Email writing

• Engels
• MBO
• Studiejaar 1

What is E-mail?

How do you write an E-mail?

Start salutation: Dear ...,

- white line:

Introduction: I am writing to you because....

- white line

Extra information: In addition....

- white line

Closing sentence: I expect to .....

- white line

End salutation: Yours sincerely,

- white line

Name: Kim de Laaf

Engelse mail

To, cc, bcc, subject

Voordat je een mail kan versturen, moet je bepaalde gegevens invullen.

-To: “Naar” – hier moet je het e-mailadres van de andere invullen

-CC: afkorting voor “Carbon Copy” – hier kan je e-mailadressen invullen die een kopie van jouw mail krijgen

– BCC: afkorting voor “Blind Carbon Copy” – deze e-mailadressen krijgen ook een kopie van jouw mail, maar de anderen zullen niet zien dat het ook naar hen is verstuurd

– Subject: “Onderwerp”

Iemand aanspreken via mail: hoe doe je dit?

Informeel kan je Hi of Hello gebruiken. In zakelijke mails is dit echt uit den boze. Bij het sturen van zo’n mail zal je iemand aanspreken als volgt:

Dear

Aanspreektitel (Mr, Mrs, Miss, Sir, Madam …) – meer uitleg hieronder

Naam – als de achternaam bekend is

Nederlands Engels

Meneer Mr

Mevrouw Ms (neutraal)

Mrs (getrouwde vrouw)

Miss (ongetrouwde vrouw)

Wat als je de ontvanger van jouw mail niet kent?

Wanneer je geen achternaam kent, kan je gewoon Dear Sir of Dear Madam gebruiken. 

Wanneer zowel de achternaam als het geslacht onbekend is, kan je Dear Sir/Madam gebruiken. 

Op deze manier ben je zeer beleefd en zakelijk correct.

Inleiding van een zakelijke mail in het Engels

Hoe begin je een zakelijke mail? Hier zijn enkele standaardzinnen die je kan gebruiken bij het schrijven van een mail

Thank you for your email of [date] Bedankt voor uw mail van [datum]

I apologize for not getting in contact with you before now Het spijt mij dat ik niet eerder contact heb opgenomen.

Your name was given to me by … Ik heb uw naam ontvangen van …

Further to your last email … In navolging van uw laatste mail …

In reply to your email Als antwoord op uw mail

Further to our telephone conversation … In navolging van ons telefoongesprek …

I refer to our recent telephone conversation about … Ik verwijs naar ons recent telefoongesprek over…

I am writing in connection Ik schrijf u naar aanleiding van

I am writing with regard to Ik schrijf u met betrekking tot

Boodschap mail

Hier enkele standaardzinnen die je kan gebruiken om een bepaalde boodschap over te brengen aan de andere partij.

I wonder if you could Ik vraag mij af of jij kan

I hope this answers your questions. Ik hoop dat dit uw vragen beantwoord.

I’d like to confirm Ik kan bevestigen dat

Thank you for your kind invitation. Bedankt voor uw uitnodiging.

If you wish I would be happy to… Indien gewenst zou ik met veel plezier…

Could you give me more information about Kan u mij meer informatie bezorgen over

I’m interested in Ik ben geïnteresseerd in

I’m writing to let you know that Ik schrijf u om te laten weten dat

We are able to confirm that We kunnen u bevestigen dat

I am delighted to tell you that Ik ben blij u te melden dat

I would like to know whether Ik zou graag weten of

I would like to invite you to Ik zou u graag willen uitnodigen voor

Thank you for your invitation Bedankt voor uw uitnodiging

Please find attached In bijlage vindt u

As requested I'm sending you the file as an attachment Zoals gevraagd stuur ik u het bestand in bijlage.

I will contact you again shortly Ik laat u zo snel mogelijk iets weten

Thank you in advance for your help in this matter Ik dank u alvast voor uw help in dit dossier.

Slot van een mail

Hieronder enkele slotzinnen die je kan gebruiken om een Engelse mail af te sluiten.

Do not hesitate to contact us again if your require any further information Twijfel niet om ons te contacten indien u verdere informatie wenst.

Please feel free to contact me if you have any questions U mag mij contacteren in geval van verdure vragen.

I’m looking forward to Ik kijk uit naar

i'm looking forward to hear from you Ik kijk er naar uit van u te horen.

I’m looking forward to meet you Ik kijk er naar uit u te ontmoeten.

Ondertekening van uw mail in het Engels

Yours sincerely -hoogachtend (formeel, iemands naams is bekend)

Yours faithfully -hoogachtend  (formeel, iemands naam is onbekend)

Kind regards -met vriendelijke groeten

Best regards -met vriendelijke groeten

Best wishes -met vriendelijke groeten

Cheers -groeten (informeel)

See you soon- tot snel (informeel)

Bye -dag (informeel)

All the best- het beste (informeel)

Hulpzinnen

Write a proper starting salutation if you know the lastname of the man you're writing to is Smith

Write a proper starting salutation if you know the lastname of the woman you're writing to is Peterson

After the start salutation follows a white line

1. true
2. false

Write a good opening sentence (after salutation)

In reply to your letter ... .

Thank you for your letter of May 14th concerning … .

Thanks for your email ... .

Following our phone conversation ... .

After the introduction a white line follows

1. true
2. false

Each subject, what you want to talk about in your message, should be followed by a white line. This way, we devide the message into paragraphs making it easier for the receiver to read. 

After each subject in your message 'body' follows a white line

1. true
2. false

Each subject, what you want to talk about in your message, should be followed by a white line. This way, we devide the message into paragraphs making it easier for the receiver to read. 

write a good closing sentence. (before end salutation)

Please contact me again if you need any more information.

If I can be of any further assistance, please do contact me again.

Let me know if you need anything else.

I look forward to hearing from you.

Hear from you soon.

See you in ... .

Take care.

write a good closing sentence. (before end salutation)

Please contact me again if you need any more information.

If I can be of any further assistance, please do contact me again.

Let me know if you need anything else.

I look forward to hearing from you.

Hear from you soon.

See you in ... .

Take care.

After the closing sentence a white line follows

1. true
2. false

Each subject, what you want to talk about in your message, should be followed by a white line. This way, we devide the message into paragraphs making it easier for the receiver to read. 

Write a proper end salutation if you know the name of the person you're writing to. (formal)

Write a proper end salutation if you don't know the name of the person you're writing to. (formal)

Write an informal end saluation:

Kind regards -met vriendelijke groeten

Best regards -met vriendelijke groeten

Best wishes -met vriendelijke groeten

Cheers -groeten (informeel)

See you soon- tot snel (informeel)

Bye -dag (informeel)

All the best- het beste (informeel)

After the closing salutation a white line follows before you sign off with your name

1. true
2. false

Each subject, what you want to talk about in your message, should be followed by a white line. This way, we devide the message into paragraphs making it easier for the receiver to read.