Offertes en Contractbeheer

Offertes en contract beheer
Wat ga je leren deze periode:
Meer over het inkoopproces: van het opstellen van een programma van eisen tot het beheren van het inkoopdossier en de bijbehorende contracten.
1 / 20
volgende
Slide 1: Tekstslide
Facilitair LeidinggevendeMBOStudiejaar 2

In deze les zitten 20 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.

Onderdelen in deze les

Offertes en contract beheer
Wat ga je leren deze periode:
Meer over het inkoopproces: van het opstellen van een programma van eisen tot het beheren van het inkoopdossier en de bijbehorende contracten.

Slide 1 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Periode
Planning 

Slide 2 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Lesdoel week 1/2
  • Het belang van goed georganiseerde inkoop kunnen verwoorden.
  • Weten wat er in een  inkoopbeleid staat
  • Weten welke  speciale inkoopdoelstellingen er in een inkoopbeleid   kunnen zijn opgenomen.
  • De voorwaarden van de Europese aanbestedingsplicht   kennen.
  • De stappen van het inkoopproces kennen
  • Manier van organiseren van het inkoopproces kennen, inclusief de voor- en nadelen

Slide 3 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies


Wat is inkoop?

Slide 4 - Open vraag

Het inkopen van goederen en diensten of werken waarvoor je als bedrijf een factuur ontvangt. 
Wat is inkoop
Inkoop is alles waar een externe factuur tegen overstaat. 

Inkopen tbv bedrijfsprocessen versus inkopen tbv handel.

De inkoop van producten en diensten voor het primaire bedrijfsproces noemen we primaire inkoop. De inkoop van overige producten en ondersteunende diensten noemen we in de regel facilitaire inkoop.


Slide 5 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Inkoopbeleid
'Een inkoopbeleid kan een paar A4’tjes beslaan; het hoeft geen dik rapport te zijn. In het inkoopbeleid is het niet zozeer belangrijk welke keuzes je maakt, maar dat je keuzes maakt'

Slide 6 - Tekstslide

Uitbesteden
Inkoopprocedures
Leveranciersbeleid
Inkoopbeleid
Keuzes die je in je inkoopbeleid maakt en beschrijft zijn:
  • Uitbesteden
  • Inkoopprocedures (bevoegdheden ed)
  • Leveranciersbeleid
  • Inkoopdoelstellingen

Uit het inkoopbeleid volgt het inkoopactieplan.

Slide 7 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Inkoopdoelstellingen
MVO= Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Is een vorm van ondernemen waar oog is voor Profit, People en Planet
Circulair inkopen 
Afval bestaat niet
Klimaatneutraal
Sociale inkoopcriteria
   Code Verantwoord Marktgedrag


Slide 8 - Tekstslide

De (verbrede) code heeft tot doel de kwaliteit van de diensten, evenals de werkomstandigheden, en sociaal werkgeverschap te waarborgen en zo te voorkomen dat deze diensten steeds voor lagere prijzen uitbesteed worden. Daarnaast bevordert de code de scholing van werknemers (vakopleidingen, scholing in de Nederlandse taal en trainingen in veilig en gezond werken).

Verschillende branches hebben zich aangesloten bij de zgn Brede Code. Verantwoord Marktgedrag.
Inkoopactieplan/inkoopstrategie
Uit de inkoopstrategie blijkt per productgroep of dienstensoort:

  • wat, hoeveel en hoe vaak ingekocht gaat worden
  • hoe de inkoopacties georganiseerd zijn en op welke manier leveranciers geselecteerd worden
  • wat zelf gedaan wordt of wordt uitbesteed ('make or buy'-beslissing)
  • onder welke contractvoorwaarden ingekocht wordt
  • in hoeverre maatschappelijk verantwoord en duurzaam inkopen een rol speelt.

Slide 9 - Tekstslide

Uit het inkoop beleid volgt een inkoopactieplan
Prijsstelling in de inkoopstrategie
  1. Marktafhankelijk
  2. Kostenafhankelijk
  3. Concurrentieafhankelijk
Per product kan een andere prijsstelling worden bepaald.

Slide 10 - Tekstslide

Uitbesteden
Inkoopprocedures
Leveranciersbeleid

Aanbestedingsplicht bij inkopen
  • Europese regelgeving voor grote bedrijven en overheden
  • Bij werken > €100.000 en diensten/leveringen > € 25.000

Europees aanbesteden wil zeggen dat je datgene dat je wilt inkopen publiceert en dat bedrijven daar voor een bepaalde datum op kunnen inschrijven. De inkopende partij beoordeelt dan aan de hand van vooraf gestelde criteria welk offrerende bedrijf de opdracht krijgt.

Slide 11 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Een inkoopdoelstelling waarbij je rekening houdt met de CO2 uitstoot van je aankoop heet?
A
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
B
Circulair inkopen
C
Klimaatneutraal inkopen
D
Sociaal inkopen

Slide 12 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Aanbestedingsplicht bij inkopen geldt voor:
A
Europese bedrijven en overheden
B
Leveringen > 100.000 van Europese overheden
C
Werken > EUR 100.000 van Europese overheden
D
Er staat geen juist antwoord bij.

Slide 13 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Organisatie van de inkoop
De inkoop kanop 3 manieren georganiseerd zijn:

Centraal




  • + Er kan gebruik gemaakt worden van grotere inkoopvolumes. 
  • + Er is/zijn één of meer personen met specifieke inkoopkennis. 
  • + De inkoopafdeling is een duidelijk aanspreekpunt in de organisatie. 
  • + De administratie- en controleverantwoordelijkheid ligt bij één centraal punt.

Slide 14 - Tekstslide

De voordelen van centrale inkoop (soms is dat maar één persoon):
Er kan gebruik gemaakt worden van grotere inkoopvolumes.
Er is/zijn één of meer personen met specifieke inkoopkennis.
De inkoopafdeling is een duidelijk aanspreekpunt in de organisatie.
De administratie- en controleverantwoordelijkheid ligt bij één centraal punt.

De nadelen van centrale inkoop:
Afdelingen en gebruikers hebben een kleinere invloed op de inkoopbeslissingen. Dit kan leiden tot ontevredenheid over de geselecteerde artikelen en leveranciers. Afdelingen kunnen dan toch weer zelfstandig gaan inkopen wat zij beter vinden. Dan hebben de centrale afspraken weinig nut.
Het inkoopproces kan langer duren, omdat bestellingen worden opgespaard of omdat de verantwoordelijke afwezig is.
Organisatie van de inkoop
Decentraal



Gecoordineerde inkoop

Slide 15 - Tekstslide

De voordelen van decentrale inkoop:
  • Er is draagvlak binnen de afdelingen, omdat deze zelf verantwoordelijk zijn voor inkopen en bestellen.
  • Er kan rekening gehouden worden met specifieke omstandigheden.

De nadelen van decentrale inkoop:
  • De kansen op schaalvoordeel (kwantumkortingen, speciale afspraken) blijven liggen.
  • Er zijn in de organisatie verschillende mensen die hetzelfde werk doen.
  • De specifieke inkoopkennis is versnipperd over veel afdelingen.
  • De controle is moeilijker te handhaven.



De voordelen van gecoördineerde inkoop:
  • Gebruikers beslissen mee over de inkopen die voor hen belangrijk zijn.
  • Er wordt gebruikgemaakt van inkoopkennis voor de grotere contracten.
  • Er wordt zo veel mogelijk gebruikgemaakt van schaalvoordeel.
De nadelen van centrale of decentrale inkoop zijn er met deze manier van inkopen niet.
Stappen in het inkoopproces

Slide 16 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Stappen in het inkoopproces

  1. het specificeren van datgene wat gekocht moet worden
  2. het selecteren van de meest geschikte leverancier
  3. het onderhandelen over de aangeboden condities (voorwaarden) en het contracteren van de leverancier
  4. het daadwerkelijk bestellen van de benodigde goederenhet (doen) 
  5. bewaken van de levering (Komt de bestelling op tijd en volledig aan?)
  6. de nazorg (afhandelen van claims, leveranciersbeoordeling, archivering)
  7. betaling en afhandeling factuur.

Slide 17 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Stappen in het inkoopproces
Tactisch inkooppproceOperationeel inkoopproces




Het strategisch inkoopproces is het maken van het inkoopbeleid.

Slide 18 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Bestellen
Bewaken

Contracteren
Nazorg en evaluatie
Selecteren
Specificeren
Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
Stap 5
Stap 6

Slide 19 - Sleepvraag

Deze slide heeft geen instructies

Lesdoel week 1/2
  • Het belang van goed georganiseerde inkoop kunnen verwoorden.
  • Weten wat er in een  inkoopbeleid staat
  • Weten welke  speciale inkoopdoelstellingen er in een inkoopbeleid   kunnen zijn opgenomen.
  • De voorwaarden van de Europese aanbestedingsplicht   kennen.
  • De stappen van het inkoopproces kennen
  • Manier van organiseren van het inkoopproces kennen, inclusief de voor- en nadelen

Slide 20 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies