Evenementenmanagement les 1.4.4 MEP25

• newEditor
• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

EVENTMANAGEMENT

Periode 4, les 3

Marty Bosman

Mediaproducer MEP1A

korte introductie

welkom

Wie ben ik 

mijn ervaring in event management, is onderdeel marcom, is tool

tassen weg etc.

Vandaag op de agenda

9.00 - 11.00 uur
Opfrissen opdracht 

Preproductie MAF
DJ contest!!!!

Welke documenten heb je nodig? En waarom? 

11.15 - 13.15 uur 

Productietijd

Gesprekken! (ipv donderdag)

13.45 - 15.45 uur

Productietijd

Aanwezigheid (te laat, vertraging melden, ziekmelding, wanneer ben je absent)

Aandacht (voor mij, elkaar, de gastdocent, de lesstof)

Telefoon (sorry, die moet van tafel, ik waarschuw je genoeg maar er is een grens)

Communicatie met elkaar en met mij (op tijd, wat je kunt verwachten van mij)

Waarom hebben we deze regels?

Lesdoelen

Na de les van vandaag:

• Is het projectarchief bijgewerkt en volledig

• Je hebt contact met docent Ard van PET gehad over DJ contest en je podium om hier vragen over op te halen n.a.v. je videopitch

Statusupdate!

Contact met de band?

Gasten?

Registratie?

Contact met PET?

Contact met de artiestsen?

Nu eerst samen overleggen maar dat doen we anders...

Wat is jullie status? Standup meeting!

• We starten de les met overleg

• We doen dit kort en staand

• Dit is een standup meeting!

• We werken met post its

• We bespreken op het volgende:

  • Wat hebben we sinds vorige week gedaan?

  • Waar gaan we vandaag mee aan de slag (tot aan de volgende les)?

  • Welke obstakels zitten er vandaag in de weg/welke risico's zijn er?

 

we gebruiken de KANBAN methode

• Een Kanban-systeem is een visuele methode om werkprocessen te beheren, organiseren en continu te verbeteren.

• Het helpt teams om de voortgang van taken inzichtelijk te maken, knelpunten op te sporen en de algehele efficiëntie te verhogen.

• Bespreek alleen: To do, Doing, Done

• Geen nieuwe ideeën uitwerken!

• Maximaal 3 taken in Doing...

nieuwe informatie!

Er is een artist village...

Er is een productiehandboek (laat ik zien)

En een update in de timetable

Welke documenten werk je allemaal mee? Daar gaan we nu mee verder...

Welke documenten heb je nodig...

• Productieplanning

• Mensen en middelen lijst / benodighedenlijst

• Briefings artiesten 

• Riders artiesten 

• Promomateriaal DJ contest

• Notulen

• Draaiboek

• Foto- en filmmateriaal

• Quitclaims

• Contact logboek

• Promotieplan

Wat is een...briefing

• Een briefing is een instructie of opdrachtbeschrijving waarin een opdrachtgever aangeeft wat er van een uitvoerende partij, in dit geval een artiest, wordt verwacht.

• Het doel is om ieders neuzen dezelfde kant op te krijgen, zodat je zeker weet dat jouw event de kwaliteit heeft die jij voor ogen hebt

• De creatieve briefing geeft de artiest inzicht in wat jij verwacht

• Denk aan de boodschap, sfeer, huisstijl, budget, planning, concept en doelgroep

Wat is een ... Productieplanning

• De planning voor het hele proces van het volledige evenement.

• Hierin zitten alle 3 de productiefases

• Je maakt het in een strokenplanning

• Je werkt vanaf de deadline van het event terug

• Je werkt dit wekelijks bij want er kunnen dingen veranderen

Wat is een... Mensen en middelen lijst / benodighedenlijst

• De lijst van alle mensen en middelen die er nodig zijn voor de productie van je event

• Soms weet je zelf de details, soms moet je alleen de mensen noteren die deze zaken regelen (want jij kan niet voor een ander beslissen die ergens wel specialist in is)

• Hou je bij je rol!

• Voeg de benodigdhedenlijst toe aan je draaiboek

Wat is een rider...

• In de rider van de artiest staat beschreven welke wensen en eisen deze heeft voor een optreden.

• Dit document zorgt ervoor dat de organisatie weet wat er nodig is om het optreden soepel te laten verlopen.

• Hospitality rider omvat de wensen voor het comfort achter de schermen, zoals de inrichting van de kleedkamer, handdoeken en specifieke wensen op het gebied van eten en drinken

• Technische rider bevat alle vereisten voor het podium. Denk aan het licht- en geluidsplan, de stroomvoorziening en een priklijst (inputlist) voor de technici.

Wat is een draaiboek...

Een draaiboek is een gedetailleerd plan waarin stapsgewijs wordt beschreven hoe een evenement, project of productie verloopt.

Het is de logistieke ruggengraat, waarin je timings, taakverdelingen, verantwoordelijken en contactgegevens vastleg.

Een draaiboek heeft 5 kolommen:

1. Tijdstip

2. Wie is verantwoordelijk

3. Wat moet er gebeuren (actie)

4. Waar

5. Bijzonderheden (hier kun je backup in kwijt)

Wat is een... perskit

Dit is een pakket met informatie en promotiemateriaal over een artiest.

Het is bedoeld om het journalisten, bloggers of boekers zo makkelijk mogelijk te maken om erover te schrijven of het te promoten.

Het bestaat uit:

• beeldmateriaal

• contactgegevens

• logo's

• biografie/feiten

Is dit er niet? Dan moet je zelf aan de slag!

Wat is een... backline

De muziekinstrumenten en bijbehorende versterkers die op het podium staan, de fysieke uitrusting van de band zelf en is exclusief het eigenlijke 'front-of-house' (PA/zaalgeluid), licht en de monitorinstallatie

De backline bestaat meestal uit:

• Drums (inclusief bekkens en hardware)

• Gitaar- en basversterkers (zowel de top als de speakerkast)

• Keyboards en synthesizers (inclusief statieven en de versterking)

• Specifieke percussie-instrumenten

• DJ-sets

Wat is een... Promotieplan

Een gestructureerd plan waarmee je de juiste doelgroep met concrete acties, doelen en een heldere planning omschrijft.

Je mag de opzet met AI maken maar de invulling volledig op MAF aanpassen.

Vandaag opleveren

aangepaste productieplanning

draaiboek DJ contest

bewijs van contact met PET over technische rider en backline

Bijgewerkte notulen

Persfoto's  

Quitclaims 

Promotieplan (inclusief interview met MaLive) voor jouw artiest / heel MAF 

Plan voor benaderen 0-e jaars en alumni

Vermelding van artist village in je briefing

Groepsindeling

Team 1 

Demi, Qualencia, Josephine, Chenaya

Team 2 

Noa Belle, Kaylee, Mara, Lars

Team 3 

Lindy, Marlou, Roos, Faye, Sarah Jane

 

Team 4

Puck, Puck, Mandy, Zino

over de lessen

Engergizer.... video, wat is er nodig...

https://www.linkedin.com/company/westergas/posts/?feedView=all

Wat is er nodig voor vier shows in 24 uur? In deze video vertelt productiemanager Jersey Snel hoe het 24-uurs concept van Son Mieux achter de schermen in De Wester tot leven kwam.