L3 ~ samenwerking en planning

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

LES 3

Week: 3

School: Business & Retail

Crebo: 25724 - Assistant Business Services

Leerweg: BOL & BBL & GIT

Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

Werkproces: B1-K1-W4 Samenwerking

Docent: dhr. R. Dewkali

Welkom bij Business Services

Welkom bij
Business Services

DEZE LES

• Terugblik
  
• Leerdoelen
  
• Uitleg
  
• Aan het werk
  
• Lesafsluiting

AFSPRAKEN

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

LESDOELEN

Aan het einde van deze les weet je meer over...

1. het beheren van agenda’s
   
2. het juist invullen van agenda’s

Agendabeheer

Taken van de ABS rondom agendabeheer bestaan uit:

• Tijdig en regelmatig overleggen met manager
  
• Tijd plannen en regelen van afspraken
  
• Vlot en accuraat werken
  
• Houden aan bedrijfsprocedures
  
• Houden aan afspraken

Op elkaar afstemmen, bijvoorbeeld agenda’s synchroniseren.

Goede afspraak

Soms ben je druk bezig en zet je snel even een taak in de agenda. Jij weet dan wat je bedoelt, maar misschien iemand anders niet. Vooral als je voor iemand anders de agenda bijhoudt, is het belangrijk om de precieze gegevens van de afspraak in de agenda te zetten. Zo weet jij, maar ook jouw collega, wat de afspraak inhoudt.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdrachten  A - B - C

1. Verbind de W's met de goede informatie
2. Open het Word bestand Wat is welke W? en maak de opdracht die hierin staat
3. Opslaan als wat is welke w in BW4 Samenwerking

1. Open het Excelbestand De ontbrekende W's en maak de opdrachten die hierin staan
2. Opslaan als ontbrekende w in BW4 Samenwerking

1. Open het Word bestand Vul de Outlookagenda in! Vul de agenda-afspraken in de Outlookagenda in
2. Opslaan als vul de outlookagenda in in BW4 Samenwerking

Afspraken in de agenda plaatsen

Handeling	Vorm in digitaal systeem
Afspraken plaatsen	Tijdsblokken
Datumnavigator	Kleine kalender
Afspraak weergeven	Per dag, week of maand weergegeven
Overlapping	Melding negeren of afspraak wijzigen
Terugkerende afspraken	Optie terugkerende melding

Afspraken / vergaderingen in de agenda die gedeeltelijk op dezelfde tijd zijn.

Vergaderingen plannen

Met de vergaderplanner kun je vrije of bezette tijden van genodigden of deelnemers bekijken. Je ziet in het venster een tijdslijn waarop een gekleurde horizontale balk de bezettingsgraad        aangeeft van de personen die je wilt uitnodigen. 

In hoeverre wordt de totale tijd bezet.

Uitnodiging versturen

Wil jij even de personen uitnodigen voor een vergadering? Zoek je ook even een geschikt moment? Dat zijn vragen die je op kantoor wel eens hoort. 

Het is nog niet zo makkelijk om in de drukke agenda's een geschikt tijdstip te plannen voor een vergadering.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht  Vergadering plannen

Beste student,

Volgende week donderdag moet er een vergadering gepland worden met mevrouw Van Welij, mevrouw Hayirsöz, de heer Antouhi, de heer Gangaram Panday en met de heer Dewkali. Zij gaan alle studenten bespreken die in september zijn begonnen, met betrekking tot het portfolio examen. Wil jij hen een vergaderverzoek sturen voor aanstaande vrijdag van 09:00 uur tot 15:00 uur. Lokaal 2.21 is die dag beschikbaar. Zorg ervoor dat je er een passende uitnodiging bijschrijft.

Agendapunten die aan bod komen zijn:

• werkproces 4 samenwerking
  
• werkproces 3 gegevensverwerking
  
• deadline inleveren bewijsstukken
  

Wil je mij even een bevestiging sturen, zodra het is gelukt? Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet,

docent Business Services

Beheren agenda

Zaken die van belang zijn voor goed agendabeheer:

• overleg met de leidinggevende
• een vast moment waarop jullie samen de agenda doornemen
• de ‘to-do’ bijhouden

 

Vergaderrollen

Aan een vergadering nemen meerdere mensen deel. Iedere deelnemer heeft een eigen rol in zo'n vergadering. Jij kunt zelf ook een rol spelen in een vergadering, misschien wel steeds een andere. Het is daarom belangrijk deze verschillende rollen van de deelnemers aan een vergadering te leren kennen.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht A  Rollen en competenties

1. Speel de quiz vergaderrollen
2. Maak een print screen van het resultaat
   
3. Opslaan als vergaderrollen in BW4 Samenwerking

1. Speel de quiz Waar of niet waar?
2. Maak een print screen van het resultaat
   
3. Opslaan als waar of niet waar in BW4 Samenwerking

Welke mogelijkheid biedt Terugkeerpatroon in Outlook?

1. Afspraak invoeren en aangeven dat deze niet terugkomt in de agenda.
2. Afspraak invoeren en aangeven dat deze op vaste momenten terugkomt.
3. Afspraken elkaar laten overlappen.
4. Vrije of bezette tijden van deelnemers in de agenda inzien.

Hoe heet het gelijkzetten van agenda’s?

1. Accepteren
2. Prioriteren
3. Samenvoegen
4. Synchroniseren

Wat is complex agendabeheer?

1. De privéagenda afstemmen op de zakelijke agenda.
2. Meerdere agenda’s beheren.
3. Moeilijke afspraken inplannen.
4. Veel afspraken in een week plannen.

Het is mogelijk om een bepaalde afspraak een kleur te geven in de Outlookagenda. Welke button wordt daarvoor gebruikt?

1. Categoriseren
2. OneNote
3. Planning assistent
4. Terugkeerpatroon