PW1 L1 vergaderservice en interne reserveringen

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

LES 1

Week: 1

School: Business & Retail

Crebo: 25724 - Assistant Business Services

Leerweg: BOL & BBL & GIT

Kerntaak: P1-K1 Verricht ondersteunende werkzaamheden in de zakelijke dienstverlening

Werkproces: P1-K1-W1 Voert facilitaire werkzaamheden uit

Docent: dhr. R. Dewkali

Welkom bij Business Services

Welkom bij
Business Services

Wat is een Business Assistant?

Je werkt in een ondersteunende, dienstverlenende en servicegerichte omgeving bij een bedrijf. Hier voer je veel verschillende werkzaamheden uit. Je ontvangt bezoekers en klanten, geeft informatie en beantwoordt vragen. Dit kan face-to-face, telefonisch, maar ook online

Taken van een Business Assistant

- Bezoekers ontvangst en (telefoon)gesprekken

- Brieven/mail verwerken en goederen in ontvangst nemen

- Agenda en een reserveringssysteem beheren

- Administratieve gegevens invoeren en archiveren

- Digitaal formulieren invullen en verder afhandelen 

Waar kan je werken? 

1. Bedrijven en Ondernemingen
2. Non-proforganisaties.
   
3. Overheidsinstanties
4. Adviesbureaus
5. Gezondheidszorg
6. Onderwijsinstellingen
7. Juridische Kantoren
8. Technologiebedrijven

PLANNING

• Terugblik
  
• Leerdoelen
  
• Uitleg
  
• Aan het werk
  
• Lesafsluiting

AFSPRAKEN

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

LESDOELEN

Aan het einde van deze les weet je meer over...

1. verschillende reserveringsmogelijkheden;
2. werkzaamheden voor, tijdens en na de vergadering;
3. veel voorkomende reserveringen;
4. het opstellen van een agenda.

Profieldeel W1: Facilitair

Wat houdt Facilitair in?

Facilitair zorgt voor:

• Soepel verloop binnen werkomgeving
• ARBO-regels
• Welzijn werknemers

Voorbeelden

• Klaarzetten van vergader- en eventruimten
• Zorgen voor catering tijdens
  
• Vergaderingen en events
• Uitvoeren van eenvoudige onderhouds- en herstelwerkzaamheden
• Melden van storingen en onderhoud
• Collega’s helpen met ICT-oplossingen
• Helpen met interne verhuizingen
• Hulp bieden bij onveilige situaties
• Ondersteuning bieden bij onderhoud en schoonmaak

Hoe gaat facilitair te werk?

Meldingen:

• Grote bedrijven sturen meldingen via hun eigen software/online 
• Kleine/middelgrote bedrijven gebruiken een meldings-/telefoonnotitieformulier

Vergaderen

Vergadering

Een bijeenkomst van mensen in de organisatie en/of met mensen van buiten de organisatie.

Agenda

De lijst van bespreekpunten tijdens de vergadering. 

De agenda wordt van te voren naar de deelnemers gestuurd.

Vaste agendapunten

Opening, Mededelingen en ingekomen stukken, Vaststellen notulen vorige vergadering, WVTTK, Rondvraag en Sluiting.

Belangrijk per agendapunt

• Wat het doel is;
  
• Verwachting richting deelnemers;
  
• Lengte van bespreking per agendapunt;
  
• Wat de bijbehorende stukken zijn.

Deelnemers vergadering

• Voorzitter: Leidt de vergadering, bewaakt de voortgang van de besluitvorming en zit aan het hoofd van de tafel.
• Notulist: Is de persoon die aantekeningen maakt tijdens de vergadering.
• Overige deelnemers (bv. per afdeling).
  

     denken mee
     geven ideeën
     brengen agendapunten in

Verantwoordelijkheden rond een vergadering

• Afspraken maken met de organisator;
  
• Uitnodiging en bijbehorende stukken naar deelnemers sturen;
  
• Vergaderruimte vastleggen;
  
• Bestelling doen bij catering;
  
• Soms contactpersoon zijn voor externe gasten.

Reservering maken

Manieren om een reservering te maken

• Telefonisch;
  
• E-mail;
  
• Online reserveringssysteem.
  

Bij reservering minimaal aangeven

• Aanvrager: Wie heeft de reservering aangevraagd?
• Korte omschrijving: Wat is de omschrijving van de reservering?
• Aantal personen: Hoeveel mensen zijn betrokken bij de reservering?
• Behandelaar: Wie zorgt voor de afhandeling van de reservering?

Klaarmaken en controleren van diverse ruimtes

Mise-en-place (horecaterm) = “op zijn plaats gezet” alles staat klaar en is schoon

Controleren schoonmaak

• collega’s controleren;
  
• controleer eigen werkplek ook.
  

Controleren condities

• geur;
  
• temperatuur (20 à 21 graden);
  
• luchtvochtigheid (40-70%).

Function sheet

Een lijst met wensen en bijzonderheden van de opdrachtgever.

Van function sheet naar draaiboek

Function sheet wordt een draaiboek bij:

• grotere vergaderingen;
  
• meerdere vergaderingen tegelijk;
  
• speciale evenementen.

In een draaiboek staat:

• de volgorde van de werkzaamheden;
  
• per taak wie hem uitvoert.

Tafelopstelling

Hiervoor heb je de volgende gegevens nodig

• Wat voor soort vergadering is het?
  
• Hoeveel deelnemers zijn er?
  
• Welk meubilair is beschikbaar?
  
• Hoe groot is de ruimte?

Een tafelopstelling maak je altijd in overleg met je leidinggevende of de opdrachtgever.

Tafel opstellingen voor kleine(re) groepen

Tafel opstellingen voor grote(re) groepen

                                                                                                             Banketopstelling

  Theateropstelling                          Klasopstelling                               Round table opstelling

Symposium

Vergadertafels opdekken

• onder de linnen een molton;
  
• lakens van dezelfde kleur (het liefst egaal);
  
• begin achteraan, vanaf de ingang gezien;
  
• vouw uiteinden van de lakens in;
  
• laat overal de lakens even lang over de tafel hangen;
  
• bij bestuurstafel: zorg voor een gesloten voorkant.

Audiovisuele hulpmiddelen

• geluidsinstallatie met verschillende soorten microfoons;
  
• debatinstallatie;
  
• flip over; een groot vel papier op een standaard, dat je met de hand moet beschrijven.
• whiteboard; groot wit bord waarop je kunt schrijven met een uitveegbare stift.
• laptop met beamer;
  
• videoconference;
  
• smartboards;
  
• digitaal katheder;
  
• 3d-flatscreen;
  
• tolkendienst.

Bestellijst voor vergaderservice

• handig voor bedrijven waar veel wordt vergaderd;
• overzichtelijk;
• kan van te voren worden ingevuld;
• bevat het hele assortiment.

Banqueting map 

Voor bedrijven met

een zeer uitgebreid assortiment en meer keuzemogelijkheden.

Welke agendapunt komt altijd na ‘wat verder ter tafel komt (WVTTK)’ in een vergadering?

1. Agenda
2. Mededelingen
3. Opening
4. Rondvraag

Wat zijn twee taken van een assistent business services voor, tijdens of na de vergadering?

1. Beslissen wie uitgenodigd wordt en de uitnodigingen versturen.
2. Externe gasten begeleiden en notuleren tijdens de vergadering.
3. De vergaderruimte vastleggen en een bestelling doen bij de catering.
4. De vergaderruimte gebruiksklaar maken en de agenda opstellen.

Wat is belangrijk om in het systeem aan te geven bij het reserveren van een vergaderruimte?

1. Aantal personen.
2. Bestelling voor de catering.
3. Inhoud van de vergadering.
4. Naam van de voorzitter.

Wat betekent ‘mise en place’?

1. De muizen op hun plek.
2. De plek van het maken.
3. Mixen en plaatsen.
4. Op zijn plek gezet.

Wat is het doel van een draaiboek?

1. Een voorbeeld zijn voor een functionsheet.
2. Duidelijk maken waar iedereen moet zitten.
3. Om overzichtelijk te hebben wie wat wanneer doet.
4. Zodat weet wie het aanspreekpunt is.

Wat is de naam van deze tafelopstelling?

1. Gesloten carré.
2. Gesloten langwerpige tafel.
3. Open carré.
4. U-tafel.

Wat is het nadeel van een
T-tafelopstelling?

1. Communiceren wordt lastiger.
2. Niet geschikt voor grote groepen.
3. Niet iedereen kan elkaar zien.
4. Voorzitter heeft weinig overzicht.

Na een lange dag vergaderen willen de vertegenwoordigers van de verschillende bedrijven een uitgebreid diner eten. Tijdens dit diner is het niet noodzakelijk dat iedereen naar elkaar luistert. Welke opstelling kan het beste gebruikt worden?

1. Symposium
2. Banketopstelling
3. Klasopstelling
4. Theateropstelling

Iedereen is stiften vergeten en iemand wilt iets uittekenen. Welke audiovisueel hulpmiddel kan nu nog wel daarvoor worden gebruikt?

1. Flip over
2. Smartboard
3. Whiteboard
4. Beamer

Wat is het verschil tussen een banquetingmap en een bestellijst?

1. Een banquetingmap is voor deftige gelegenheden.
2. Een bestellijst wordt alleen gebruikt bij een bedrijf.
3. Een banquetingmap heeft meer keuzemogelijkheid.
4. Er is geen verschil tussen de twee lijsten.