdracht

• Noteer zoveel mogelijk auditbewijsmateriaal

Lesdoelen

• Je begrijpt het verschil tussen verschillende auditmethoden
• Je kunt de aandachtspunten bij de voorbereiding van een audit benoemen
• Je weet welke documenten je kunt bekijken bij een documentenaudit
• Je kunt auditbewijsmateriaal noteren

Do

• Voorbereiding
• Documentenaudit
• Gesprekken, observaties
• Rapportage
• Follow-up

Auditmethoden

• Documentenonderzoek: voorafgaand aan een observatie of interview

• Observeren: bijwonen van werkzaamheden, achteraf bespreken
• Checklist
  

• Interview: "ondervragen" van verantwoordelijke medewerker
  

Voorbereiding

• Is iedereen geïnformeerd?
• Welke documenten zijn er?
• Welke documenten wil je zien? 
• Welke vragen of aandachtspunten zijn er?
  

• Welke middelen (tijd, laptop, reistijd, labjas etc.) heb je nodig?
• Ga je een werkdocument gebruiken tijdens de audit?

Documentenaudit

Doel: beeldvorming en opstellen vragenlijst/aandachtspuntenlijst

• Systeemaudit: kwaliteitshandboek
  
• Procesaudit: procesbeschrijvingen
  
• Productaudit: productinformatie
  
• Jaarplannen, beleidsplannen, notulen, auditrapportages, inspectierapporten, meetresultaten, klachten, analyseresultaten etc.

Auditbewijsmateriaal

• Objectieve gegevens
• Aantoonbare feiten
• Moet verifieerbaar zijn 

Voldoet jullie auditbewijsmateriaal?

Lesdoelen

• Je begrijpt het verschil tussen verschillende auditmethoden
• Je kunt de aandachtspunten bij de voorbereiding van een audit benoemen
• Je weet welke documenten je kunt bekijken bij een documentenaudit
• Je kunt auditbewijsmateriaal noteren

Terugblik

• Auditmethoden
• Voorbereiding audit
• Documentenaudit
• Auditbewijsmateriaal

• Literatuuronderzoek (gevaren, HACCP, documenten auditee)
• Voorbereiding audit

Opdracht

• Voer in groepjes van 2 in 3 minuten een auditgesprek
• Evalueer vervolgens in 2 minuten het auditgesprek
• Leg tot slot klassikaal in 1 minuut uit hoe de audit verliep en welke    vragen jullie hebben

Lesdoelen

• Je kunt auditbevindingen noteren
• Je kunt een auditgesprek voeren met een logische opbouw
• Je kunt verschillende gesprekstechnieken op de juiste manier    toepassen
• Je bent je bewust van je non-verbale communicatie en stemt die af op   de auditee

Do

• Voorbereiding
• Documentenaudit
• Gesprekken, observaties
• Rapportage
• Follow-up

Auditbevindingen

• Beoordeling auditbewijsmateriaal aan de hand van toetsingskader
• Conformiteit vs. afwijking/non-conformiteit/tekortkoming (incidenteel of structureel?)
• 
  

Let op: omschrijving mag niet anders te interpreteren zijn

Opdracht

• Noteer individueel in 5 minuten alle auditbevindingen

Fases auditgesprek - Opening

• Kennismaking
• Sfeer
• Doel
• Procedure (opbouw gesprek, notulen, omgang bevindingen, rapportage etc.)

Auditgesprek - Kern

• Observeren
• Vragen stellen (niet-cruciale en cruciale vragen (kun je iets over je werk vertellen? Hoe ziet je dag eruit? Wat houdt je functie in? etc.))
• Trechteren
  
• Luisteren
• Auditbewijsmateriaal noteren
• Benoemen bevindingen

Auditgesprek - Afronding

• Korte samenvatting
• Bevindingen
• Auditrapportage

Geef de auditee de mogelijkheid om nog vragen te stellen en aanvullingen te geven

Aandachtspunten auditgesprek

• Opbouw (opening, kern, afronding)

En vanuit de leerlijn communicatie (KVC):

• Verbale communicatie (gesprekstechnieken zoals (A)LSD en typen vragen)
• Non-verbale communicatie
• Ruis

Oefenen

Voer een auditgesprek:

• Aan de hand van de verschillende fases
• Pas de verschillende vragen en LSD op de juiste manier toe
  
• Wees je bewust je non-verbale communicatie en stem die af op de auditee
  

Lesdoelen

• Je kunt auditbevindingen noteren
• Je kunt een auditgesprek voeren met een logische opbouw
• Je kunt verschillende gesprekstechnieken op de juiste manier    toepassen
• Je bent je bewust van je non-verbale communicatie en stemt die af op   de auditee

Afsluiting

Succes met de audits en een fijne vakantie!

Welkom

Auditor - Les 5 - Rapportage

IBS Bedenken en Produceren

Lesplanning

• Terugblik: 20 minuten
• Inleiding: 10 minuten
  
• Theorie en opdrachten: 30 minuten
• Project: 55 minuten
• Afsluiting: 5 minuten

Terugblik uitgevoerde audits?

Beoordeling van auditbewijsmateriaal aan de hand van het toetsingskader leidt tot:

1. Auditbevinding
2. Conformiteit
3. Afwijking
4. Auditconclusie

In welk deel van het auditgesprek wordt het gespreksverloop, het maken van aantekeningen en de omgang met bevindingen besproken?

1. Opening
2. Kern
3. Afronding

Wat is "Hoe gaat u om met klachten?"?

1. Enkelvoudige vraag
2. Suggestieve vraag
3. Open vraag
4. Trechteren

Wat is een voorbeeld van interne ruis bij communicatie?

1. Inhoud
2. Miscommunicatie
3. Onvoldoende aandacht
4. Er gaat een telefoon

Wat is het verschil tussen je verbale communicatie met vrienden en je verbale communicatie met docenten?

Wat zegt het als iemand geen oogcontact maakt?

1. Bang
2. Zelfverzekerd
3. Ongeïnteresseerd
4. Gesloten

Tips voor de reflectie

• Wie heeft de leiding tijdens deze audit?
• Wordt er voldoende afgestemd op het niveau van de auditee?
• In hoeverre worden er introductievragen/niet-cruciale vragen gesteld?
• In hoeverre worden er verdiepende/cruciale vragen gesteld?
• Wat voor vragen worden er gesteld?
• In hoeverre wordt de ALSD techniek toegepast?
• Wat valt je op aan de verbale/non-verbale communicatie?
• Voldoet de opbouw van het gesprek aan de vereisten?
• In hoeverre heb je je voorbereiding gevolgd?
• Heb je alle benodigde informatie verkregen?

Verbeteren auditrapport

• Beschrijf individueel in 10 minuten de verbeterpunten voor het auditrapport

Lesdoelen

• Je hebt inspiratie gekregen voor de reflectie op de audit
• Je kunt verschillende manier benoemen om een audit te rapporteren
• Je kunt een auditrapport opstellen

Do

• Voorbereiding
• Documentenaudit
• Gesprekken, observaties
• Rapportage
• Follow-up

Afwijkingenformulier

Nadeel:

• Alleen negatieve bevindingen worden vastgelegd
• Stapel formulieren zonder samenhang

Uitgebreide rapportage

Voorbeeld IFS auditrapport