Herhaling secretarieel H5 + H6

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo b
• Leerjaar 4

Herhaling secretarieel H5 + H6

Organiseren van een bijeenkomst

Wat komt er kijken bij het organiseren van een bijeenkomst?

• Deelnemerslijst opstellen
• Datum prikken
• Uitnodigingen versturen
• Planning maken van de voorbereidingen
• Afspraken vastleggen
• Ruimte(s) en apparatuur regelen
• Tijdens de bijeenkomst --> notulen maken
• Na de bijeenkomst --> notulen uitwerken en versturen

Afspraken plannen, verplaatsen en annuleren

Om een agenda goed te gebruiken, moet je afspraken plannen.

Voor het plannen van een afspraak moet je een aantal zaken weten:

• Wanneer is de afspraak?
• Hoe laat is de afspraak?
• Hoelang duurt de afspraak?
• Wie moeten er aanwezig zijn?
• Wat zijn de contactgegevens van de deelnemers?
• Waar is de afspraak?
• Wat is de reistijd?
• Wat moet er voorbereid worden?

5.3 Plannen en taken verdelen

Om efficiënter te werken, maak je vaak een planning. Dat gebeurt meestal met een planningsformulier. Daarin verdeel je de opdracht in stappen. Per stap geef je aan:

• Wat er moet gebeuren
• Wie dat doet/ doen (taakverdeling)
• Wanneer dat klaar moet zijn
• Waarmee je dat doet

 Je gebruikt een agenda om afspraken en werkzaamheden op te schrijven. In een elektronische agenda kun je heel makkelijk afspraken plannen, verplaatsen en annuleren.

Efficiënt werken

= Je wilt zoveel mogelijk resultaat

halen in de tijd die je hebt.

Efficiënt werken kan op basis van een to do lijst

Kopiëren en scannen

Gekopieerde documenten --> papieren archief

Gescande documenten --> elektronisch archief

Kopiëren en scannen

Kopiëren = het maken van een duplicaat van het origineel.

Wat kun je allemaal met een kopieerapparaat?

• Enkelzijdig bedrukken
• Dubbelzijdig bedrukken
• Nieten
• Sorteren
• Stansgaten maken
• Kopie vergroten/ verkleinen
• Papier bijvullen
• Eenvoudig storingen verhelpen

Lamineren

Lijsten en overzichten die je vaak 

gebruikt kun je het beste lamineren. 

Lamineren betekent het aanbrengen 

van een doorzichtige plastic folie door middel 

van warme lijm.

Drukwerk en mailing

Mailing is een brief die naar veel verschillende mensen verstuurd wordt. Drukwerk is een woord voor papier dat bedrukt is, bijvoorbeeld een verslag van een vergadering of brieven om te versturen.

Rapen

= verschillende stapels papier een exemplaar pakken in de juiste volgorde.

Waar staat ADV-dagen voor?

1. Arbeidsduurverlof
2. Arbeidsduurverkorting
3. Arbeidsdoorlopende vrije dagen

NAW-gegevens

Naam

Adres

Woonplaats

Relatiebestand

In een relatiebestand houd je alle gegevens bij van mensen met wie het bedrijf te maken heeft: je relaties. Dit zijn bijvoorbeeld klanten en leveranciers. Je gebruikt het relatiebestand om met klanten te communiceren of bestellingen te plaatsen bij een leverancier.

Je kunt hierbij denken aan:

• NAW-gegevens (NAW = naam, adres en woonplaats)
  
• telefoon- en faxnummers
  
• e-mailadressen
  
• diverse aantekeningen/opmerkingen.

Persoonsgegevens

• gegevens over kinderen
• rekeningnummer (IBAN)
• burgerservicenummer (BSN)
• gevolgde opleiding(en)
• loopbaangegevens: vorige werkgever(s) en functie(s), huidige functie
• sollicitatiebrief (+ cv) en/of sollicitatieformulier
• aanstellingsbrief
• arbeidsovereenkomst
• medische verklaring of verklaring van goed gedrag, indien van toepassing
• persoonlijke gegevens van ouders of wettelijke verzorgers, als de medewerker minderjarig is.