Planmatig werken thema 1
Planmatig werken
Thema 1 basisdeel
Onderdelen in deze les
Planmatig werken
Thema 1 basisdeel
Planmatig werken
Les 1
Lesdoelen:
Je kunt uitleggen wat planmatig werken is.
Je weet wat de voordelen zijn van planmatig werken.
Je kunt vertellen wat een protocol is.
Je weet wat het verschil is tussen een protocol en een procedure.
1.1 Inleiding
Dit thema gaat over het voorbereiden, afstemmen en evalueren van je werkzaamheden. Het gaat ook over rapporteren en feedback geven. Lees de vakkennis goed door en maak de bijbehorende opdrachten.
Op de werkvloer heeft iedereen taken. De één is verantwoordelijk voor het opnemen van de telefoon en de ander voor het afsluiten van het gebouw. Het is belangrijk dat je weet wat jouw taken zijn. Als je dat weet, kun je ze voorbereiden, uitvoeren en evalueren. Hoe je dit doet, staat in een werkplan. Volg het werkplan en je behaalt de doelen die zijn opgesteld. Door achteraf te evalueren en feedback te krijgen, kun je je gedrag en functioneren verbeteren.
1.1 Planmatig werken
Leerdoelen
1.1 Wat is planmatig werken?
Aan het werk!
Opdracht 1:
Voorbereiden
Opdracht 2:
Praktijkvoorbeeld
Opdracht 3:
Voorbereidende opdracht
Bespreken
1.2 Wat is planmatig werken?
Planmatig werken klinkt misschien ingewikkeld, maar vaak doe je het al zonder dat je het weet. Bijvoorbeeld als jouw laptop kapot is, dan moet je een oplossing bedenken.
Bij planmatig werken, werk je volgens een vast plan. Je doet dit om een doel te bereiken. Op je werk, werk je bewust planmatig. Je denkt na over de werkzaamheden die je moet doen. De werkzaamheden beschrijf je in een plan. Je noemt dit een werkplan.
1.2 Wat is planmatig werken?
Planmatig werken heeft een aantal kenmerken.
Je werkt:
gestructureerd
doelgericht
procesmatig
bewust
Kenmerken van planmatig werken
1.2 Wat is planmatig werken?
Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie planmatig werkt.
De voordelen van planmatig werken zijn:
Dan werkt iedereen op dezelfde manier. Dat is handig als je het werk van een collega moet overnemen.
Je kunt na de werkzaamheden kijken of je het goed hebt gedaan. Is het plan goed uitgevoerd? Heeft het opgeleverd wat je wilde? Moet je de volgende keer de werkzaamheden anders uitvoeren en het plan aanpassen?
Bij planmatig werken maak je ook minder fouten. Je weet namelijk wat er moet gebeuren en hoe je dit moet doen.
Voordelen van planmatig werken
1.2 Wat is planmatig werken?
Aan het werk!
Opdracht 4:
Onbewust planmatig werken
Opdracht 5:
Wat is planmatig werken?
Bespreken
1.3 Protocollen en procedures
Als je aan het werk bent, houd je je altijd aan de afspraken en regels die gelden in de organisatie of het bedrijf. Dit zijn regels over bijvoorbeeld het afsluiten van een gebouw, schoonmaken van een ruimte of werken met voedsel. De regels zorgen voor duidelijkheid, veiligheid en kwaliteit. De regels en afspraken worden beschreven in protocollen en procedures.
1.3 Protocollen en procedures
Een protocol is een document waarin staat hoe je je moet gedragen of hoe je moet werken. Onderdelen die vaak in een protocol staan, zijn:
onderwerp
doel
algemene opmerkingen
benodigdheden
voorbereiding
werkwijze
verslag.
Protocol
1.3 Protocollen en procedures
Voorbeeld protocol
1.3 Protocollen en procedures
Sommige taken voer je vaak uit. Als helpende zul je bijvoorbeeld vaak je handen wassen. Professioneel handen wassen doe je altijd volgens een strikte volgorde. Veel instellingen hebben daarvoor een protocol. Als je je handen vaak professioneel wast, ken je dit protocol snel uit je hoofd. Er zijn protocollen die moeilijk zijn. Houd bij het werken dat protocol er dan bij, zodat je niets vergeet en geen fouten maakt.
Hierna zie je een voorbeeld van de werkwijze bij een protocol ‘Handen wassen’.
Protocol
1.3 Protocollen en procedures
Protocol
handenwassen
1.3 Protocollen en procedures
Een procedure is een verzameling van stappen die je moet volgen om een taak uit te voeren. Deze stappen moet je in een bepaalde volgorde doen. Procedures zijn vaak algemener dan een protocol. Ze worden dan ook vaak gebruikt in situaties waar er ruimte is voor interpretatie of aanpassing. Zo kan een bedrijf een procedure hebben over het afhandelen van klachten die binnen komen. Je volgt dan nog steeds een stappenplan, zoals het vastleggen van de klacht, het onderzoeken van de klacht en het vinden van een oplossing. Toch is er ruimte voor eigen invulling en kun je binnen de stappen zelf (kleine) aanpassingen doen. Dat is bij een protocol niet zo.
Procedures
1.3 Protocollen en procedures
Aan het werk!
Opdracht 6:
Procedure aankleden
Opdracht 7:
Wat is een protocol?
Opdracht 8:
Protocollen.
Bespreken
1.4 Waarom werken met protocollen en procedures?
In protocollen en procedures staat bijvoorbeeld wie er verantwoordelijk is voor een taak. Dat geeft duidelijkheid. De kans dat je de taak vergeet of twee keer doet, is dan klein.
Het protocol geeft de volgorde van de taken aan. Iedereen voert deze op dezelfde manier uit. Dit geeft duidelijkheid voor de medewerkers zelf, maar ook voor de gebruikers en cliënten. Een bewoner van de zorginstelling weet zodoende dat wie er ook komt, hij dezelfde zorg krijgt.
Wanneer je werkt volgens een protocol, werk je op een veilige manier. Er is nagedacht over je veiligheid bij het opstellen ervan. In een protocol kan bijvoorbeeld staan dat je veiligheidskleding aan moet doen of eerst de stroom moet uitschakelen. De meeste instellingen hebben ook regels en afspraken over wat je moet doen bij bijvoorbeeld brand of gevaar.
Voordelen protocollen en procedures
1.4 Waarom werken met protocollen en procedures?
Er staan ook kwaliteitseisen in protocollen en procedures. Kwaliteitseisen zijn eisen waaraan een product of dienst moet voldoen. Cliënten mogen een bepaalde kwaliteit verwachten. Zijn cliënten ontevreden, dan wordt er gecontroleerd of medewerkers zich aan de protocollen en procedures hebben gehouden. Door te werken volgens een protocol leveren alle medewerkers dezelfde kwaliteit van werk.
Tot slot is het handig dat alle acties die je moet ondernemen op een rijtje staan. Als je te maken hebt met een noodsituatie (brand, ontruiming, bommelding), dan ben je misschien in paniek. Wanneer je het protocol erbij pakt, handel je precies zoals nodig is en kun je niets vergeten. Daar is vooraf over nagedacht.
Voordelen protocollen en procedures
1.4 Waarom werken met protocollen en procedures?
Protocollen en procedures hangen samen met algemene regels in wetten en beleidsplannen. Het is belangrijk dat een organisatie zich aan deze regels houdt. Door te werken met protocollen houden de medewerkers zich ook aan de geldende regels. Zo zijn er in de kinderopvang veel algemene regels vanuit de gemeente over de hygiëne. In het protocol van de opvang staat dan bijvoorbeeld hoe vaak iets schoongemaakt moet worden.
Voordelen protocollen en procedures
1.4 Waarom werken met protocollen en procedures?
Aan het werk!
Opdracht 9:
Waarde van protocollen
Opdracht 10:
Extra douche
Bespreken
Evaluatie les 1
Les 1
Lesdoelen:
Je kunt uitleggen wat planmatig werken is.
Je weet wat de voordelen zijn van planmatig werken.
Je kunt vertellen wat een protocol is.
Je weet wat het verschil is tussen een protocol en een procedure.
Les 2
Les 2
Lesdoelen:
Je kunt uitleggen wat wetten en protocollen met elkaar te maken hebben.
Je kunt een voorbeeld noemen van een protocol.
Je weet wat een protocollenboek is.
1.6 Protocollen in het dagelijks werk
Dagelijks werken met protocollen
Lees protocollen regelmatig door. Ook al doe je werkzaamheden nog zo vaak, het kan gebeuren dat je een deel van de handelingen vergeten bent. Ook kan het zijn dat er iets veranderd is, waardoor een protocol anders uitgevoerd moet worden dan je gewend was. Maak er een gewoonte van om altijd het protocol erbij te pakken.
Het volgen van protocollen en procedures zorgt ervoor dat je planmatig werkt. Het zorgt ook voor duidelijkheid, veiligheid en kwaliteit.
Duidelijkheid,
veiligheid en
kwaliteit
1.5 Van wetgeving en beleidsplan tot protocol
Een protocol wordt niet zomaar bedacht. Dit hangt vaak samen met algemene regels en wetten die er zijn. Een protocol is eigenlijk de praktische uitvoering van een wet of algemene regel.
Twee voorbeelden:
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
hygiënerichtlijnen van de GGD.
Protocol
1.5 Van wetgeving en beleidsplan tot protocol
In deze wet staat beschreven hoe organisaties moeten omgaan met persoonsgegevens van cliënten. Zo moeten dossiers van cliënten bewaard worden op een afgesloten plek. Ook mogen medewerkers een dossier alleen inzien of gebruiken als zij hier vanuit hun werk ook mee te maken hebben.
Een protocol waarmee je als helpende te maken krijgt, is hoe jij moet omgaan met gegevens van cliënten in jouw praktijk. Wanneer je een rapportage schrijft of een mail stuurt over een cliënt, dan doe je dit volgens bepaalde regels en protocollen van je instelling. Ook staat hierin beschreven over welke gegevens je met elkaar wel of niet mag praten.
Algemene
Verordening
Gegevensbescherming
1.5 Van wetgeving en beleidsplan tot protocol
De GGD is de Gemeentelijke Gezondheidsdienst.
De GGD stelt voor de gemeente regels op over hygiëne en veiligheid. Zo zijn er allerlei regels voor kinderopvang. Maar de GGD stelt ook regels op voor bijvoorbeeld tatoeëerders of voor het werken met asbest.
Een protocol dat voortkomt uit de regels van de GGD is een protocol voor het handen wassen in verzorgingshuizen. Stap voor stap was je zo je handen op een hygiënische manier.
Hygiënerichtlijnen
van de GGD
1.5 Van wetgeving en beleidsplan tot protocol
Aan het werk!
Opdracht 11:
Wetgeving en protocollen
Opdracht 12:
Bespreken
1.5 Van wetgeving en beleidsplan tot protocol
Een procedure is een document met een verzameling van stappen die je moet volgen om een taak uit te voeren. Deze stappen moet je in een bepaalde volgorde doen.
Sommige procedures voer je vaak uit. Als helpende zul je bijvoorbeeld vaak je handen wassen. Professioneel handen wassen doe je altijd volgens een strikte volgorde. Veel instellingen hebben daarvoor een protocol. Als je je handen vaak professioneel wast, ken je dit protocol snel uit je hoofd. Er zijn protocollen die moeilijk zijn. Houd bij het werken dat protocol er dan bij, zodat je niets vergeet en geen fouten maakt.
1.6 Protocollen in het dagelijks werk
Als helpende werk je dagelijks met protocollen. Bijna alle handelingen die je doet, staan beschreven in protocollen. Het is belangrijk dat je weet waar je de protocollen kunt vinden.
Protocollenboek
Alle protocollen van een instelling zijn vastgelegd in een protocollenboek. Dit kan een dikke map zijn met alle protocollen op papier, maar bij veel instellingen zijn de protocollen ook te vinden via het intranet of in een map op de computer. Dit is de centrale plaats waar protocollen bijgehouden en veranderd worden.
Protocollenboek
1.6 Protocollen in het dagelijks werk
Protocollen voor je dagelijkse werk
In het protocollenboek staan alle protocollen van de instelling beschreven: de protocollen waar jij mee te maken hebt, maar ook de protocollen waar jij zelf niet mee te maken hebt maar medewerkers die andere functies hebben wel.
Protocollen waar je wel mee te maken hebt, zul je vaak aantreffen op de plek waar je werkt en waar ze van toepassing zijn. Een protocol voor het handenwassen vind je bijvoorbeeld vlak bij de wasbak. Een protocol voor de indeling van een werkkast vind je aan de binnenkant van de deur van die werkkast.
1.6 Protocol in het dagelijks werk
Aan het werk!
Opdracht 13:
Lezen van protocollen
Opdracht 14: Filmpje kijken
Protocol met foto’s maken
Opdracht 15:
Voorbereiden en afsluiten
Opdracht 16:
Belang van protocollen en procedures
Opdracht 17:
Protocollen op het werk
Bespreken
Evaluatie les 2
Les 2
Lesdoelen:
Je kunt uitleggen wat wetten en protocollen met elkaar te maken hebben.
Je kunt een voorbeeld noemen van een protocol.
Je weet wat een protocollenboek is.
les 3
Les 3
Lesdoelen:
Je weet wat de werkzaamheden van een helpende zijn.
Je kunt vertellen wat een dienstverlenende en gastvrije houding is.
Je weet het verschil tussen een formeel en informeel overleg.
1.7 Protocollen actueel houden
Protocollen zijn op een bepaald moment opgesteld, maar ze kunnen ook veranderen. Bijvoorbeeld:
Er is een verandering gekomen in de wet. Het protocol moet aangepast worden aan de nieuwe regels in de wet. In de wet is het bijvoorbeeld verboden om met een bepaald schoonmaakmiddel te werken. Dit betekent uiteindelijk dat in het protocol van je instelling ook komt te staan dat er met andere middelen gewerkt gaat worden.
Er zijn gebeurtenissen waardoor er nieuwe protocollen moeten komen. Een paar jaar geleden brak de COVID-pandemie uit. Dit was een nieuwe ziekte. Er zijn toen allerlei protocollen ontwikkeld over hoe we hiermee om moeten gaan.
In de praktijk werkt een protocol niet goed. Het kan voorkomen dat enkele handelingen in een protocol niet goed werken of dat niemand het op die manier doet. In een protocol is bijvoorbeeld vastgelegd dat je je leidinggevende moet waarschuwen als er een ongeluk is gebeurd tijdens de activiteiten of als een cliënt de deur niet opendoet. In de praktijk blijkt steeds dat de leidinggevende slecht bereikbaar is. Dit is voor jou en je collega’s een niet werkbare situatie. Het is dan verstandig te overleggen met je collega’s en leidinggevende of het protocol moet worden aangepast.
Door protocollen steeds te blijven controleren, blijven ze actueel. Hierdoor levert de organisatie een constante kwaliteit van zorg en dienstverlening.
1.7 Protocollen actueel houden
Aan het werk!
Opdracht 18:
Protocollen veranderen
Opdracht 19:
Protocol werkt niet
Bespreken
1.8 Takenpakket
Als helpende zorg en welzijn ondersteun je cliënten bij bepaalde taken. Je hebt een dienstverlenende en gastvrije houding. Je houdt rekening met de wensen en behoeften van de cliënt. Tijdens je werkzaamheden staat de cliënt centraal.
De taken die horen bij jouw beroep staan in een takenpakket. Je houdt je aan die taken. Je voert de taken uit volgens de afspraken en plannen die zijn gemaakt.
1.8 Takenpakket
Als je werkt als helpende zorg en welzijn, kun je werken in de thuiszorg of in organisaties zoals een verpleeghuis of een kinderdagverblijf. Je bent zelf verantwoordelijk voor de taken die je uitvoert. Je moet je hierbij wel houden aan de afspraken, protocollen, procedures en werkplannen. Je ondersteunt de cliënt in het doen van algemene dagelijkse levensverrichtingen (ADL) zoals wassen, boodschappen doen en eten koken. Ook stimuleer je de cliënt in het doen van sociale en recreatieve activiteiten, zoals een krant lezen in een leesgroep of een spel spelen. Als helpende zorg en welzijn laat je de cliënt zo veel mogelijk taken zelf doen. Je ondersteunt alleen in de taken die een cliënt echt niet meer zelfstandig kan doen. Daarnaast houd je rekening met de cultuur, normen en waarden en de wensen van de cliënt.
1.8 Takenpakket
Aan het werk!
Opdracht 20:
Taken
Opdracht 21:
De taken van een helpende
Opdracht 22:
Takenpakket
Opdracht 23:
Werkplan
Bespreken
1.9 Overleg
Je hebt informatie nodig om je werk goed te kunnen doen. Deze informatie kun je lezen in een werkplan of krijg je van je leidinggevende en je collega’s. Je leidinggevende heeft ook informatie van jou nodig. Hij wil jou bijvoorbeeld extra taken geven. Hij wil weten of jij dat ook wilt. Dan is een overleg handig. Een overleg is een gesprek tussen personen of groepen. Een overleg kan verschillende doelen hebben, bijvoorbeeld informatie uitwisselen of afspraken maken.
1.9 Overleg
Een werkoverleg is een overleg tussen medewerkers of tussen leidinggevende en medewerkers. In een werkoverleg bespreek je wat belangrijk is voor het werk dat je doet. Je houdt hierbij rekening met wat het beste is voor de cliënt, voor jezelf en voor je collega’s.
Je overlegt met collega’s die ongeveer hetzelfde werk hebben. Je hebt bijvoorbeeld geen werkoverleg met de directieleden. Een werkoverleg kan formeel of informeel zijn.‘Formeel’ betekent dat het overleg volgens regels gaat. Het werkoverleg is vooraf vastgelegd. Er is een datum, tijd en locatie gekozen voor het overleg. De onderwerpen die je bespreekt, zijn bekend. Een formeel werkoverleg heb je regelmatig. Je houdt elkaar dan op de hoogte van de zaken die er spelen. Dat is belangrijk voor de werksfeer en motivatie van de medewerkers.
‘Informeel’ betekent dat het werkoverleg niet is vastgesteld. Ook zijn de onderwerpen van het overleg niet bekend. Een informeel werkoverleg ontstaat bijvoorbeeld als je tegen een probleem aanloopt tijdens een taak. Je wilt dit dan oplossen en overlegt met een collega. Maar informeel overleg kan ook ontstaan als je ziet dat een collega iets goed doet. Jij wilt graag weten hoe die collega dat doet en vraagt uitleg over de taak.
1.9 Overleg
Aan het werk!
Opdracht 24:
Werkoverleg
Opdracht 25:
Formeel of informeel
Opdracht 26:
Shanna
Bespreken
Evaluatie les 3
Les 3
Lesdoelen:
Je weet wat de werkzaamheden van een helpende zijn.
Je kunt vertellen wat een dienstverlenende en gastvrije houding is.
Je weet het verschil tussen een formeel en informeel overleg.
les 4
Les 4
Lesdoelen:
Je weet wat de doelen zijn van een werkoverleg.
Je weet wat de taak van de voorzitter en de notulist is.
Je kunt minimaal 3 voorbeelden van agendapunten benoemen.
1.10 Agenda voor werkoverleg
Een formeel werkoverleg moet gestructureerd zijn. Daarom denk je van tevoren na over de agenda van het overleg. De agenda is een lijst met de onderwerpen voor het werkoverleg. De agenda heeft een vaste opbouw. Je begint met de opening van het werkoverleg en je sluit af met de rondvraag. Elke organisatie voert een werkoverleg op een andere manier met een andere volgorde van agendapunten.
Voordat het overleg plaatsvindt, moeten de agendapunten bekend zijn bij alle medewerkers. De leidinggevende stuurt van tevoren de agenda naar de medewerkers. De medewerkers kunnen de agenda dan bekijken.
Agendapunten
1.10 Agenda voor werkoverleg
De voordelen van een agenda zijn:
Er is tijd om over bepaalde zaken na te denken.
Medewerkers kunnen zelf ook agendapunten aangeven.
Een overleg verloopt gestructureerd.
Er worden geen belangrijke bespreekpunten vergeten.
Er zijn twee soorten agendapunten:
1. vaste agendapunten
Dit zijn agendapunten die elk werkoverleg terugkomen, zoals:
Agendapunten
1.10 Agenda voor werkoverleg
Opening: De voorzitter opent het werkoverleg. Dit kan hij doen door iedereen welkom te heten. Daarna kijkt hij wie er is en wie niet.
Mededelingen: Na de opening komen eerst de mededelingen. Deze mededelingen gaan over het werkoverleg zelf. Zo geeft de voorzitter aan tot hoe laat ze de ruimte kunnen gebruiken of wanneer er pauze is.
Notulen: De notulen van het vorige werkoverleg worden besproken. Je mag vragen stellen over de inhoud van de notulen. Ook ga je na of alle gemaakte afspraken nagekomen zijn.
Rondvraag: Tijdens de rondvraag vraagt de voorzitter aan elke medewerker of hij nog vragen of opmerkingen heeft. Dit is het een-na-laatste agendapunt.
Afsluiting: De voorzitter sluit het werkoverleg af. Hij geeft aan wanneer het volgende overleg is en bedankt iedereen voor de inzet. Dit is het laatste agendapunt.
Vaste agendapunten
1.10 Agenda voor werkoverleg
2. variabele agendapunten
Dit zijn agendapunten die elk werkoverleg anders zijn, zoals de ziekte van een collega of de aanschaf van nieuwe computers. Dit zijn niet alleen de agendapunten van de leidinggevende, maar ook de agendapunten die de medewerkers hebben ingebracht.
Variabele agendapunten
1.10 Agenda voor werkoverleg
Aan het werk!
Opdracht 27: Filmpje
Opbouw werkoverleg
Opdracht 28:
Uitnodiging met agenda
Bespreken
1.11 Doelen van het werkoverleg
Het werkoverleg heeft verschillende doelen:
informatie delen
mening delen
advies geven
afspraken maken
problemen oplossen
goede werksfeer behouden.
1.11 Doelen van het werkoverleg
In het werkoverleg deel je informatie met anderen. Je krijgt bijvoorbeeld informatie over de nieuwe roosters en het personeelsfeest.
In een werkoverleg kun je je mening of advies geven.
Je kunt als medewerker bijvoorbeeld ontevreden zijn over een regel die is ingevoerd. Je kunt in het werkoverleg je mening hierover geven, maar ook meteen een advies geven voor verbetering.In een werkoverleg maak je ook afspraken. Je spreekt bijvoorbeeld af wie er tijdens de feestdagen gaat werken. Een werkoverleg is ook een moment om problemen op te lossen. Je kunt dan samen naar een oplossing zoeken.
Naast deze doelen zorgt het werkoverleg voor een goede werksfeer. Tijdens het overleg krijg je te horen wat er speelt in de organisatie. Maar je kunt zelf ook laten weten wat er gebeurt op de werkvloer. Hierdoor krijg je het gevoel dat de organisatie naar jou luistert. Door samen problemen op te lossen, zorg je voor een goede werksfeer en meer plezier.
1.11 Doelen van het werkoverleg
Aan het werk!
Opdracht 29:
Doelen werkoverleg 1
Opdracht 30: Filmpje
Doelen van werkoverleg 2
Bespreken
1.12 Taken overleg
In het werkoverleg zijn er drie rollen:
de voorzitter
de notulist
de deelnemer.
Rollen
1.12 Taken overleg
De notulist notuleert tijdens het werkoverleg. ‘Notuleren’ betekent: het opschrijven van wat er wordt gezegd. Het document dat hij schrijft, noem je de notulen. De notulen moeten duidelijk zijn voor iemand die niet bij het werkoverleg is geweest.
Ben je geen notulist of voorzitter, dan ben je deelnemer.
Notulist
1.12 Taken overleg
De leidinggevende neemt vaak de rol van voorzitter op zich. De voorzitter leidt het werkoverleg. De voorbereiding bestaat uit het inplannen van het overleg. Hij geeft dit door aan de medewerkers. Dit kan altijd dezelfde dag, tijd en locatie zijn. De leidinggevende hoeft dit dan niet elke keer door te geven. De voorzitter verstuurt ook van tevoren de agenda naar de medewerkers. Als medewerkers punten inbrengen, dan verwerkt hij die in de agenda.
Voorzitter
1.12 Taken werkoverleg
Aan het werk!
Opdracht 31:
Vragen over het voorbereiden van een werkoverleg
Bespreken
Evaluatie les 4
Les 4
Lesdoelen:
Je weet wat de doelen zijn van een werkoverleg.
Je weet wat de taak van de voorzitter en de notulist is.
Je kunt minimaal 3 voorbeelden van agendapunten benoemen.
les 5
Les 5
Lesdoelen:
Je weet te vertellen wat de letters SMART betekenen.
Je weet wat de 6 W’s zijn die in een werkplan staan.
Je kunt de 3 fasen waaruit een werkplan bestaat benoemen.
1.13 Werkplan
Als je werkzaamheden moet uitvoeren, dan is het belangrijk dat je dit planmatig doet. Je denkt van tevoren na wat je die dag of week gaat doen en hoe je deze werkzaamheden gaat aanpakken. Je werkt volgens een vast plan: een werkplan. In het werkplan staan de doelen die je wilt behalen en hoe je dit moet doen. Als je werkt volgens een werkplan, dan worden de werkzaamheden goed voorbereid, uitgevoerd en geëvalueerd.
Niet voor alle werkzaamheden zijn er werkplannen. Voor eenvoudige werkzaamheden zit het plan vaak al in je hoofd. Zijn de werkzaamheden lastig of worden er vaak fouten gemaakt, dan is het beter daar wel een werkplan voor te gebruiken.
Tijdens het werk kun je tegen bepaalde problemen aanlopen. Hoe je hiermee omgaat, staat niet altijd in een werkplan. Je moet altijd uitgaan van wat de cliënt wil. Je hebt een dienstverlenende taak, dus je ondersteunt de cliënt. Luister goed naar de cliënt en wees behulpzaam en hartelijk.
1.13 Werkplan
Werkplan met een werkplan
Als je een taak gaat uitvoeren, moet je met een werkplan werken. In een werkplan staat alles wat je moet weten over de taak. Er staat informatie in over de cliënt (welke cliënten zijn het), het doel dat je moet behalen en ook alle werkzaamheden die je moet uitvoeren. Moet je een lastige taak uitvoeren, dan kun je het werkplan erbij houden. Dit kun je raadplegen als je niet precies weet wat je moet doen of hoe je moet werken.
1.13 Werkplan
Lezen van een werkplan
Lees alle informatie die in het werkplan staat. Tijdens het uitvoeren van het werkplan kun je het plan nog bij de hand houden. Dit kan handig zijn als het lastige taken zijn.
Je beoordeelt het werkplan ook. Bijvoorbeeld of je alle taken die erin staan, kunt uitvoeren. Als je een spel moet begeleiden, ken je dan alle spelregels?
1.13 Werkplan
Verantwoordelijk
Als je een taak moet uitvoeren met een werkplan, ben je verantwoordelijk voor die taak. Je kunt niet zomaar afwijken van een werkplan. Je kunt werkzaamheden niet overslaan als je ze niet begrijpt. Ook mag je geen werkzaamheden doen die niet in het werkplan staan.
Het is daarom belangrijk dat je het plan doorneemt voordat je aan de taak begint. Misschien heb je nog vragen. Je weet bijvoorbeeld niet welke ruimte er wordt bedoeld of je hebt nog nooit met die schoonmaakmachine gewerkt. Het is dan belangrijk dat je hulp vraagt. Dit doe je voordat je de taak uitvoert. Ga voor vragen naar een collega of een leidinggevende. Jij bent verantwoordelijk voor de taak en je doet dus ook je best om deze zo goed mogelijk uit te voeren.
1.13 Werkplan
Aanpassingen
Een werkplan mag je niet zomaar aanpassen. Het kan natuurlijk voorkomen dat er bepaalde stappen in het werkplan niet meer kloppen. Deze zijn misschien verouderd of bepaalde materialen of middelen zijn vervangen. Geef dit dan aan bij je leidinggevende. Hij zal ervoor zorgen dat het werkplan wordt aangepast.
1.13 Werkplan
Aan het werk!
Opdracht 32:
Werken met een werkplan
Bespreken
1.14 Fasen van het werkplan
Het werkplan bestaat uit drie fasen:
voorbereiden
uitvoeren
reflecteren en evalueren.
In de fase van de voorbereiding staat waar en hoe je moet beginnen met een taak en welke materialen en middelen je nodig hebt. Ook staat hier beschreven wat je wilt bereiken met de werkzaamheden, wat het doel is.
In de fase van de uitvoering staat hoe je de werkzaamheden gaat uitvoeren. Dit is bijvoorbeeld de warming-upoefening uitvoeren voor de sporters of het schoonmaken van het nachtkastje.
In de fase van reflecteren en evalueren onderzoek je of de doelen zijn behaald. Dat doe je bijvoorbeeld met het invullen van het rapport.
1.14 Fasen van het werkplan
Aan het werk!
Opdracht 33:
Stappen van de voorbereiding
Opdracht 34:
Werkplan maken
Opdracht 35:
Werkplan
Bespreken
1.15 De eerste fase: voorbereiden
De voorbereiding van een werkplan bestaat uit vier stappen:
Stap 1: informatie verzamelen
Stap 2: taak formuleren
Stap 3: doel bepalen
Stap 4: plan maken.
1.15 De eerste fase: voorbereiden
Informatie verzamelen
Alle informatie die iemand nodig heeft om een taak goed uit te voeren, moet je in het werkplan beschrijven. Iemand die de taak nog nooit heeft gedaan, heeft die informatie nodig.
Bijvoorbeeld informatie over de doelgroep bij de taak ‘Voorlichting geven over ziekenhuisopname’. Die taak voer je anders uit voor kinderen dan voor volwassenen. Kinderen begrijpen bijvoorbeeld niet alles wat een volwassene wel begrijpt. Het is dus belangrijk dat je weet wie de doelgroep is.
Ook staat er informatie over belangrijke punten in de taak, zoals dingen die je niet mag vergeten of dingen waarmee je extra voorzichtig moet zijn.
Ten slotte moet je ook informatie hebben over de tijd, materialen en middelen.
1.15 De eerste fase: voorbereiden
Taak formuleren
‘Formuleren’ betekent: onder woorden brengen. Om planmatig te werken, moet je weten wat de taak is. Dan weet je welke werkzaamheden je moet doen. Dit kan bijvoorbeeld zijn: het helpen bij een workshop bloemstukjes maken of het informeren van ouders van nieuwe kinderen op een kinderdagverblijf over de regels die daar gelden.
Doel bepalen
In de derde stap staat het doel van het werkplan. Wat wil je bereiken? Dit doel is vaak SMART beschreven.
Plan
Als de informatie, de taak en het doel duidelijk zijn, wordt er een plan gemaakt. Dit plan noem je het draaiboek. Hierin staan alle activiteiten die je moet doen om het doel te bereiken. Je hoeft dit plan niet zelf te maken, maar je moet het wel kunnen volgen.
1.15 De eerste fase: voorbereiden
Aan het werk!
Opdracht 36:
Voorbereiding
Bespreken
1.16 SMART
Met SMART kun je doelen opstellen die aangeven wat je precies wilt bereiken. SMART staat voor:
S = Specifiek
M = Meetbaar
A = Acceptabel
R = Realistisch
T = Tijdsgebonden.Specifiek
Het doel moet specifiek zijn. Dat betekent dat het doel duidelijk en nauwkeurig moet zijn. Het doel ‘taak sneller uitvoeren’ is niet specifiek. Je maakt het specifiek door te zeggen ‘taak in twintig minuten uitvoeren, in plaats van in dertig minuten’.
Meetbaar
Het doel moet ook meetbaar zijn. Dat betekent dat je het in een maat moet kunnen uitdrukken. Vaak staat er een getal of aantal in een doel. Dat kun je meten. Je kunt meten of de taak in twintig minuten is uitgevoerd.
1.16 SMART
Acceptabel
Een doel moet acceptabel zijn. ‘Acceptabel’ betekent dat het doel haalbaar moet zijn. Het moet genoeg draagvlak hebben. De personen die meewerken, moeten ook mee willen en kunnen werken.
Realistisch
Het doel moet realistisch zijn. Dat betekent dat je het moet kunnen halen. De personen die meewerken, moeten genoeg weten. Ook moeten de materialen en middelen die je nodig hebt beschikbaar zijn. Het doel moet haalbaar zijn binnen de tijd die je hebt.
Tijdsgebonden
Het doel moet tijdsgebonden zijn. Je bepaalt wanneer je begint met het uitvoeren van het doel en wanneer je klaar bent. Het doel heeft een start- en einddatum.
1.16 SMART
Aan het werk!
Opdracht 37:
SMART-doelen
Bespreken
1.17 De zes W-vragen
In het plan of het draaiboek worden de zes W-vragen beantwoord:
wie
wat
wanneer
welke
waarom
waar
1.17 De zes W-vragen
Wie? In het plan staat wie de activiteit uitvoert. Dit kan elke keer dezelfde persoon zijn, maar dat hoeft niet.
Wat? Het punt ‘wat’ geeft aan om welke werkzaamheden het gaat. De werkzaamheden zijn verdeeld over de fasen ‘voorbereiding’, ‘uitvoering’ en ‘na afloop’. Als je alle werkzaamheden goed uitvoert, haal je het doel.
Wanneer? Het punt ‘wanneer’ geeft de tijd aan. Elke activiteit neemt een deel van de totale tijd in beslag.
Welke? Voor veel werkzaamheden heb je middelen en materialen nodig. In het plan staan deze genoemd. Zorg dat je alles tijdens de voorbereiding al hebt verzameld. Het kan zijn dat je ook mensen nodig hebt voor bepaalde werkzaamheden. Mensen vallen ook onder middelen.
Waarom? Er wordt ook beschreven waarom je deze taak moet doen. Dit is het doel van je werkplan. Wat wil je bereiken?
Waar? Waar moet je de taak uitvoeren? Op welke plek of locatie?
Alle werkzaamheden staan in de juiste volgorde in het plan. De volgorde is belangrijk, omdat je vaak eerst bepaalde werkzaamheden moet doen, voor je een andere activiteit kunt doen. De werkzaamheden staan in de juiste volgorde.
1.17 De zes W-vragen
Aan het werk!
Opdracht 38:
Nieuw koffiezetapparaat
Opdracht 39:
Bingo organiseren
Opdracht 40:
Plan maken
Opdracht 41:
Werkplan maken
Bespreken
Evaluatie les 5
Les 5
Lesdoelen:
Je weet te vertellen wat de letters SMART betekenen.
Je weet wat de 6 W’s zijn die in een werkplan staan.
Je kunt de 3 fasen waaruit een werkplan bestaat benoemen.
Les 6
Les 6
Lesdoelen:
Je kunt 2 verschillende evaluatiemethoden benoemen.
Je kunt vertellen wat het verschil is tussen reflecteren en evalueren.
Je weet waarom reflecteren en evalueren belangrijk is.
1.18 De tweede fase: uitvoeren
Uitvoeren
De fase ‘uitvoering’ houdt in dat je alle werkzaamheden uitvoert die in het plan beschreven staan. Als je je hieraan houdt, dan behaal je het doel dat is gesteld.
Je komt hierbij in contact met verschillende cliënten. Soms moet je iemand verzorgen, soms moet je iemand begeleiden. Zorg dat je tijdens de uitvoering altijd gastvrij bent. Dit betekent dat je bijvoorbeeld bij de verzorging van cliënten betrouwbaar en zorgzaam bent. Luister goed naar wat de cliënt zegt en wil. Ga met respect met de cliënt om.
1.18 De tweede fase: uitvoeren
Problemen
Problemen tijdens uitvoering
Je kunt tijdens de uitvoering van je plan problemen tegenkomen, zoals:
Cliënten werken niet mee.
Collega’s werken niet mee.
Materialen of middelen gaan kapot.
Je hebt niet de juiste materialen of middelen.
Je hebt te weinig tijd.
Je mist een stap in het plan tussen twee werkzaamheden.
1.18 De tweede fase: uitvoeren
Problemen
Als je problemen tegenkomt tijdens de uitvoering, moet je die vaak gelijk oplossen. Zo moet je je plan aanpassen als cliënten of collega’s niet meewerken. Vraag bijvoorbeeld wat ze graag anders zouden willen zien. Overleg een aanpassing altijd met je leidinggevende. Als er materialen en middelen kapotgaan, kun je hier niets aan doen. Je kunt wel zorgen dat je de beschikking hebt over reservematerialen. Heb je dit niet, dan moet je het plan aanpassen. Ook bij te weinig tijd moet je het plan aanpassen. Je doet bijvoorbeeld een taak niet of kort hem in. Geef een probleem altijd door aan je leidinggevende en overleg samen over een oplossing.
1.18 De tweede fase: uitvoeren
Aan het werk!
Opdracht 42:
Uitvoeren van het werkplan
Bespreken
1.19 De derde fase: reflecteren en evalueren
Op je werk kijk je terug op de taak die je hebt uitgevoerd. Dat doe je om ervan te leren. Je bekijkt of je het doel hebt bereikt en of je sommige dingen beter of anders had kunnen doen. Misschien kom je erachter dat je het plan moet bijstellen en wat je de volgende keer dus anders gaat doen. Bijvoorbeeld: heb je wel genoeg rekening gehouden met de wensen en behoeften van de cliënt?
Reflecteren en evalueren doe je omdat:je controleert of de werkzaamheden goed zijn uitgevoerd
je wilt weten of wat je hebt gedaan ook goed heeft gewerkt
je bedenkt of je bepaalde werkzaamheden ook anders kunt aanpakken
je je werk verbetert door te leren van fouten en successen.
1.19 De derde fase: reflecteren en evalueren
Aan het werk!
Opdracht 43:
Je werk verbeteren
Opdracht 44:
Uitvoering en evaluatie
Bespreken
1.20 Verschil reflecteren en evalueren
Reflecteren/evalueren
Als het gaat om terugkijken op je werkzaamheden, hoor je vaak twee termen: reflecteren en evalueren. Het zijn wel twee verschillende dingen.
Bij reflectie kijk je vooral naar je eigen handelen. Hoe voelde je je bij de uitvoering? Had je anders moeten reageren? Waarom deed je iets zoals je het deed?
Bij evaluatie gaat het meer om de werkzaamheden waarop je terugkijkt en of je dingen beter kunt doen. Heb je alle werkzaamheden uitgevoerd? Had je hier genoeg tijd voor? Deed je de werkzaamheden goed en hoe kan het eventueel beter? En wat ging er erg goed, wat je ook bij andere taken zou willen doen?
Met deze informatie kun je de werkzaamheden aanpassen en bijstellen, maar ook leren van jezelf.
1.20 Verschil reflecteren en evalueren
Aan het werk!
Opdracht 45:
Evalueren en reflecteren
Opdracht 46:
Terugkijken
Bespreken
1.21 Wat is reflecteren?
Reflecteren
Reflecteren is het nadenken over iets wat is gebeurd. Je kijkt dan vooral naar je eigen ervaringen en naar wat je daarvan kunt leren.
Je denkt na over:
wat je doelen zijn
welke keuzes je hebt gemaakt
welke vaardigheden je hebt gebruikt
hoe je reageert op bepaalde situaties
hoe je je voelt bij bepaalde acties.
In het voorbeeld op blz. 55 reflecteert Naïma op haar eigen gedrag. Dit doet ze omdat Yusef dat vraagt. Als je zelf bedenkt om te reflecteren, noem je dat zelfreflectie. Je hebt hier discipline voor nodig. Dat betekent dat je jezelf kunt dwingen om iets te doen. Het voordeel van zelfreflectie is dat je dit altijd kunt doen.
1.21 Wat is reflecteren?
Aan het werk!
Opdracht 47:
Reflecteren
Bespreken
1.22 Hoe reflecteer je?
Reflecteren kun je doen volgens vaste stappen. Zo’n stappenplan is bijvoorbeeld STARR.
STARR staat voor:Situatie
Taak
Actie
Resultaat
Reflectie.
1.22 Hoe reflecteer je?
In elke stap stel je jezelf vragen.
1.22 Hoe reflecteer je?
Tips voor reflecteren
Regelmatig reflecteren is leerzaam.
Een aantal tips voor het reflecteren:Stel jezelf open vragen. Dat zijn vragen waar je meerdere antwoorden op kunt geven. Ze beginnen vaak met: ‘wie’, ‘wat’, ‘waar’, ‘wanneer’ of ‘hoe’.
Plan vaste momenten waarop je reflecteert, bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag.
Reflecteer op een duidelijke situatie.
Reflecteer ook op situaties die een succes waren.
Gebruik tijdens het reflecteren de feedback van collega’s.
Reflecteer op een planmatige manier (bijvoorbeeld met STARR).
1.22 Hoe reflecteer je
Aan het werk!
Opdracht 48:
De stappen van reflecteren
Bespreken
1.23 Wat is evalueren?
Evalueren is de laatste stap als je planmatig werkt. Bij evalueren kijk je of de actie zin heeft gehad en wat het resultaat is. Je beoordeelt of je de doelen hebt behaald. Ook kijk je naar wat goed en niet goed ging en hoe het beter kan.
Evalueren klinkt misschien lastig, maar het wordt de hele dag door gedaan. In een voetbalpraatprogramma wordt er veel geëvalueerd. Ze evalueren bijvoorbeeld wat de uitkomsten van de wedstrijden zijn en hoe bepaalde spelers hebben gespeeld.
Zelf evalueer je ook veel, misschien zonder dat je dit bewust doet. Je evalueert bijvoorbeeld nadat je een cake hebt gebakken. Is de cake lekker geworden? Moet je volgende keer suiker toevoegen? Had je meer tijd moeten nemen voor het bakken?
1.23 Wat is evalueren?
Waarom evalueer je?
In de voorbereiding van je werkplan staan bepaalde doelen. Bij de evaluatie bekijk je of je de doelen hebt bereikt. Ook kijk je of werkzaamheden beter kunnen en waar je je plan moet aanpassen.
Zo zorg je ervoor dat je steeds beter en efficiënter werkt. ‘Efficiënter’ betekent dat je in minder tijd, of met minder geld, toch het doel haalt. Kun je bijvoorbeeld bepaalde werkzaamheden overslaan of samenvoegen, zodat je sneller je doel behaalt?
Door te evalueren kom je er ook achter of cliënten tevreden zijn. Moet je werkzaamheden aanpassen voor bepaalde cliënten? Hoe kun je de cliënt zo goed mogelijk van dienst zijn? Heb je geluisterd naar de wensen en behoeften van de cliënt?
1.23 Wat is evalueren?
Doelen niet bereikt
Heb je de doelen niet bereikt, dan moet je onderzoeken hoe dit komt. Welke werkzaamheden gingen niet goed? Hoe kun je dit de volgende keer beter doen? Je zorgt er dus voor dat de kwaliteit van je werk verbetert. Je verbetert dan ook de kwaliteit van je eigen handelen. Door te evalueren ontdek je wat je niet goed hebt gedaan en welke vaardigheden je niet bezit. Evalueren is dus van belang voor de organisatie waarin je werkt. Maar het levert jou ook inzicht in hoe je werkt.
1.23 Wat is evalueren?
Problemen bij evalueren kunnen zijn:
De evaluatie wordt vergeten.
Er zijn geen doelen gesteld waarop je kunt evalueren.
Er is geen verslag waar je de evaluatie in kunt zetten.
Als je niet evalueert, dan kun je een volgende keer hetzelfde probleem tegenkomen. Ook als de uitvoering van je plan goed ging, moet je evalueren. Je kunt misschien toch verbeterpunten vinden.
Heb je van tevoren geen doelen gesteld, dan is evalueren lastig. Zorg ervoor dat de doelen voor de volgende keer duidelijk zijn. Ga hiervoor naar je leidinggevende.
Schrijf je evaluatie op. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je collega’s en leidinggevende. Zij kunnen dan nalezen wat er goed of niet goed ging. Ga met je probleem altijd naar je leidinggevende en zorg samen voor een oplossing.
1.23 Wat is evalueren?
Aan het werk!
Opdracht 49:
Evalueren
Opdracht 50:
Reflecteren of evalueren?
Bespreken
1.24 Evaluatiemethoden
Je kunt op verschillende manieren evalueren. Deze manieren noem je ‘evaluatiemethoden’. Er zijn twee evaluatiemethoden:
productevaluatie
procesevaluatie.
Bij een productevaluatie kijk je naar de uitkomst van je actie. Heb je bereikt wat je wilde bereiken?
Heb je het doel bereikt?
Wat heb je wel behaald?
Wat heb je niet behaald?
Wat hebben de werkzaamheden opgeleverd?
Methoden
1.24 Evaluatiemethoden
Bij een procesevaluatie kijk je naar hoe de actie is verlopen:
Heb je volgens plan gewerkt?
Heb je het plan moeten bijstellen?
Waren de werkzaamheden goed beschreven?
Hoe ben je te werk gegaan?
Heb je de juiste materialen en middelen gekozen?
Waren de ruimtes geschikt voor de werkzaamheden?
Had je voldoende tijd voor de werkzaamheden?
Hoe ben je omgegaan met onverwachte situaties?
Bij de evaluatie kijk je dus naar het product en het proces. Maar je kijkt ook naar de cliënt. Wat vindt de cliënt? Hoe reageerde hij? Kwam je er tijdens de werkzaamheden achter dat hij iets anders wilde? Deze wensen en behoeften van de cliënt neem je mee in je evaluatie.
Methoden
1.24 Evaluatiemethoden
Aan het werk!
Opdracht 51:
Product- of procesevaluatie
Bespreken
Evaluatie Les 6
Les 6
Lesdoelen:
Je kunt 2 verschillende evaluatiemethoden benoemen.
Je kunt vertellen wat het verschil is tussen reflecteren en evalueren.
Je weet waarom reflecteren en evalueren belangrijk is.
Les 7
Les 7
Lesdoelen:
Je kunt minimaal 3 verschillende manieren noemen om feedback te geven.
Je kunt vertellen wat feedback is.
Je weet hoe je open kunt stellen voor feedback.
Je kunt 2 feedbackmethoden benoemen en uitleggen.
1.25 Planmatig gegevens verzamelen
Als je een evaluatie doet, is het handig dat je een aantal gegevens hebt. Deze kun je planmatig verzamelen. Dat betekent dat je volgens een bepaald plan de gegevens verzamelt, bijvoorbeeld met checklists of evaluatieformulieren.
Checklist
In veel organisaties werk je met checklists. Een checklist is een lijst met punten die gedaan of gecontroleerd moeten worden.
Tijdens het uitvoeren van de taak kun je de checklist ernaast houden. Zo kun je in de gaten houden of je alle taken uitvoert.
1.25 Planmatig gegevens verzamelen
Een checklist gebruik je ook om achteraf te controleren. Heb jij de entree gestofzuigd, dan kun je dat afvinken op de checklist. De leidinggevende kan aan het einde van de week zien of alle taken zijn uitgevoerd. Ook weten collega’s van elkaar wat er wel en niet is gedaan.Zie je op de checklist dat bepaalde taken niet zijn uitgevoerd, dan kun je onderzoeken waarom die niet zijn gebeurd. Zijn ze vergeten? Waren de materialen of middelen er niet? Op die manier kun je met een checklist de werkzaamheden evalueren.
1.25 Planmatig gegevens verzamelen
Evaluatieformulieren
Een andere manier om informatie te verzamelen voor de evaluatie is met behulp van evaluatieformulieren. Hierop staat een aantal vragen. Dit kunnen vragen zijn als ‘Heb je het doel bereikt?’, ‘Waren alle materialen en middelen beschikbaar?’ of ‘Welke taken had je anders willen doen?’ Door het formulier na de taak in te vullen, denk je bewust na over wat je hebt gedaan. Je verzamelt zo informatie over de uitvoering van de werkzaamheden. Een evaluatieformulier kan opgesteld zijn voor een proces- of een productevaluatie.
Evaluatie cliënten
Om erachter te komen of cliënten tevreden zijn, kun je ze een evaluatieformulier laten invullen. Vaak merk je tijdens het werk wel of cliënten tevreden zijn, maar soms durven ze ook niet van alles iets te zeggen. Door ze anoniem een vragenlijst in te laten vullen, kom je erachter wat ze ervan vinden. Op die manier kun je de werkzaamheden aanpassen aan de wensen en behoeften van de cliënt.
1.25 Planmatig gegevens verzamelen
Aan het werk!
Opdracht 52:
Gegevens verzamelen
Bespreken
1.26 Wat is feedback?
Door te reflecteren en te evalueren kijk je zelf terug op de werkzaamheden. Je beoordeelt jezelf. Maar als je werkzaamheden uitvoert, wil je ook weten wat iemand anders ervan vindt. Maak je voor de eerste keer een woonkamer schoon, dan wil je van je leidinggevende horen hoe je dit hebt gedaan.
Je kunt altijd je eigen handelen beoordelen door te reflecteren en te evalueren. Als iemand anders jouw werkzaamheden beoordeelt en zijn mening hierover geeft, dan krijg je feedback. Feedback is een reactie op het gedrag of het resultaat dat wordt geleverd.
Feedback kun je:ontvangen
geven
vragen.
1.26 Wat is feedback?
Positieve of negatieve feedback
Feedback kan je een bepaald gevoel geven. Krijg je positieve feedback, dan kun je hier blij, tevreden of gelukkig van worden. Je hoort bijvoorbeeld dat je vandaag goed hebt doorgewerkt en dat ze erg blij met je zijn. Dit kun je ook een compliment noemen.
Krijg je negatieve feedback, dan kun je hier verdrietig, teleurgesteld of boos om worden. Je hoort bijvoorbeeld dat je de werkzaamheden echt wel sneller had kunnen doen en dat dit voor veel vertraging heeft gezorgd. Je kunt de negatieve feedback zien als verbeterpunten. Het geeft aan wat niet goed ging en wat je beter had kunnen doen.Feedback zorgt niet alleen voor gevoelens bij degene die de feedback ontvangt, maar ook bij degene die de feedback geeft. Je kunt namelijk zenuwachtig zijn als je iemand moet zeggen dat hij iets niet goed heeft gedaan.
1.26 Wat is feedback?
Feedback en gastvrijheid
Als helpende is het erg belangrijk dat je een gastvrije houding hebt. Door feedback te ontvangen van je collega’s en leidinggevende kun je deze houding verbeteren. Zij kunnen zien wat je kunt verbeteren. Maar naast je collega’s en leidinggevende kan ook de cliënt aangeven hoe je het beter kunt doen. Door feedback aan de cliënt te vragen, stel je je gastvrij op. Cliënten voelen zich serieus genomen en krijgen het gevoel dat ze belangrijk zijn. Zorg ervoor dat je wel wat met de feedback doet.
1.26 Wat is feedback?
Aan het werk!
Opdracht 53:
Positieve of negatieve feedback
Bespreken
1.27 Feedback ontvangen
Als je een reactie krijgt op de werkzaamheden die je hebt uitgevoerd of op je houding en gedrag, dan ontvang je feedback. Die krijg je bijvoorbeeld van je cliënten, je leidinggevende of je collega’s. Je kunt feedback ontvangen door ernaar te luisteren. Maar om er echt van te leren, moet je er ook wat mee doen.
Het is niet altijd gemakkelijk om feedback te krijgen. Je kunt je aangevallen voelen en je wilt jezelf verdedigen. Je leidinggevende zegt bijvoorbeeld dat hij het vervelend vindt dat jij weer te laat bent. Je verdedigt jezelf door te zeggen dat het kwam door de drukte op de weg of de wekker die niet afging. Het belangrijkste bij het ontvangen van feedback is dat je ervoor openstaat.
1.27 Feedback ontvangen
Je stelt je open voor feedback door:
actief te luisteren
te vragen
te bedanken
na te denken
actie te ondernemen.
Als je actief luistert, luister je met aandacht. Je wilt de ander goed begrijpen. Je laat zien dat je actief luistert door te knikken, oogcontact te maken of belangrijke punten op te schrijven.
Doorvragen geeft ook aan dat je openstaat voor feedback. Je wilt de feedback begrijpen, dus vraag je om uitleg als dingen onduidelijk zijn.
Degene die jou feedback geeft, maakt tijd vrij. Bedank hem voor de feedback. Als je feedback krijgt, beslis je zelf om er iets mee te doen of niet. Denk dus na over de feedback en vraag eventueel wat de ander ervan vindt. Wat je ook besluit, laat de feedbackgever dit weten.
1.27 Feedback ontvangen
Aan het werk!
Opdracht 54:
Feedback ontvangen
Bespreken
1.28 Feedback geven
Tijdens je werk ontvang je feedback, maar je kunt ook feedback geven. Dit kun je geven aan je collega’s of je leidinggevende.
Het is gemakkelijker om positieve feedback te geven dan negatieve feedback. Het kan zijn dat negatieve feedback de ander kwetst. Denk dus altijd goed na over hoe je feedback geeft. Als je op de juiste manier feedback geeft, zal de ontvanger van de feedback je begrijpen.
Je kunt op verschillende manieren feedback geven:
verbale feedback of non-verbale feedback
‘Verbaal’ is het gebruiken van woorden die je zegt of schrijft. ‘Non-verbaal’ is het gebruik van lichaamstaal.bewuste feedback of onbewuste feedback
Bij bewust feedback geven denk je na over wat je zegt. Onbewust feedback geven kan verkeerd overkomen (bijvoorbeeld gapen). Wees je dus altijd bewust van je feedback.directe feedback of indirecte feedback
Directe feedback geef je na de gebeurtenis. Je kunt je de situatie dus nog goed voorstellen. Indirecte feedback geef je later. Je kijkt in een gesprek bijvoorbeeld terug op de situatie van een week geleden.minimale feedback en uitgebreide feedback
‘Minimaal’ betekent: zo klein mogelijk. Minimale feedback kan een knikje zijn. Bij uitgebreide feedback ga je meer de diepte in.opbouwende feedback of afbrekende feedback
Met opbouwende feedback wil je de ander aanmoedigen. Het is leerzaam. Afbrekende feedback is negatiever. Iemand kan hierdoor onzeker worden.gevraagde feedback of ongevraagde feedback
Soms wordt er ongevraagde feedback gegeven. Dit komt niet altijd goed over, omdat de persoon er niet voor openstaat. Maar ongevraagde feedback is niet verkeerd. Soms moet je iemand feedback geven, ook al vraagt hij er niet om.
1.28 Feedback geven
Regels voor het geven van feedback
Als je feedback geeft, wil je natuurlijk dat de ander je begrijpt. Ook wil je dat de persoon zich niet aangevallen of gekwetst voelt.
Je moet daarom deze regels hanteren bij het geven van feedback:
Geef feedback op wat de ander heeft gedaan en niet op hoe hij is. Wat hij heeft gedaan, kan hij namelijk veranderen. Je noemt dat veranderbaar gedrag.
Wees in je feedback altijd eerlijk.
Vermijd woorden als ‘altijd’ of ‘nooit’. Het is natuurlijk niet zo dat iemand ‘altijd’ te laat komt. Je krijgt dan sneller een discussie en dat is niet de bedoeling.
Geef de feedback in de ik-vorm. Dat betekent dat het jouw mening is. Dat zorgt ervoor dat de ander de feedback eerder begrijpt.
Zorg dat je feedback geeft in een rustige omgeving waar geen anderen zijn. Neem hiervoor de tijd.
1.28 Feedback geven
Hoe geef je feedback?
Stap 1: Vraag of de ander openstaat voor feedback.
Stap 2: Beschrijf wat je hebt gezien of hebt gehoord.
Stap 3: Geef aan wat het met je doet.
Stap 4: Ga na of de ander je begrijpt.
Stap 5: De ander mag hierop reageren.
Stap 6: Geef aan wat je graag anders zou willen zien.
Stap 7: Bedenk samen een oplossing of een actie.
1.28 Feedback geven
Aan het werk!
Opdracht 55:
Feedback geven
Opdracht 56:
Regels feedback geven
Bespreken
1.29 Feedback vragen
Feedback is belangrijk. Maar niet in elke organisatie zijn collega’s of leidinggevenden gewend om feedback te geven. Als je hier toch behoefte aan hebt, moet je dit zelf vragen.
Feedback zorgt voor motivatie voor het werk. Stel dat je toe bent aan een uitdaging, maar je weet niet goed wat. Feedback kan je inzicht geven in waar je goed in bent.
Feedback zorgt er ook voor dat je weet wat je goed doet en wat je kunt verbeteren. Op die manier kun je aan jezelf werken. Als je twijfelt over hoe je het doet, zorgt dat voor spanning. Als je feedback vraagt, kun je gerustgesteld worden of krijg je tips.
1.29 Feedback vragen
Momenten van feedback
In sommige organisaties zijn de momenten van feedback goed georganiseerd. Er zijn bijvoorbeeld bepaalde vaste momenten waarop feedback wordt gegeven.
Een moment dat je vaak ziet in organisaties is het functioneringsgesprek. Dit is een moment waarop je feedback ontvangt, maar ook mag geven.Werk je in een organisatie waar dit niet zo is geregeld, dan zou je het moeten vragen bij je leidinggevende.
Als je toe bent aan feedback, kun je je leidinggevende om feedback vragen, maar ook je collega of cliënt. Je vraagt hem of hij een keer tijd wil vrijmaken voor een gesprek.
1.29 Feedback vragen
Hoe vraag je feedback?
Het vragen van feedback is soms lastig. Je twijfelt ergens over, dus het kan zijn dat iemand zegt dat het inderdaad niet zo goed gaat. Dat is natuurlijk vervelend om te horen. Je hebt dus wel moed nodig om feedback te vragen. Als je feedback vraagt, houd dan rekening met deze dingen:
Vraag iemand feedback die je vertrouwt.
Vraag die persoon om feedback op een rustig moment.
Zorg dat je duidelijk bent. Vraag precies wat je wilt weten.
Stel de ander open vragen. Open vragen zijn vragen die beginnen met ‘wat’, ‘hoe’, ‘wie’ en ‘waarom’.
Het kan zijn dat de feedback negatief is. Luister wel goed.
Denk goed na over de feedback en bedenk wat je hiervan kunt leren.
1.29 Feedback vragen
Aan het werk!
Opdracht 57:
Vragen om feedback
Bespreken
1.30 Feedbackmethoden
Er zijn verschillende manieren om feedback te geven en te ontvangen. Deze manieren noem je feedbackmethoden. Feedbackmethoden zijn bijvoorbeeld:
360-gradenfeedback
sandwichmethode.
Bij een 360-gradenfeedback krijg je feedback uit verschillende hoeken.
Dit kunnen bijvoorbeeld je collega en je leidinggevende zijn. In deze vorm van feedback geef jij jezelf ook feedback.
Als je alle feedback naast elkaar legt, heb je een goed beeld van je gedrag en functioneren. Je kunt je eigen feedback vergelijken met de feedback van anderen.
1.30 Feedbackmethoden
De sandwichmethode is ook een manier van feedback geven. Deze methode kun je gebruiken als je het lastig vindt om feedback te geven als het gaat om een negatieve boodschap die je moet overbrengen.
Een sandwich bestaat uit twee broodjes, met daartussen beleg.
De twee broodjes zijn positieve feedback en het beleg is de negatieve feedback.
Hoe bouw je zo’n gesprek op?
Je begint met een broodje. Je geeft dus eerst positieve feedback aan de ontvanger.
Daarna komt het beleg. Je geeft de negatieve feedback aan de ontvanger.
Je sluit af met een broodje op het beleg. Je geeft weer positieve feedback.
1.30 Feedbackmethoden
Aan het werk!
Opdracht 58:
Feedbackmethoden
Opdracht 59:
Ervaring uit de praktijk
Opdracht 60:
Complimentenfeest
Opdracht 61:
Mag het ietsje meer zijn?
Opdracht 62:
Feedback
Opdracht 63:
360-gradenfeedback
Bespreken
Evaluatie Les 7
Les 7
Lesdoelen:
Je kunt minimaal 3 verschillende manieren noemen om feedback te geven.
Je kunt vertellen wat feedback is.
Je weet hoe je open kunt stellen voor feedback.
Je kunt 2 feedbackmethoden benoemen en uitleggen.
Les 8
Les 8
Lesdoelen:
Je kunt uitleggen wat rapporteren is.
Je weet wat een rapportage is.
Je weet welke 3 leerstrategieën er zijn.
Je kunt minimaal 3 manieren benoemen hoe je iets kunt leren op de werkvloer.
1.31 Rapporteren
Tijdens je werk maak je van alles mee. Om je goed voor te bereiden op je werk, moet je weten wat er gebeurt op je werk. Dit betekent dat jij en je collega’s elkaar op de hoogte moeten houden van wat er gebeurt. Dit kun je doen door te rapporteren.
Rapporteren is melden. Je rapporteert over gebeurtenissen op je werk of over iets wat je hebt gezien. Het bericht noem je een rapportage.Je rapporteert om:
informatie aan anderen te geven over een bepaald onderwerp
een gebeurtenis aan anderen door te geven
instructie aan anderen te geven.
1.31 Rapporteren
Mondeling rapporteren komt vaak voor. Mondeling rapporteren heeft een aantal voordelen. Je kunt snel informatie aan iemand doorgeven. Jij of de ander kan hier gelijk wat mee doen. Als de ander je niet begrijpt, kan hij ook vragen stellen.
Bij het mondeling rapporteren moet je de belangrijkste zaken vertellen.
Het nadeel van een mondelinge rapportage is dat je vaak te lang over iets doorpraat. Ook worden de gesprekken niet vastgelegd en kun je niet nalezen wat er is gezegd.Een voordeel van een schriftelijke rapportage is dat je het nauwkeurig kunt opstellen. Belangrijke en ingewikkelde informatie kun je beter schriftelijk rapporteren. Je kunt dan goed nadenken over wat je moet opschrijven en het nalezen. Met een schriftelijke rapportage bereik je ook meerdere mensen. Degene die de rapportage leest, kan nadenken over wat geschreven is. Hij kan er dan goed op reageren. Het nadeel van een schriftelijke rapportage is dat het meer tijd kost dan een mondelinge rapportage. Ook krijg je niet gelijk een reactie.
1.31 Rapporteren
Aan het werk!
Opdracht 64:
Mondeling of schriftelijk
Bespreken
1.32 Hoe rapporteer je?
Als je rapporteert, let je hierop:
Zorg dat je zakelijk bent. Beschrijf of bespreek alleen de zaken die belangrijk zijn en maak geen grappen.
Wees duidelijk in je rapportage. Geef je rapportage bijvoorbeeld niet met spreekwoorden en gezegdes. Maar zeg waar het om gaat.
Zorg dat je volledig bent. Vergeet geen belangrijke informatie.
Geef beknopte rapportages. Dat betekent dat je kort samenvat waar het om gaat. Geef geen informatie waaraan de ander niets heeft. Dat is alleen maar onduidelijk.
Zorg dat je objectief bent. Dat betekent dat je de rapportage baseert op feiten en niet op meningen.
In veel organisaties rapporteer je schriftelijk met formulieren. Er bestaan rapportageformulieren. Hierin staat precies aangegeven wat je moet rapporteren. Er staat bijvoorbeeld: ‘Wie waren erbij betrokken?’ of ‘Tijdstip van gebeurtenis’.
1.32 Hoe rapporteer je?
Behalve in de formulieren kun je rapportages schrijven in een logboek. Een logboek is een boek waarin gebeurtenissen worden bijgehouden. Als je avonddienst hebt, kun je in het logboek lezen wat er overdag is gebeurd. Er staat bijvoorbeeld dat mevrouw Van Beek is gevallen en dat meneer Groenhart koorts heeft.
1.32 Hoe rapporteer je?
Aan het werk!
Opdracht 65:
Voorwaarden voor rapporteren
Opdracht 66:
Kunstgebit
Bespreken
1.33 Leren
Verschillende manieren van leren
Leren gaat soms vanzelf en soms moet je er veel moeite voor doen. Je kunt op verschillende manieren leren. Dit zijn leerstrategieën. Je kunt leren door:
erover na te denken
stampen en herhalen
uitproberen en doen.
Erover nadenken
Als je iets nieuws moet leren, helpt het om erover na te denken. Je denkt dan na over waarom iets zo is. Of je denkt na over wat je ervan vindt en wat je er allemaal mee kunt.
1.33 Leren
Stampen en herhalen
Je kunt iets leren door het steeds te herhalen, net zo lang totdat je het weet of kunt.
Uitproberen en doen
Toen je klein was en moest leren fietsen, heb je het waarschijnlijk net zo lang geprobeerd totdat het opeens goed ging. Je kunt dus leren door te proberen.
1.33 Leren
Aan het werk!
Opdracht 67:
Manieren van leren
Opdracht 68:
Test
Bespreken
1.34 Wat heb je geleerd tijdens BPV en opleiding?
Er zijn veel verschillende organisaties waar je na je opleiding kunt gaan werken. Elke organisatie is weer anders. Elke organisatie heeft haar eigen regels en haar eigen manier van werken. Ook de sfeer binnen organisaties kan heel verschillend zijn.
Als je begint met een nieuwe baan, moet je de organisatie waar je werkt leren kennen. Je leert onder andere:
Wie zijn je collega’s?
Wat zijn je werkzaamheden?
Met welke doelgroep moet je werken?
Wat zijn de werk- en pauzetijden?
Wat zijn de regels van de organisatie?
Tijdens je opleiding en je stage heb je geleerd hoe je je taken moet uitvoeren. In de organisatie waar je komt te werken, moet je deze taken misschien anders uitvoeren. Misschien moet je met een ander soort machine werken of zijn de regels net een beetje anders. Het is de bedoeling dat je je aanpast aan de organisatie waar je komt te werken.
1.34 Wat heb je geleerd tijdens BPV en opleiding?
Leren werken
Bij een nieuwe baan moet je leren werken volgens de regels van de organisatie. Je kunt daar zelf het volgende voor doen:
Lees alle informatie die je krijgt. Nieuwe medewerkers krijgen vaak een stapel papieren met informatie. Hierin staan bijvoorbeeld regels voor de werk- en pauzetijden. Lees de informatie die je krijgt goed door. Snap je iets niet, vraag het dan aan je leidinggevende.
Luister goed naar alle uitleg die je krijgt van je collega’s. Schrijf belangrijke zaken op.
Kijk wat de anderen doen. Door te kijken hoe je collega’s werken, kun je leren hoe jij je werk moet doen. Je kijkt bij hen af.
Stel vragen als je iets niet weet. In het begin krijg je zoveel nieuwe informatie dat je onmogelijk alles in één keer kunt onthouden. Het is daarom ook niet zo erg als je iets bent vergeten. Vraag het gewoon.
Toon interesse in je collega’s en in je werk. Dat doe je door bijvoorbeeld vragen te stellen aan je collega’s. Vraag hoe ze heten, wat ze doen en wat ze leuk vinden aan hun werk.
1.35 Leren op de werkvloer
Je leert op je werk. Meestal doordat een collega of je leidinggevende je iets uitlegt. Maar er kan ook een soort lesprogramma zijn. Samen met je leidinggevende maak je dan een plan waarin staat wat je allemaal moet leren. Hij stuurt je hiervoor meestal niet naar school, maar hij zorgt ervoor dat je kunt leren op de werkvloer. Dat kan hij op verschillende manieren doen.
Leren op de werkvloer:
leren van een mentor/buddy
leren van een instructie
leren door te doen
ervaringen delen met collega’s
e-learning.
1.35 Leren op de werkvloer
Leren van een mentor
Een mentor of buddy begeleidt jou bij het leren. Meestal is je mentor een collega met veel ervaring. De mentor legt steeds uit wat je moet doen en hoe je dat moet doen. Hij doet het werk voor en hij laat je meekijken en oefenen. Als je vragen hebt, kun je die aan hem stellen. De mentor zal je steeds meer zelf laten doen totdat je al je werk zelfstandig kunt uitvoeren.
Leren van een instructie
Je collega of leidinggevende kan je een instructie geven. Je krijgt dan uitleg. Daarna doet je collega het voor. Daarna mag jij het nadoen. Je collega blijft erbij staan en geeft af en toe tips.
1.35 Leren op de werkvloer
Leren door te doen
Als je iets nieuws moet leren op je werk, moet je het soms maar gewoon gaan doen. Je leidinggevende kan je dan een soort proefopdracht geven.
Ervaringen delen met collega’s
Je kunt veel leren van je collega’s. Dat kan door ervaringen met elkaar te delen. Je leidinggevende kan hier tijdens het werkoverleg ruimte voor geven. Elke collega vertelt dan kort hoe het met zijn werk gaat. Wat gaat goed? Wat gaat minder goed? Door hier samen over te praten, leer je van elkaars ervaringen. Ook kun je elkaar tips geven.
E-learning
Organisaties kunnen hun medewerkers e-learning aanbieden. E-learning is leren via de computer. In het e-learningprogramma staan leerteksten, afbeeldingen, animaties, opdrachten en instructiefilmpjes. Soms moet je na het volgen van e-learning ook een toets maken.
1.35 Leren op de werkvloer
Aan het werk!
Opdracht 70:
Leren op de werkvloer
Opdracht 71:
Leren op je werk
Bespreken
Evaluatie Les 8
Les 8
Lesdoelen:
Je kunt uitleggen wat rapporteren is.
Je weet wat een rapportage is.
Je weet welke 3 leerstrategieën er zijn.
Je kunt minimaal 3 manieren benoemen hoe je iets kunt leren op de werkvloer.
Les 9: Oefentoets
Les 10: Toetsweek
