MM-12 Hoofdstuk 1

• Management
• Vocational Education

Administratieve Organisatie

Hoofdstuk 1

Administratieve organisatie

1.1 Administratieve organisatie

1.2 Functieverdeling 

1.3 Interne controle

1.4 Waardekringloop

Organisatie

Administreren

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie met als doel de onderneming goed te laten functioneren.

  

Verstrekken van informatie is het groeperen van detailgegevens, het maken van berekeningen en het uitvoeren van vergelijkingen

Administratieve organisatie

Administratie is het geheel van handelingen die nodig zijn om te administreren. Onderdelen van Administratie zijn:

Boekhouden

Calculatie

Statistiek

Planning

Controle functie

Resultaten analyse

Waarom is Administratieve Organisatie belangrijk?

Automatisering

Bedrijfsdoelstellingen behalen m.b.v. bedrijfsprocessen.

Wat heb je precies nodig voor een goede adm organisatie?

• Medewerkers
• Informatiesystemen
• Informatiebronnen

Administratieve organisatie

De administratieve organisatie richt zich op de volgende bedrijfsprocessen:

• Het inkoopproces (Hoofdstuk 2)
• Het verkoopproces (Hoofdstuk 3)
• Het financieel- administratieve proces (Hoofdstuk 4)

Interne organisatie

Er is een verband tussen de interne organisatie van de onderneming en de administratie.

  

Interne organisatie: de wijze waarop een organisatie is georganiseerd.

Om de administratie op de juiste wijze op te zetten en te kunnen uitvoeren heb je kennis van de interne organisatie nodig

Administratieve organisatie

alle maatregelen van organisatorisch aard die betrekking hebben op een goede werking van de administratie.

Wanneer is de administratie goed georganiseerd?

• Welke informatie is er nodig?
  
• Wie legt de informatie vast?
  
• Wie verwerkt de informatie?
  
• Hoe wordt de informatie ter beschikking gesteld?
  

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie met als doel de onderneming goed te laten functioneren.

1. Administreren
2. Administratieve organisatie
3. Verstrekken van informatie
4. Interne organisatie

Onder _______ verstaan we alle maatregelen van organisatorische aard die betrekking hebben op een goede werking van de administratie

1. Administreren
2. Administratieve organisatie
3. Verstrekken van informatie
4. Interne organisatie

Verschil tussen functie en taak 

Een functie is niet precies hetzelfde als een taak.

  

Een functie hoort bij een bepaalde persoon.

Een taak hoort bij het werk.

Voorbeeld:

Wanneer iemand in een onderneming belast is met de inkoop van de goederen, is zijn functie inkoper. Een van zijn taken is: zo goedkoop mogelijk kopen van kwalitatief goede producten

Het is heel belangrijk dat de taken die moeten worden uitgevoerd duidelijk zijn omschreven

Voordelen van taakverdeling:

• De leider van de onderneming houdt zich niet bezig met uitvoerende werkzaamheden.

• De werknemers kunnen zich specialisatie, waardoor productiviteit van de onderneming kan toenemen.
  

Verschillende soorten funties

• Beschikkende functies
  
• Bewarende functies
  
• Registrerende functies
  
• Uitvoerende functies
  
• Controlerende functies
  

Beschikkende functie:

 Een persoon kan over de activa van de onderneming beschikken.

De activa niet in bewaring hebben.

Bewarende functie: 

Een persoon die de goederen en het geld van de onderneming bewaart.

• Magazijnbeheerder
  
• Kassier
  

Voorbeeld: Een procuratiehouder geeft opdracht aan een kassier om een bepaald bedrag over te maken. 

De procuratiehouder is een persoon die de bevoegdheid heeft geld te laten uitbetalen. 

Voorbeeld: De procuratiehouder beschikt over het geld en de kassier bewaart het geld. 

Registrerende functie: 

wordt voornamelijk door personen in de administratie uitgevoerd.

  

Staat los van de beschikkende en bewaarende functie. 

Voorbeeld: Administratieve medewerker

Uitvoerende functie: 

een persoon die uitvoert wat door anderen wordt opgedragen.

 

Voorbeeld: Magazijnbeheerder, naast het bewaren van de gronstoffen en de producten, voert hij de taken uit die hem door de chef van productieafdeling zijn opgedragen.

Controlerende functie: 

iemand die controleert of de werkzaamheden worden uitgevoerd en als ze goed worden uitgevoerd.

Voorbeeld: Er moet dus regelmatig door iemand van de afdeling boekhouding samen met de kassier, een controle van het aanwezige kasgeld worden uitgevoerd.   

Functievermenging: 

wanneer twee functies bij één en dezelfde persoon voorkomen.

 

Samenspanning: 

als twee of meer functionarissen gaan samenwerken om cijfers te van de onderneming zodanig te wijzigen, dat zij er zelf voordeel van hebben.

Voorbeeld: De kassier kan niet de bewaardfunctie en de beschikkende functie vervullen. 

Voorbeeld: De magazijnbeheerder heeft 2 tv minder genoteert en het hoofd van de financiele administratie zorgt ervoor dat er ook in de voorraad administratie op kantoor 2 tv minder zijn, dan kunnen zij elk een tv naar huis mee nemen 

Belang van een goede taakverdeling

Het is onmogelijk om alles zelf te willen doen of te kunnen doen.

Daarom zullen de volgende onderwerpen aan bod komen:

• Het inkoopproces;
• Het verkoopproces;
• Het betalingsverkeer.

Een functie hoort bij een bepaalde persoon.
Een taak hoort bij het werk.

1. Juist
2. Onjuist

Wanneer twee functies bij een persoon terrecht komen, is er spake van

1. Inkoopproces
2. Samenspanning
3. Functievermenging
4. Interne controle

Interne controle

Overal waar mensen samenwerken, ontstaat de noodzaak van controle. 

Alle controlewerkzaamheden binnen de onderneming, ten behoeve van de leiding. 

• de administatieve interne controle;
  
• de aanwezigheidscontrole (personeel en goederen);
  
• de controle op het naleven van overheidsvoorschriften.

In deze module zullen we uitsluitend de administratieve interne controle behandelen.

Middelen om interne controle te verkrijgen:

1. Functiescheiding;
   
2. Preventie middelen;
   
3. Registratie;
   
4. Verificatie;
   
5. Een goede interne organisatie.
   

Functiescheiding:

Het scheiden van om de verschillende functies te kunnen controleren

Preventieve middelen: 

Het stellen van normen en het hanteren van budgetten.

Het beschikbaar stellen van een aparte ruimte voor de kassier en vor de magazijnbeheerder. 
 

Registratie:

Het vastleggen van:

• machtigingen
  
• Opdrachten;
  
• Verrichte handelingen.
  

Verificatie:

nagaan of aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan.

Goede interne organisatie: 

hoe beter de interne organisatie, des te betrouwbaarder de gegevens.

 

Formele controle: de financiële feiten juist zijn en de overzichten volgens de regels opgesteld.

Materiële controle: de controle op de juiste inhoud van de informatie.

• Positieve controle: is alles wat in de administratie is vastgelegd correct?
  
• Negatieve controle: is alles wat geboekt had moeten worden ook werkelijk geboekt?
  

Met betrekking tot de interne controle onderscheiden we:

de formele en de materiële controle. 

Detailcontrole: elke geboekte post wordt apart gecontroleerd.

  

Voordeel: grote zekerheid vaststaat dat alles is geboekt.

Totaalcontrole: de posten worden niet stuk voor stuk gcontroleerd. Er worden totalen gecontroleerd.

We kunnen bij de controle nog een ander onderscheid maken: Detailcontrole en Totaalcontrole

De waardekringloop

In de onderneming lopen een goederenstroom 

en een geldstroom.

Het geeft aan hoe de goederen- en geldstroom 

met elkaar samenhangen.

• Niet altijd worden alle goederen contant gekocht en verkocht.
• Tot de waardekringloop van een onderneming behoren ook de schulden aan de leveranciers en de vorderingen op afnemers 

Schema waardekringloop handelsonderneming

geld

Schema waardekringloop