07 Personeelsdossiers 1 Deel 1

• Gegevensverwerking
• MBO
• Studiejaar 1

Welkom!

Welkom
Gegevensverwerking
Personeelsdossiers 1 Deel 1

Programma van de les

Programma:

• Samen aan de slag 'Personeelsdossiers 1'
  
• Zelf aan de slag ''Personeelsdossiers 1'

Leerdoelen Personeelsdossier 1

Je kunt omschrijven waarvoor een personeelsdossier wordt gebruikt.

Je weet wat een FTE is.

Je kunt gegevens zoeken in een digitaal personeelsdossier.

Je kunt gegevens invoeren in een personeelssysteem.

Je kunt controleren of een dossier compleet is met behulp van een checklist.

Personeelsdossier

Bedrijven leggen veel gegevens vast in dossiers. In deze taakmodule leer je alles over een specifiek dossier: het personeelsdossier.

De bescherming van privacy en persoonsgegevens is extra belangrijk voor personeelsdossiers. -->  persoonlijke gegevens van medewerkers zijn onmisbaar voor de organisatie.

Welke gegevens staan in het personeelsdossier?

Wettelijk verplicht in Personeelsdossier

•  Stamkaart: naw-gegevens, geboortedatum, ID-nummer, functie(s)
  
•  Kopie identiteitsbewijs of paspoort
  
•  Arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden
• Informatie over functioneren en ontwikkeling

+ Indien van toepassing

• Bewijs van goed gedrag
• Promotie/demotie/degradatie
• Waarschuwingsbrieven

Dit komt uit  handig document over personeelsdossier bij Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom.
Evt. printen voor docent. 

Wat is demotie/degradatie?

Demotie is eigenlijk het tegenovergestelde van promotie. Bij promotie krijgt de werknemer een functie waarbij deze vaak meer verantwoordelijkheden krijgt en meer gaat verdienen. Bij een demotie gaat de werknemer van een hogere functie naar een lagere functie en krijgt daarbij minder salaris. 
Bij een vrijwillige demotie kiest de werknemer zelf voor een lager salaris en een lagere functie. Vaak omdat de werknemer zelf ook in de gaten heeft dat deze het niet meer kan bijbenen. Bij een gedwongen demotie heeft het verbetertraject bij een werknemer niet het gewenste resultaat gehad om tot een beter functioneren te komen en kan de werknemer zijn huidige functie niet meer naar behoren doen. 

De redenen achter demotie kunnen divers zijn. Drie voorbeelden.

1. Organisatorische redenen De functie verandert. Functies kunnen, bijvoorbeeld na een reorganisatie, deels wijzigen (zwaarder of minder worden), of helemaal verdwijnen.

2. De werknemer zelf wenst een andere, minder zware functie Werknemers kunnen er voor kiezen om een stapje terug te doen en de carrière af te bouwen om op een prettige manier tot aan de pensioengerechtigde leeftijd met plezier en op een betekenisvolle en gezonde manier te functioneren. Maar er kunnen natuurlijk ook medische redenen aan het verzoek om demotie ten grondslag liggen.

3. Disfunctioneren Werknemers kunnen structureel disfunctioneren omdat ze de huidige (of zwaarder geworden) functie niet (meer) aan kunnen.

Naast wettelijk verplichte documenten vaak andere documenten in Personeelsdossier

Onderwerpen
Werving en contracten
Beloning en carrière
Opleiding en training
Verlof en verzuim
Functioneren (performance manamgement)

Salariszaken
Beëindiging en conflicten 

Dit komt uit handig document over personeelsdossier bij Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom.

Evt. printen voor docent. 

Promotie en Demotie/Degradatie 

Promotie: Een functie met meer verantwoordelijkheden en hoger salaris.

Demotie:  Teruggaan uit een hogere functie naar een lagere en lager salaris. Tegenovergestelde van promotie.

• Vrijwillig
  Werknemer ziet zelf dat hij/zij  het niet meer kan bijbenen.

• Niet vrijwillig/Gedwongen
  Het verbetertraject heeft niet het gewenste resultaat gehad om tot een beter functioneren te komen en de werknemer kan zijn functie niet meer goed uitvoeren.

Welke gegevens mogen niet in het personeelsdossier staan?

Verboden inhoud Personeelsdossier

Godsdienst

Levensovertuiging

Gezondheid (medische gegevens)

Ras
Seksuele leven
Politieke gezindheid

Lidmaatschap vakvereniging

Strafrechtelijk of onrechtmatig of hinderlijk gedrag

Op basis van de AVG en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG)

Dit komt uit handig document over personeelsdossier bij Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom.

Evt. printen voor docent. 

Wettelijke bewaartermijn gegevens in Personeelsdossier

Gegevens salarisadministratie fiscaal belangrijk: 7 jaar bewaren na einde dienstverband

Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs: 5 jaar bewaren na einde dienstverband

Voor sommige gegevens geen wettelijke bewaartermijn : vaak 2 jaar bewaren na einde dienstverband.
Maar eerder niet meer nodig? Dan direct verwijderen

Een werkgever kan gegevens van een (ex)-werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtzaak loopt.  

Dit komt uit handig document over personeelsdossier bij Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom.

Evt. printen voor docent. 

Inhoud Personeelsdossier

Regel 1 Personeelsdossier, wat en waarom
--> Handig document over personeelsdossier, neem dit door!

Wat is een FTE?

1. Een fte staat voor 'fulltime -experience'.
2. Een fte staat voor 'fulltime- employment'.
3. Een fte staat voor 'fulltime- equivalent'.
4. Een fte staat voor 'fulltime- engagement'.

FTE

FTE/fte  staat voor fulltime-equivalent.
De Nederlandse vertaling van deze term is 'voltijds equivalent'.

Maar wat houdt dit begrip precies in?
Fte is een getal tussen 0 en 1 dat wordt gebruikt als maatstaf om aan te geven hoeveel uur een medewerker werkt (ten opzichte van een fulltime baan/ voltijds baan)

FTE

Stel dat een bedrijf een fulltime-baan ziet als 40 uur. Dat betekent dat 40 uur 1 fte is.
0,5 fte is dan 20 uur.

Stel dat een bedrijf een fulltime-baan ziet als 36 uur. Dat betekent dat 36 uur 1 fte is.
0,5 fte is dan 18 uur.

FTE uren

Hoeveel uur is een fte?

Een rekensom.

Stel dat een bedrijf een fulltime baan ziet als 40 uur. 

Dat betekent dat 40 uur 1 fte is. 

Dan staat 0,8 fte bij hen voor 32 uur (0,8 * 40 = 32 uur).

Hoe wordt FTE berekend?

1. Het aantal vakantiedagen aftrekken van het totaal aantal werkdagen.
2. Het aantal werkuren delen door het aantal uren van een fulltime dienstverband.
3. Het aantal parttime werknemers vermenigvuldigen met 0,5.
4. Het aantal werknemers vermenigvuldigen met hun salaris.

Wat is het doel van het gebruiken van fte?

1. Fte wordt gebruikt om de winstgevendheid van een bedrijf te berekenen.
2. Fte wordt gebruikt om de totale omzet van een bedrijf te bepalen.
3. Fte wordt gebruikt om de vakantiedagen van werknemers in te plannen.
4. Fte wordt gebruikt om de totale arbeidsduur in een organisatie te standaardiseren en te vergelijken.

Wat is de formule om de fte te berekenen?

1. Aantal werkuren * 40
2. Aantal werkuren - 40
3. Aantal werkuren + 40
4. Aantal werkuren / 40

Wat is een FTE van 0,5?

1. Halftime werknemer
2. Parttime werknemer
3. Contractor
4. Fulltime werknemer

Wat is de formule voor het berekenen van vakantiedagen bij een parttime medewerker, als een fulltime medewerker recht heeft op 25 vakantiedagen per jaar?

1. FTE factor / 25
2. FTE factor + 25
3. FTE factor x 25
4. FTE factor - 25

Hoeveel procent van het totaal aantal vakantiedagen heeft een werknemer met 0,8 fte?

1. 90%
2. 75%
3. 60%
4. 80%

Op hoeveel vakantiedagen heb je recht met 0,5 fte?
(25 dagen is de norm dus bij fulltime)

1. 25 * 5 = 125
2. 25 - 40 = 15
3. 25 * 0,5 = 12,5
4. 25 / 40 = 0,63

zelf rekenen

Een fulltime werkweek is 36 uur

Aantal vakantiedagen is 30

Maandsalaris is € 2.500,00 bruto per maand 

1. Bereken hoeveel uur je werkt met 0,7 fte.

2. Bereken hoeveel vakantiedagen je hebt met 0,7 fte.

3. Bereken hoeveel maandsalaris je hebt met 0,7 fte. 

Voer je antwoorden in

1 fte

36 uur

1 fte

30 vakantiedagen

1 fte

€ 2.500,00 bruto (per maand)

0,7 fte

0,7 * 36 = 25,2 uur 

0,7 fte

0,7 * 30 = 21 vakantiedagen

0,7 fte

€ 1.750,00 bruto (per maand)

Bij de Rabobank is een fulltime baan 36 uur.
Hans werkt 16 uur. Hoeveel fte is dat?
Ingrid werkt 24 uur. Hoeveel fte is dat?
Marco werkt 40 uur. Hoeveel fte is dat?

Bij de Rabobank is een fulltime baan 36 uur.

Hans werkt 16 uur. Hoeveel fte is dat?
16/36 = 0,44 fte

Ingrid werkt 24 uur. Hoeveel fte is dat?
24/36 = 0,67 fte
Marco werkt 40 uur. Hoeveel fte is dat?
40/36 = 1,11 fte

Bij de Rabobank is een fulltime baan 36 uur.

Hans werkt 16 uur. Hoeveel fte is dat?

16/36 = 0,44 fte

Ingrid werkt 24 uur. Hoeveel fte is dat?

24/36 = 0,67 fte

Marco werkt 40 uur. Hoeveel fte is dat?

40/36 = 1,11 fte

Regel 2
Zoeken in personeelsdossiers

Je gaat aan de slag met een personeelsinformatiesysteem in Gemba.
Het personeelsinformatiesysteem heet PAS2 (spreek uit: pas-toe).

Klaar met 2? Bij de docent de uitwerking opvragen om na te kijken. 

Regel 2
Zoeken in personeelsdossiers

Doe dit!

In deze opdracht staat o.a. een instructie video over het personeelssysteem PAS. 

Zelf aan de slag

Personeelsdossier 1

Regel 1 Personeelsdossier: wat en waarom -> 1a Via CumLaude inleveren

M.b.v. PAS2
Regel 2 Zoeken in personeelsdossiers -> Via CumLaude inleveren

Regel 3 Dossier aanmaken Je kunt 9 punten behalen en 1 punt voor de e-mail
Regel 4 Check -> Via CumLaude inleveren

Deze LU les heeft tot deze slide ongeveer 45 min. in beslag genomen. Met deze slide ongeveer 90 min.