Logistieke ondersteuning van een vergadering

• Kantoortechnieken
• Secundair onderwijs

vergadering

Wat is vergaderen?

• een bijeenkomst van mensen
• om samen van gedachten te wisselen over bepaalde onderwerpen
• of een eventueel probleem proberen op te lossen 

Wat is het doel?

• informeren - informatie meedelen
• probleemoplossend - we gaan voor-en nadelen bekijken van het  dat zich stelt en proberen een oplossing te vinden.
• besluitvormend - we gaan een beslissing nemen en soms moet er gestemd worden met voor of tegen 

Pedro is 17 en gaat de laatste keer met zijn ouders mee op reis. Sinds enkele maanden lopen de vijf gezinsleden met allerlei plannen rond, maar elk wil naar een andere vakantiebestemming en op een ander tijdstip. Zaterdagavond gaan ze rond de tafel zitten. Wat zou het worden...?

Is deze bijeenkomst...

1. Informatief
2. besluitvormend
3. Probleemoplossend
4. geen van alle antwoorden

Samir is leider van de Giro, het aantal leden van de groepen blijft jaar na jaar toenemen. Daardoor is het lokaal waarin gewerkt maar ook gespeeld wordt veel te klein geworden waardoor het niet meer zo aangenaam is om er bezig te zijn. Je beslist om een vergadering bijeen te roepen met de andere leiders en de ouders samen.
Is deze bijeenkomst...

1. Besluitvormend
2. Informatief
3. Probleemoplossend
4. geen van alle antwoorden

Bij het begin van het schooljaar wordt de leerlingenraad samengeroepen. Ze krijgen dan uitleg van de directeur over de schoolkalender, de organisatie van de klasindeling, ...
Is deze bijeenkomst...

1. Probleemoplossend
2. informatief
3. Besluitvormend
4. geen van alle antwoorden

Informatie verzamelen

De uitnodiging

- via e-mail 

- via een brief

Op een uitnodiging vinden we volgende informatie terug:

- de datum van de vergadering

-het begin- en einduur

-de vergaderplaats (en adres)

- de deelnemers

- de onderwerpen/agenda

-de vraag naar bevestiging

-eventuele voorbereidende taken

Agenda

10u Opening, eventuele wijziging van de agenda, notulen van de vergadering van 8 maart 2022

10u30 Omzet volgens kwartaal

11u30 Pauze

12u Langetermijn plan verkoopbeleid

12u45 Rondvraag, afspreken volgende vergadering

13u sluiting

Bevestiging aanwezigheid of afwezigheid aan mevrouw Bahcine via e-mail [e-mail]

E-mail mag je rechtstreeks versturen naar [e-mail] (geadresseerde) zodat ik je taak kan nakijken.

Extra:

Je mag ook iets vermelden over de parkeergelegenheid in de buurt.

Op welke 2 manieren kan een uitnodiging voor een interne vergadering uitgestuurd worden?

1. via een tijdschrift
2. via YouTube
3. via een brief
4. via e-mail

Wat doe je als iemand uit je lijst met vergaderleden nog niet geantwoord heeft?

1. hem/haar bedanken
2. een brief schrijven
3. posten op social media
4. hem/haar bellen

Noem 6 zaken die zeker op een uitnodiging moeten vermeld worden voor een vergadering.

Wanneer zijn mensen het aandachtigst voor een vergadering te volgen?

1. 's morgens
2. 's middags
3. 's avonds
4. vrijdagnamiddag

Geef 3 redenen waarom iemand niet naar een vergadering kan komen?

Vergadermap

vergaderleden

Schikking van een vergadertafel

het onthaal

begroeting

+

oogcontact

+

glimlach

=

succesvol aanspreken

digitaal vs persoonlijk onthaal

https://www.belfa.be/cms/showpage.aspx?id=1556

digitaal vs persoonlijk onthaal

https://www.aenc.nl/wat-is-een-digitale-receptie/

Wat verkies jij?

Wat heb je onthouden uit deze les?

Volgende les

-verdere voorbereiding van de vergadering:

-vergaderruimte en technisch materiaal