P1 | Theorie blok 1 t/m 3

• newEditor
• Dienstverlening en Producten
• Middelbare school
• vmbo k
• Leerjaar 3

Organiseren van een Activiteit Theorie blok 1 t/m 3

Wat moet je weten? 

-wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van een activiteit?

-hoe ga je om met je contacten en hoe maak je afspraken?

-wat is SMART en waarom is dit belangrijk?

-wat voor soort vragen kun je stellen?

-wat is een interview en op welke manier kun je interviewen

-wat is lichaamstaal?

-hoe moet je brainstormen, een opdracht omschrijven en onderzoek doen?

-hoe moet je presenteren en iemand overtuigen?

-wat is een budget?

-wat is een draaiboek? en wat is een plan van aanpak?

-wat is het verschil tussen een knock-out-, poule- en doordraaischema?

-wat voor vergunningen zijn er en welke wetten zijn belangrijk bij het organiseren van een activiteit?

-wat is HACCP?

Contacten en afspraken

Als je een activiteit organiseert doe je dit nooit alleen, maar met andere mensen. Daarnaast doen er allerlei mensen mee aan de activiteit. Al die mensen bij elkaar vormen je contacten.

Omgaan met contacten:

1. je bent vriendelijk en beleefd

2.je komt je afspraken na -> je doet wat je zegt 

Afspraken vastleggen:

1. per tekstbericht: handig en snel; je houdt het bericht kort met de belangrijkste zaken 

2.per email: meer ruimte om te schrijven; beperk je tot een duidelijke boodschap per email

3. telefonisch: je spreekt rustig en vriendelijk, houd de boodschap kort

Soorten vragen

open vragen         : beginnen met wie, wat, waar enz

                                      je kunt hier niet met ja of nee op antwoorden 

                                      veel informatie

gesloten vragen : beginnen met een werkwoord

                                      je kunt hier met ja of nee op antwoorden

directe vragen     : je vraag is gericht op je doel

                                      je vraagt precies wat je wilt weten

indirecte vragen : je gaat niet recht op het doel af

                                      je neemt een omweg

SMART

Omschrijving van een doel in 5 heldere en concrete kenmerken:

Specifiek - Meetbaar - Acceptabel - Realistisch - Tijd

Interview

Als je een activiteit organiseert begin je vaak met een interview. Dit is een vraaggesprek om informatie of een mening te krijgen.

persoonlijk interview:

• met de persoon zelf; vaak bij het bedrijf

• je krijgt veel informatie 

telefonisch interview:

• korter dan persoonlijk interview

• kost minder tijd

Lichaamstaal

• gebaren, houdingen en gezichtsuitdrukkingen die een boodschap doorgeven

• de taal van je lichaam

• non-verbaal; je houding, je gebaren enz.

Lichaamstaal

spiegelen: je neemt dezelfde houding aan als je gesprekspartner (meestal onbewust); je wil de ander laten zien je hetzelfde denkt of 

dezelfde interesse hebt

samenvatten: als je samenvat zeg je wat de ander heeft gezegd in eigen woorden; de ander kan zo horen of je het hebt begrepen

• je luistert goed wat de ander zegt

• je kijkt de ander aan en je zegt wat je hebt begrepen

• je vraagt of het klopt wat je samengevat hebt

• als  de ander 'ja' zegt dan is het goed, bij een 'nee' moet je gaan herhalen

Brainstormen

Voor het bedenken van nieuwe ideeën kun je brainstormen. Dit betekent dat je samen hardop nadenkt. Iedereen zet een idee op papier en vervolgens worden alle ideeën verzameld.

Creatieve manier om op ideeën te komen. Door de vele ideeën ontstaan er vanzelf ook weer nieuwe.

Regels:

• hoe meer ideeën hoe beter

• iedereen is gelijk en alle ideeën zijn evenveel waard

• je mag ideeën van anderen gebruiken en daarover verder praten

Opdrachtomschrijving

Nadat je een gesprek hebt gevoerd met je opdrachtgever en je eerste plan hebt besproken maar je een opdrachtomschrijving. Dit is een beschrijving waarin je alles benoemt wat er afgesproken is en hoe je de opdracht aanpakt. Dit zijn de vaste onderdelen:

1. voorkant (mooie voorkant met naam opdrachtgever)

2. inleiding (wat ga je beschrijven, wie ben je en wat ga je doen)

3. beschrijving van de activiteit (waar, wanneer en wat)

4. uitvoering (hoe ga je de activiteit uitvoeren en met wie)

5. tijdsplanning (smart, hoeveel tijd ga je eraan besteden en wanneer?)

6. betrokken personen (uit welke personen bestaat jouw groep, wie is de opdrachtgever)

7. kosten (hoeveel geld kost elk onderdeel)

Onderzoek doen

Wanneer je een activiteit organiseert is het handig om eerst te onderzoeken wat jouw opdrachtgever precies wil. Je kijkt naar de wensen en verwachtingen. Dit kun je het beste in de volgende stappen doen:

1. je verkent wat er speelt en waar je nieuwsgierig naar bent: om wat voor activiteit gaat het precies

2. je bepaalt wat je doel is

3. je bedenkt onderzoeksvragen

4. je verzint een plan van aanpak

5. je doet het onderzoek

6. je verzamelt alle gegevens

7. je maakt een analyse van alle gegevens

8. je presenteert de uitkomsten

Budget

Als je een activiteit gaat organiseren heeft de opdrachtgever een bepaald bedrag beschikbaar, dit heet een budget.

• Een budget is een bedrag dat je gebruikt voor al je uitgaven

• Om te weten of je voldoende budget hebt maak je een kostenoverzicht van alle verwachte opbrengsten en uitgaven

• Jouw activiteit brengt geld op maar kost ook geld

• Het zou mooi zijn als de opbrengsten hoger zijn dan de kosten

Presenteren

• Ga stevig staan: met je lichaam vertel je de helft van je verhaal; je lichaamshouding is de manier waarop je staat, praat en beweegt. 

• Zet je voeten op schouderbreedte

• Gebruik je handen om je verhaal te ondersteunen

• Niet friemelen

• Sta niet met je handen over elkaar

• Je handen niet in je zakken stoppe

Overtuigen

Als je mensen wilt overtuigen moet je eerst uitleg geven. Er zijn 3 basisregels voor het uitleggen:

1. pas je aan aan het niveau van de mensen aan wie je uitleg geeft

2.bereid je goed voor en zoek zoveel mogelijk informatie over het onderwerp

3.durf uit te leggen

Let op:

1. praat niet te snel

2. kies woorden die je kent en goed kunt uitspreken

3. zorg voor een logische opbouw van je verhaal

4. zorg voor afwisseling

5. spreek verstaanbaar en mompel niet

 

Draaiboek

Stap-voor-stapoverzicht van alle dingen die je moet doen en hoe je alles moet organiseren. Het is een groot schema dat je helpt bij het organiseren. Met een goed draaiboek zul je niet snel iets vergeten. Iedereen kan zien wat zijn of haar taak is.

-welke activiteit gaat er plaatsvinden

-met welk doel wordt deze activiteit georganiseerd

-wanneer gaat het gebeuren

-voor welke doelgroep

-wie neemt de leiding 

-hoeveel geld is er nodig

-welke medewerker voert welke taak uit in de voorbereiding

-wat is er aan materialen en apparatuur nodig en wie zorgt ervoor dat deze spullen er zijn

-welke personen voeren de activiteit uit

-wie ruimen er op

-wie bedankt de medewerkers/vrijwilligers

Plan van aanpak

Plan waarin globaal staat beschreven wat je gaat doen en in welke volgorde je het gaat doen. Het plan van aanpak is onderdeel van het draaiboek.

In het plan van aanpak staat bijvoorbeeld:

- het doel van de activiteit; waarom wordt het georganiseerd

- de doelgroep van de activiteit; voor wie is het bedoeld

- wat houdt de activiteit in

- wanneer vindt de activiteit plaats

- zijn er vergunningen nodig

- hoe zorg je voor de promotie

Vergunningen

APV->Algemene Plaatselijke Verordening 

• hierin staan de regels voor meldingen en vergunningen

• verschilt per gemeente

Vergunninghouder = degene die de vergunning krijgt als deze is aangevraagd

Knock-outschema

Organisatievorm waarbij er steeds spelers afvallen. Je wilt snel tot een finaleronde komen.

Doordraaischema

Schema met wedstrijdvolgordes. Als je met meerdere teams op meerdere velden speelt. Alle teams draaien door en komen elkaar allemaal tegen.

Pouleschema

Organisatieschema waarin elk team 2x tegen elk ander team speelt. Als je teams echt tegen elkaar wilt laten strijden en zeker wilt weten wie de beste is kies je voor wedstrijden in een pouleschema.

Rooster

Schema waarin is vastgelegd welke taken en gebeurtenissen op welke momenten moeten plaatsvinden. 

Een rooster kan ook gebruikt worden om personen in te delen. 

Denk ook aan je schoolrooster.

Wat staat er in een vergunning?

Welke maatregelen neemt de evenementenorganisatie om

a. de openbare orde te waarborgen (zonder chaos)

b. zorg te dragen voor gezondheid en veiligheid

c. brandveiligheid te garanderen

d. te kunnen omgaan met incidenten en wanorde (vechtpartijen)

Soorten vergunningen

A. Evenementenvergunning

B. Omgevingsvergunning

C. Exploitatievergunning

D. Drankvergunning

A. Evenementenvergunning

• Voor de grotere evenementen 

• spelregels staan in de APV (Algemene Plaatselijke verordening) vd gemeente

• vergunninghouder is verantwoordelijk voor de orde en veiligheid op het evenemententerrein (hoe zorg je ervoor dat er geen chaos ontstaat, hoe draag je zorg voor de gezondheid en veiligheid, hoe kun je de brandveiligheid garanderen, hoe kun je omgaan met incidenten en wanorde)

• gemeente wil een draaiboek, veiligheidsplan en een risicoanalyse (wat kan er fout gaan en hoe ga je daar mee om) ontvangen.

• gemeente kan een evenementenvergunning weigeren (als openbare orde in gevaar komt, als er veel overlast ontstaat, de verkeersveiligheid in gevaar is of er gevaar is voor de gezondheid)

B: Omgevingsvergunning

• Je vraagt deze aan als  je een evenement organiseert op een plaats die daar niet voor bedoeld is (festival)

• Vraag je aan bij de gemeente

C: Exploitatievergunning

• Ieder bedrijf waar mensen eten of drinken kunnen kopen en op dezelfde plek opeten of drinken moet deze vergunning hebben

D: Drankvergunning

Als er tijdens het evenement alcohol wordt geschonken 

Je hebt ontheffing nodig volgens de Drank- en Horecawet (DHW)

• leeftijdsgrens 

• als je drank verkoopt aan een minderjarige dan ben je strafbaar

Wegenverkeerswet

• op basis van deze wet kunnen gedeelten van wegen en straten worden afgesloten voor een evenement

• voor evenementen op de openbare weg kan het aanstellen van verkeersregelaars verplicht gesteld worden

Wet geluidshinder en bepalingen inzake geluidsoverlast

• biedt bescherming tegen allerlei vormen van geluidsoverlast: wegverkeerlawaai, sportlawaai en industrielawaai

• de gemeente bepaalt wat er wel mag en niet mag

BBV: Brandbeveilingsverordening

• in deze verordening worden zaken geregeld over de brandveiligheid

• bevat ook regels voor de aanvraag van een gebruiksvergunning voor bouwwerken, geen gebouw zijnde; denk aan evenemententerreinen, feesttenten, markten etc

• wordt opgesteld door de brandweer

Inspectie SZW (sociale zaken en werkgelegenheid)

• let erop of bedrijven zich aan de veiligheidsregels houden.

• werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland.

• Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen.

• onderdeel van de overheid

Drank- en horecawet

• is er voor gemaakt om te zorgen dat mensen niet te veel alcohol drinken

• de wet stelt eisen aan de verkoop en verspreiding van alle alcoholhoudende dranken

• Belangrijke regels:

• barmedewerkers moeten de leeftijdsgrenzen voor de bezoekers in de gaten houden

• de leeftijdsgrens voor sterke drank ligt bij 18 jaar

• als je alcohol verkoopt aan iemand die te jong is dan ben je strafbaar; de jongere die de drank krijgt is zelf niet strafbaar

• cafés en discotheken mogen geen dronken mensen toelaten

• je mag geen alcohol schenken aan personen die al dronken zijn

• als er bier op een flesje staat moet er ook bier in het flesje zitten

HACCP: Hazard Analyysis and Critical Control

• de overheid heeft een systeem met hygiëneregels gemaakt voor bedrijven die met voedsel werken; dit systeem heet HACCP

• HACCP zorgt ervoor dat er geen ongezonde stoffen in de voedingsmiddelen terechtkomen (bacteriën, steentjes, glas)

• zorgt dat het werken met voedsel zo veilig mogelijk gaat

• gevaren: schrijf alle mogelijke gevaren op 

• kritische grenzen : dit zijn grenzen in het proces waar het risico kan worden voorkomen of tot een veilig niveau kan worden teruggebracht. 

• correctieve acties: acties om te zorgen dat je HACCP systeem wordt verbeterd

• verificatie: controle om te kijken of je HACCP aanpak goed gaat