Periode 2 Draaiboek + fasen evenement

Sport en organisatie (S&O)
1 / 47
volgende
Slide 1: Tekstslide
Sport en organisatieMBOStudiejaar 1

In deze les zitten 47 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.

Onderdelen in deze les

Sport en organisatie (S&O)

Slide 1 - Tekstslide

Periode 2 S&O

  1. werken aan draaiboek (KT2)
  2. beheer en onderhoud (KT3)

Slide 2 - Tekstslide

Wat is een evenement
Een eenmalige of jaarlijks terugkerende sportieve, publieke gebeurtenis met een bijzondere aanleiding en/of specifiek doel.

Dit kunnen klein of grootschalige evenementen zijn.

Slide 3 - Tekstslide

Kleinschalige 
evenementen
Grootschalige
Evemenenten
Er zijn veel medewerkers, zowel professionele krachten als vrijwilligers

Richt zich op grote aantallen deelnemers, toeschouwers en bezoekers.
Het kent een organisatiecomité en meerdere commissies
Men begroot vooraf de haalbaarheid
Men verwerft financiën bij overheid en/of sponsoren, fondsen en deelnemers; bezoekers en toeschouwers dragen eveneens financieel bij 
Het duurt een of twee dagdelen
Het heeft eigen medewerkers, zowel professionals als vrijwilligers
Men haalt financiën uit het activiteitenbudget en vraagt eventueel een bijdrage van de deelnemers. Subsidie en sponsors niet of beperkt van belang
Het gaat vooral om de hoofdactiviteit
Het heeft eigen medewerkers, zowel professionals als vrijwilligers

Slide 4 - Sleepvraag

Vier fasen van organiseren
Fase 1:     Initiatieffase 
Fase 2:     Voorbereidingsfase
Fase 3:     Uitvoeringsfase
Fase 4:     Nazorg 

Slide 5 - Tekstslide

Initiatieffase
  • Aanleiding formuleren
  • Projectgroep samenstellen
  • Doelgroep en doel vaststellen
  • Globaal beeld van het evenement vormen, vaststellen van de randvoorwaarden
  • Voorbereidend draaiboek opstellen

Slide 6 - Tekstslide

Initiatieffase
  • Aanleiding formuleren; wat is de reden dat je het evenement organiseert, waarom?
  • Projectgroep samenstellen; wie organiseert het, welke kwaliteiten en valkuilen hebben deze personen? 

Volgende sheets; doelgroep, globaal beeld evenement, voorbereidend draaiboek. 

Slide 7 - Tekstslide

Slide 8 - Tekstslide

Slide 9 - Tekstslide

Slide 10 - Tekstslide

Vragen?

Slide 11 - Tekstslide

(Sport)evenementen organiseren

Slide 12 - Tekstslide

Terugkoppeling vorige week
fase 1: initiatieffase
  • aanleiding formuleren
  • projectgroep samenstellen
  • doel en doelgroep vaststellen
  • globaal beeld vormen
  • voorbereidend draaiboek opstellen

Slide 13 - Tekstslide

Voorbeelden kleinschalig evenement

Slide 14 - Tekstslide

Voorbeelden grootschalig evenement

Slide 15 - Tekstslide

Wat is een aanleiding voor een evenement?

Slide 16 - Tekstslide

Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Voorbereidingsfase
Nazorg 
Initiatieffase 
Uitvoeringsfase

Slide 17 - Sleepvraag

Vier fasen van organiseren
Fase 1:     Initiatieffase 
Fase 2:     Voorbereidingsfase
Fase 3:     Uitvoeringsfase
Fase 4:     Nazorg 

Slide 18 - Tekstslide

Voorbereidingsfase
In de initiatieffase heb je een voorbereidend draaiboek opgesteld. Alle werkzaamheden heb je hierin opgenomen en het is duidelijk wie wat wanneer doet.
  
De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;
  • Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek
  • Opstellen dagdraaiboek
  • Plannen en uitwerken van de onderdelen van het dagdraaiboek

Slide 19 - Tekstslide

Uitvoering voorbereidend draaiboek
Het is belangrijk dat één persoon van de projectgroep controleert of de medewerkers hun werkzaamheden op tijd uitvoeren en of iedereen zich aan de afspraken houdt.

Loopt alles goed > geen problemen!

Niet op tijd af > bespreken! Voortgang controleren voor deadline is van belang.

Slide 20 - Tekstslide

Opstellen dagdraaiboek
Maak gebruik van de kwaliteiten van de medewerkers.

Het dagdraaiboek bevat in chronologische volgorde alle werkzaamheden die op de dag zelf gedaan moeten worden. Ook nu geef je weer aan wie wat moet gebeuren op welk moment. (eventueel kolom; controle/opmerkingen)

Na de opdracht vorm je meteen al een idee. Als alles duidelijk is (activiteiten, organisatievorm) dan heb je de meeste contouren van je dagdraaiboek. De overige werkzaamheden worden dan opgenomen.

Slide 21 - Tekstslide

Slide 22 - Tekstslide

Planning + uitwerking onderdelen dagdraaiboek 
Uitwerking van ... weggezet in tijd: 

  • Het programma (wie » welke activiteiten, opening, slot, activiteiten » programmaboekje) 
  • Deelnemers (wie » ontvangst en begeleiding van deelnemers)
  • Organisatie (wie » uitdelen programmaboekje, ophalen uitslagen, secretariaat)
  • Accommodatie/materialen (wie » accommodatie, materialen, kleedkamers, catering)
  • Medewerkers/vrijwilligers ( wie » ontvangst, informeren, begeleiden )
  • EHBO ( wie » verantwoordelijk EHBO, ontvangen, bedanken )

Slide 23 - Tekstslide


Voorbeeld programma schema

Ingevuld schema

Slide 24 - Tekstslide

Voorbeeld programmaboekje 
toevoegen: speelschema's, spelregels,  plattegrond, ... 

Slide 25 - Tekstslide

Vragen?

Slide 26 - Tekstslide

(Sport)evenementen organiseren

Slide 27 - Tekstslide

Terugkoppeling voorbereidingsfase
De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;
  • Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek
  • Opstellen dagdraaiboek
  • Plannen en uitwerken van de onderdelen van het dagdraaiboek

Slide 28 - Tekstslide

Vier fasen van organiseren
Fase 1:     Initiatieffase 
Fase 2:     Voorbereidingsfase
Fase 3:     Uitvoeringsfase
Fase 4:     Nazorg 

Slide 29 - Tekstslide

Wat is de rol van de coördinator
tijdens de uitvoering van een evenement?

Slide 30 - Woordweb

Uitvoeringsfase 
  • Coördineren en controleren van de werkzaamheden van het dagdraaiboek.
    - opening evenement (kan evt. door medewerkers/ vrijwilligers)  
    - aansturen van medewerkers en vrijwilligers
    - controleren van de voortgang 
    - controleren van medewerkers en vrijwilligers (coachen/aanspreken) 
    - afsluiting evenement (kan evt. door medewerkers/ vrijwilligers) 
  • Uitvoeren van eventuele aanpassingen 

Slide 31 - Tekstslide

Planning per medewerker
Vrijwilligersprotocol

Slide 32 - Tekstslide

Slide 33 - Tekstslide

(Sport)evenementen organiseren

Slide 34 - Tekstslide

Vier fasen van organiseren
Fase 1:     Initiatieffase 
Fase 2:     Voorbereidingsfase
Fase 3:     Uitvoeringsfase
Fase 4:     Nazorg 

Slide 35 - Tekstslide

Nazorg
  • Evaluatie van het evenement
  • Bedanken (personen, instanties) 
  • Na publiciteit verzorgen  
  • Afhandelen financiën 

Slide 36 - Tekstslide

Evaluatie van het evenement

  • Product evaluatie
  • Procesevaluatie per fase
  • Bepaling v.d. onderwerpen
  • Bepaling v.d. betrokkenen
  • Wijze van evalueren
  • Evaluatieverslag

Slide 37 - Tekstslide

Product en procesevaluatie
  • Product  > je kijkt naar het eindresultaat (doelstelling)
  • Proces > evalueer je de voorbereiding en het verloop. 

Slide 38 - Tekstslide

Onderwerpen evaluatie
  • Vooraf lijst met onderwerpen opstellen samen met de projectgroep  

Slide 39 - Tekstslide

Wie zijn er betrokken bij de evaluatie van een evenement?

Slide 40 - Woordweb

Betrokkenen bij de evaluatie
  • Opdrachtgever
  • deelnemers
  • vrijwilligers
  • personeel van accommodatie
  • sponsoren
  •  de buurtbewoner

Slide 41 - Tekstslide

Wijze van evalueren
  • schriftelijk of mondeling
  • open of gesloten vragen
  • gebruik van internet om te evalueren 

Slide 42 - Tekstslide

Evaluatieverslag
  • Bepaal vooraf de inhoud van dit verslag
  • Duidelijke structuur (doelstelling, projectgroep, alle fasen, conclusie en aanbeveling) 

Slide 43 - Tekstslide

Bedanken
  • Waarom belangrijk. 
  • Meer dan normaal
  • Toekomst?
  • Bedankje

Slide 44 - Tekstslide

Verzorgen napubliciteit
  • Lokale krant
  • persbericht
  • Social Media

Slide 45 - Tekstslide

Afhandelen Financiën
  • Klein evenement gaat het niet om grote bedragen.
  • Vooraf maak je een begroting
  • Bonnetjes bewaren
  • verslag inkomsten en uitgaven
  • conclusie trekken en aanbeveling voor de toekomst

Slide 46 - Tekstslide

Slide 47 - Tekstslide