Les 3 - Organiseer een evenement - F&B en Hospitality

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1,2

Module F&B Facilitaire Dienstverlening

Wat gaan we doen vandaag?

• Extra uitleg opdracht 2
• Verder met opdracht 2
• Deadline opdracht 2A & B, 30 januari om 15.00!
• Eerste onderdelen dus vastleggen opdracht 2
• Examenwerk meting (+ WLB laten invullen)
• Programma komende weken bespreken

Wat gaan er gebeuren?

• Do 30 januari - les van Edwin bij accenture om 10 uur
• Do 6 februari - eerst les en dan gezamenlijk naar Poort van Schiphol voor programma van 16.00 tot 19.00 
• Vakantie van 17-2 t/m 23/2
• Vr 7-3 Stagevoorlichting op school van 14.00 tot 16.00 (na WLD)
• Wo 19-3 De Nederlandse Bank
• Vr 21-3 Skills bezoek in de RAI
• Ma 6/4 en di 7/4 bezoek Brussel

• 2e meting
• Naar examenwerk
• Rechtsboven op 'ontwikkeling'
• Klik op meetmomenten
• Klik op toevoegen
• Daarna op het:
• Invullen (waar sta je, waar wil je naartoe + feedback) 

Opdracht 2: Het organiseren van een event

Indeling opdracht

2A: Achterhalen en inventariseren van de wensen

2B: Voorstel voor het evenement

2C: Plan van aanpak en benodigdheden

2D: Guest Journey, moodboard & draaiboek

2E: Plan voor inrichting & uitvoering

2F: Reflectie

2G: Verantwoording individuele inzet

Welke losse onderdelen?

• Logboek inventarisatie wensen
• Taakverdeling
• Voorstel voor het event met prijsopgave (offertes)
• Plan van aanpak & budget
• Reserveringen en bestellijsten
• Guest journey map & uitnodiging
• Draaiboek
• Moodboard
• Plan voor inrichting

1. Formuleer het idee​
2. Onderzoek de haalbaarheid​
3. Organiseer het team​
4. Promoot het event​
5. Bereid de eerste onderdelen van de uitvoering voor​
6. Stel een (voorlopig) draaiboek op​
7. Voer het event uit​
8. Handel het event af (evaluatie)

Een event organiseren

En hoe doe je dat?

Event organising

• Het event moet plaatsvinden tussen 17/3 en 13/04, dit in verband met de reflectie die je met de opdrachtgever doet na het event.
• Op dit moment zijn er nog 7 weken te gaan
  
• Dit betekent dat nu de eerste zaken al af moeten gaan zijn/ vastgelegd zijn.
  
• Denk hierbij aan analyses, taakverdeling, logboek

Hoe staat het ervoor? Wat is er gebeurd?

Hebben jullie wederom afspraken / contact gehad? Is dit vastgelegd?

Is er al een duidelijke beeld van het event? Is er al een plan van aanpak?

Event organising

• Duidelijk moet nu zijn wat het event gaat zijn, wanneer het plaats gaat vinden, voor wie het event is en voor hoeveel personen.
• Volgende stap is dan nadenken over de invulling
• Wat is er allemaal nodig voor een geslaagd event? 
• En welke kosten zitten hieraan verbonden?
• Vraag offertes uit en maak duidelijke prijsberekeningen

Hoe gaan we nu verder?

• Taakverdeling is af en logboek wordt bijgehouden
• Communiceer zoveel mogelijk met de opdrachtgever (maak afspraken, blijf mailen totdat alles duidelijk is en er een voorstel kan volgen)
• Voor het voorstel:
• Maak een lijst wat er allemaal nodig is en ga de prijzen hiervoor berekenen / opzoeken / uitvragen

Hoe gaan we nu verder?

Vul de begroting in en zorg voor duidelijke berekeningen en offertes die je met je opdrachtgever kunt bespreken

Denk dus goed na over het budget, hoeveel heb je nodig? 

Voorbeeld

begroting

(te downloaden in Canvas)

Pas hem aan en vul hem met jullie gegevens. Maak berekeningen en vraag offertes uit voor een goed budget

Voorbeeld taakverdeling 

Voorbeeld logboek

Informatie

Alles over deze opdracht (de inhoud, hulpdocumenten, extra informatie, leermiddelen) is te vinden op de canvas pagina, gebruik deze dus ook!

Voor vragen kun je uiteraard terecht bij je docent of op de werkvloer