KT-3 Les 3 (Hoofdstuk 9)

• KT-3
• Tertiary Education

Hoofdstuk 9: Ontvangst van bezoekers

9.1 Organisatie van individueel bezoek

Organisatie van individueel bezoek hoort bij de dagelijkse werkzaamheden van een managementassistent. 

Individueel bezoek wordt op de volgende manier behandeld

1.  Afspraken maken
2. Voorbereiding treffen
3. Bezoek ontvangen
4. Eventueel begeleiden van bezoek
5. Bezoek afhandelen 

9.1 Afspraken maken

Het is altijd echt belangrijk dat je weet wat de REDEN is van het desbetreffende bezoek. Hierdoor kan je je voorbereiden 

Onaangekondigd bezoek

Bezoek dat niet van te voren afgesproken is (denk hierbij aan klanten die binnenlopen voor informatie of iets anders).

Procedure onaangekondigd bezoek

Vraag altijd de reden van het bezoek. LET WEL OP: bij familie, kennissen, eigen personeel vraag je nooit om de reden van het bezoek. Zij hebben immers geen uitleg te geven. 

Bij het maken van afspraken moet je op de volgende punten letten:

•  Plan in principe geen bezoek op het tijdstip dat de manager en zijn assistent werkoverleg hebben. Meestal is dit 10 uur 's Ochtends.
• Denk aan de middagpauze
• Maak in principe geen afspraken na 17:00 (5 uur p.m.
• Bezoekers die lang zullen blijven ontvang je voor lunchtijd zodat het niet uitloopt tot na werktijden in de avonduren

Bij het maken van afspraken moet je op de volgende punten letten:

• Vraag aan de bezoekers hoeveel tijd hij/zij nodig zal hebben.
• Maak altijd EXACTE afspraken
• Vertel de bezoekers hoe lange ze de tijd heeft
• Plan na een emotioneel bezoek geen andere afspraak
• Regel niet te veel afspraken op de vrijdagmiddag. 

De management assistent stuurt ALTIJD een schriftelijke bevestiging naar:

• Degene die betrokken zijn bij de desbetreffende afspraak
  
• Andere afdeling die betrekking hebben met de desbetreffende afspraak.
  
• Eventuele andere organisaties (restaurant, vergaderzaal).
• De manager en het bezoek.

9.1.2 Voorbereiding treffen

Bij een afspraak horen voorbereidingen:

• Documenten of dossiers die doing zijn voor de afspraak;
• Eventuele documenten die gekopieerd dienen te worden;
• Zorg dat er iets te drinken/eten is voor het bezoek; denk hierbij aan koffie thee, koekjes. Soms is er ook sprake van lunch. 

Bij lunch of diner afspraak moet je denken aan:

•  De plaats reserveren (soms is dit de personeelskantine van het bedrijf, een speciale, eetkamer, de zaal voor VIP'S of een restaurant buiten het bedrijf of de eigen werknemer)

Verder zijn er nog enkele andere taken die behoren tot de voorbereidingen:

•  Reserveer de ruimte (indien nodig)
• Verwelkte bloemen/planten weggooien of vervangen.
• De drankkast bijvullen en eventueel drank koel leggen (in de ijskast).
• Zorgen voor schone asbakken en sigaren en sigarettendozen bijzetten. Tegenwoordig zijn de meeste plaatsen rookvrij dus is dit punt niet meer vaak van toepassing.
• Controleren of er in de wachtruimte actuele lectuur is. 

Geen schoonmaak houden.

Je hoeft GEEN schoonmaak te houden, dit is voor de afdeling en het schoonmaakbedrijf. Je moet er gewoon voor zorgen dat alles er goed uitziet voor het ontvangst van het bezoek.

9.1.3 Bezoek ontvangen

Bezoek ontvangen kan op verschillende plaatsen ontvangen worden, denk hierbij aan:

• Bij de balie op kantoor;
• Op het vliegveld;
• Hier is belangrijk dat je een bord hebt waarop staat op wie je wacht;
• Beneden in de ontvangsthal van een groot kantoorgebouw;
• Meeting point

9.1.3 Bezoek ontvangen

Voordelen waarom een manager het ontvangst van bezoek overlaat aan de management assistent.

• Jij weet de naam van de bezoeker, de manager niet.
• Vaste onaangekondigde bezoekers weet je wie er komt en he je de tijd om de manager in te lichten dat de bezoeker er is.
• De manager wordt ineens geconfronteerd met vreemden in zijn werkkamer

9.1.4 Eventueel begeleiden van bezoek

Als het bezoek naar een andere afdeling gebracht moet worden kan de management assistent dit doen

9.1.5 Bezoek afhandelen

Bij het afhandelen van bezoek behoren de volgende aspecten:

• Volgende afspraken maken en noteren in de agenda.
• Eventuele documenten doorsturen
• Eventuele afspraken organiseren
• Documenten die gebruikt zijn weer opruimen en bewaren in het archief
• Notities/notulen noteren

9.2 Organisatie van groepsbezoek

Bij organisatie van groepsbezoek wort er naast het basisprogramma een organisatieplan gemaakt voor bepaalde gelegenheden.

9.2.1 Organisatie van groepsbezoek

De volgende punten staan in dit organisatieplan:

• Stel an het begin van het jaar een ontvangstprogramma voor groepen aan.
• Als het bedrijf zelf een groep uitnodigt dan moet dit op tijd gebeuren.
• Leg de datum van het bezoek vast, stuur een schriftelijke bevestiging hiervan naar alle betrokkenen.
•  Regel indie van toepassing ook vervoer voor het groepsbezoek.

9.2.1 Organisatie van groepsbezoek

• Overweeg of je gebruik maakt van een cateringservice.
  
• Stel portier, receptioniste, technische en huishoudelijke dienst van het bedrijf op de hoogte van het groepsbezoek. 
• Regel de opvang/ontvangst en de begeleiding naar toiletten. 
• Bespreek wie de coffee of thee serveert.

9.2.1 Organisatie van groepsbezoek

• Leg vast wie de introductie verzorgt.
• Bepaal wie er belast is met het geven instructies voor de rondleiding.
• Ga na hoeveel personeel je nodig hebt voor de ontvangst en behandeling van dit bezoek.
• Evalueer met de groep de bijeenkomst.

9.2.1 Organisatie van groepsbezoek

•  Reik de informatie uit zoals folders.
• Serveer een drankje of laat het serveren door een aangewezen dienst.
• Overhandig een aandenken
• Neem afscheid en dank voor de verkregen aandacht
• Begeleid de bezoekers naar de uitgang
• Regel het vervoer als dat nodig is. 

9.2.2 Bezoek vanuit gerichte interesse

Bij groepsbezoek vanuit algemene interesse kan je denken aan de volgende groepen:

• Scholieren
• Delegaties
• Verenigingen
• Partners die deelnemen aan een partnerprogramma.

9.2.2 Bezoek vanuit gerichte interesse

• Zij bezoeken vanuit interesse omdat ze meer over het bedrijf te weten willen komen, zij bezoeken meestal de afdeling productie.
  
• Je moet dus goed afstemmen met deze afdeling dat er bezoek zal komen.
• Het is ook belangrijk dat de bezoekers genieten van het bezoek

9.2.3 Bezoek vanuit gerichte interesse

Gerichte interesse is als een bepaalde bezoekgroep alleen interesse heeft voor een bepaalde afdeling of proces in het bedrijf. 

9.2.3 Bezoek vanuit gerichte interesse

Bij dit soort bezoek wordt er meestal een draaiboek gemaakt:

In een draaiboek staat:

• Wie
  
• Wat 
  
• Waar
  
• Wanneer iets doet of gedaan zal worden
  

9.2.4 Ontvangst van groepsbezoek

Voordat de bezoek komt moet de management  assistent de huishoudelijke dienst op de hoogte stellen dat zij moeten zorgen voor:

• De ruimte is schoon;
• Bloemen en bloemstukken aanwezig;
• Schone bedrijfskleding
• Er is voldoende personeel.

9.2.4 Ontvangst van groepsbezoek

De technische afdeling moet soms ook ingeschakeld worden voor:

• Audiovisuele hulpmiddelen;
• Eventueel podium als dit nodig is;
• Bewegwijzering (Route).