Projectdocumenten - Projectplan

1 / 27
volgende
Slide 1: Tekstslide
EvenementenorganisatieMBOStudiejaar 1

In deze les zitten 27 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.

time-iconLesduur is: 60 min

Onderdelen in deze les

Slide 1 - Tekstslide

Het Projectplan
Elk project heeft een projectplan en wordt in de tweede fase (definitiefase) geschreven. Een projectplan is een document dat het hele project meegaat en kan nog altijd veranderen. Het projectplan bestaat meestal uit 4/5 hoofdstukken. De startnotitie maakt deel uit van het projectplan. 

Het projectplan schrijf je meestal voor:
* Opdrachtgever
* De leden van je projectteam
* Partijen rondom het project (de omgeving)
* Jezelf

Slide 2 - Tekstslide

Welke hoofdstukken komen meestal terug in het projectplan
A
Algemeen - Startnotitie - Resultaat - Doelen
B
Fasering - Plan van aanpak - Evenement ontwerp - Organisatie - Begroting
C
Startnotitie - Beslisdocument - Fasering - Organisatie
D
Algemeen - Projectorganisatie - Resultaat - Fasering - Beheersing van het project

Slide 3 - Quizvraag

Globale opzet Projectplan
1) Algemeen --> projectnaam + project nummer
2) Projectorganisatie --> opdrachtgever, projectleider, projectteam, (in-externe) adviseurs
3) Resultaat (startnotitie) --> resultaat, afbakening, probleem, aanleiding, doel, haalbaarheid, risico's, neveneffecten, randvoorwaarden
4) Fasering --> initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase, nazorgfase
5) Beheersing --> tijd, geld, kwaliteit, organisatie (verwijzing naar h2), informatie, veiligheid

Slide 4 - Tekstslide

Wie zijn in-of externe adviseurs
voor het autowasstraat project?

Slide 5 - Woordweb

Wat zijn de randvoorwaarden
voor het autowasstraat project?

Slide 6 - Woordweb

Welke projectdocumenten zijn er nog meer (naast de startnotitie en projectplan)?

Slide 7 - Open vraag

Fasering
De wetten van projectmatig werken
1) Eerst denken, dan doen
2) Werken van grof naar fijn

* Initiatieffase --> start met een probleem of idee --> beslismoment + document: Startnotitie
* Definitiefase --> projectteam wordt gevormd, grove fasering en planning, inventarisatie, risicoanalyse en haalbaarheidstudie --> beslismoment + document: Projectplan
* Ontwerpfase --> Hoe gaan we het doen, evenementontwerp --> beslismoment + document: Evenementontwerp
* Voorbereidingsfase --> uitwerking, acties --> beslismoment + document: Activiteitenplan + Plan van aanpak
* Realisatiefase --> uitvoering
* Nazorgfase --> afwikkeling, evaluatie, effectmeting

Slide 8 - Tekstslide

opstellen van een projectplan

Slide 9 - Woordweb

welk onderdeel is niet belangrijk in de initiatiefase
A
bepalen van de haalbaarheid van het project
B
een goedgekeurd projectvoorstel
C
opstellen van het projectplan
D
onderzoeken van de projectaanleiding

Slide 10 - Quizvraag

waar staan de letters van SWOT voor?

Slide 11 - Open vraag

3.2 de beheersingsfactoren

Slide 12 - Tekstslide

factoren voor beheersing
1. kwaliteit
2. organisatie
3. faciliteiten
4. tijd
5. informatie
6. geld

Slide 13 - Tekstslide

Kwaliteit

voorafgaand eisen formuleren
voortdurend streven naar verbetering
Organisatie

taken en verantwoordelijkheden vastleggen
afstemming tussen projectteam en opdrachtgever
heldere organisatie levert bijdrage

Slide 14 - Tekstslide

Faciliteiten

locatie, ruimte, specifieke voorzieningen: rolstoel
geluidsapparatuur, licht, catering, bewaking, schoonmaak en afvaltransport
benodigde verzekeringen en vergunningen
financiële middelen en menskracht
Tijd

doorlooptijd= de tijd waarbinnen het project moet worden afgerond
belangrijk! maak een planning
balkenschema

Slide 15 - Tekstslide

Informatie


het opstellen van een matrix
- op welke manier informatie
- afspraken over belangrijke documenten, waar staan die
- afspraken over versiebeheer, wanneer verschillende leden aan het zelfde  document werken
Geld

doorslaggevende rol
een schatting maken van kosten bij aanvang
begroting opstellen 
belangrijk! projectleider kijkt voortdurend hoe het er voor staat-> financieel

Slide 16 - Tekstslide

3.3 Een voorbeeld van een projectplan

Slide 17 - Tekstslide

De acht stappen voor het vormgeven van een project
.

Analyse: Relevante organisaties, overige betrokkenen en achterstanden gebied
Doelgroep: Welke jongeren wil je bereiken, wie wil je nog meer bereiken
Doelen: Welke maatschappelijke effecten wil je bijdragen?  
Activiteiten: Wat gaan we doen? Welke doelen moeten er bereikt worden 
Organisatie: Hoe gaan we het doen? Hoe betrekken we de doelgroep? 
Randvoorwaarden: Wat hebben we nodig?
Evaluatie: Hoe kunnen de resultaten aangetoond worden?
Verankering: Hoe verankeren we de resultaten 

Slide 18 - Tekstslide

Slide 19 - Tekstslide

Slide 20 - Tekstslide

De 6 fasen van een groot evenement
Initiatiefase (idee)
Definitiefase (wat)
Ontwerpfase (hoe)
Voorbereidingsfase (hoe te maken)
Realisatiefase (maken)
Nazorgfase (in stand houden)

Slide 21 - Tekstslide

Initiatiefase (idee)
  • Aanleiding formuleren of vaststellen
  • Aanstellen projectleider
  • Projectgroep samenstellen
  • Doelgroep
  • Globaal beeld vormen



Definitiefase
  • Concreet formuleren resultaat
  • Opstellen PvA
  • Globale planning werkzaamheden
  • Vaststellen randvoorwaarden

Slide 22 - Tekstslide

Ontwerpfase
  • Regelen contracten en vergunningen
  • Opstellen begroting
  • Vaststellen PR
  • Werving en selectie vrijwilligers
  • Bepalen en uitwerken evaluatiemethoden
  • Gedetailleerde planning werkzaamheden
De voorbereidingsfase
  • Opstellen dagdraaiboek: plattegrond, EHBO, schema etc.
  • Opstellen programmaboekje

Slide 23 - Tekstslide

Uitvoeringsfase
  • In deze fase gaat het om het coördineren en controleren van de werkzaamheden uit het draaiboek. Het uitvoeren van het evenement.
Nazorgfase
  • Het evenementen word afgesloten door aandacht te schenken aan: bedanken relevante personen, PR zaken, afhandelen financiën, evaluatie en rapporten/presenteren resultaten.

Slide 24 - Tekstslide

Wat is de uitvoeringsfase?
A
Het uitvoeren van het dagdraaiboek
B
Het maken van het dagdraaiboek
C
Het realiseren van het voorbereidend draaiboek

Slide 25 - Quizvraag

Wat gebeurt er in de definitiefase?
A
Aanstellen projectleider
B
Opstellen begroting
C
Opstellen plan van aanpak
D
Vaststellen randvoorwaarden

Slide 26 - Quizvraag

Rondvraag
Vragen?

Slide 27 - Tekstslide