Les 1 Zakelijke communicatie

• Zakelijke communicatie
• MBO
• Studiejaar 1

Zakelijke communicatie

 = Schriftelijke communicatie in een zakelijke omgeving.

Bij voorbeeld:

e-mail, brief, uitingen op social media en internet

Wat weet je over een
zakelijk e-mail schrijven?

E-mail 

Interne e-mails beantwoorden 

Externe e-mails beantwoorden

 E-mails archiveren

Interne mails 

Dit zijn mails van binnen het bedrijf. 

Mails van en aan collega's zijn vaak tamelijk informeel.

Externe mails

Externe mails zijn e-mails die van buiten de sportschool binnenkomen. 

Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

- leden/klanten

- leveranciers

Mails van en aan de directie zijn formeler van toon. 

De kop van een e-mail

De kop van een e-mail bestaat uit:

Aan: e-mail van de ontvanger(s)

Van: jouw e-mailadres

CC

BCC

Onderwerp: korte aanduiding van de inhoud 

CC

CC Carbon copy en betekent ‘kopie’.

• Bij ‘CC’ noteer je de e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar aan wie de e-mail niet persoonlijk is gericht. Zij krijgen een kopie. Ze hoeven niet te reageren op de

inhoud.

• De ontvangers kunnen wél naar alle vermelde adressen antwoorden.

BCC

BCC Blind carbon copy en betekent ‘blinde kopie’.

• Bij ‘BCC’ noteer je e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar waarvan andere ontvangers het e-mailadres niet kunnen zien.

• Als de ontvanger een antwoord wil sturen, dan krijgt alleen de verzender dat bericht

BCC

• Je gebruikt ‘BCC’ als je een e-mail stuurt naar personen 

   die elkaar niet kennen. In dat geval geef je niet ongevraagd een e-mailadres door. 

   Bij Aan noteer je dan je eigen e-mailadres. 

AVG

DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

Bij het versturen van e-mails moet je rekening houden met de AVG. Volgens de AVG mag je een e-mailadres niet ongevraagd delen met anderen zonder dat daar toestemming voor is gegeven.

Daarom is BCC een handig middel in dit geval.

Onderwerpregel

Verstuur nooit een e-mail zonder de onderwerpregel in te vullen.

De lezer kijkt altijd eerst naar de afzender en dan naar het onderwerp. Zorg ervoor dat het duidelijk is waarover de e-mail gaat.

Tips voor het invullen van Onderwerp

1. Geef een goed en eerlijk beeld van de inhoud van de e-mail.

2. Gebruik niet alleen woorden als ‘informatie’, ‘verzoek’, ‘bevestiging’.

Vermeld ook het onderwerp, zodat duidelijk is waarover de informatie, het verzoek of de bevestiging gaat.

a. Vraag over vakantiedagen

b. Bevestiging aanmelding cursus EHBO

Bijlage

Bijlage wil zeggen dat je een tekst, een document of een bestand met de e-mail mee verstuurt. 

De informatie in de bijlage hoef je dan niet in de mail te zetten.

Het is wel gebruikelijk dat je in de tekst van de mail naar de bijlage verwijst.

Bijlage

Je kunt op verschillende manieren de bijlage aan de mail toevoegen.

In het volgende filmpje wordt dat uitgelegd.

(Het filmpje staat ook bij opdracht 5 van e-mail 2)

Externe mails

De inhoud en de toon van de mail zijn zakelijk.

Schrijf formeel en vriendelijk

Wel of niet beantwoorden?

Sommige e-mails van externen moet je zelf beantwoorden. 

Bij voorbeeld bij Leef je uit zijn dat vragen over prijzen of openingstijden van Leef je Uit. 

Externe e-mails over andere onderwerpen stuur je door naar je collega's.

Formele mail

In een formele mail gebruik je altijd u (en uw).

Nooit jij of jullie

De aanhef is:

Geachte heer Yilmaz,

Geachte mevrouw Van der Berg, 

In de aanhef staat geen voornaam of voorletter!

Inhoud

E-mail beantwoorden:  

1e zin: Verwijs naar de e-mail die je ontvangen hebt . 

2e zin: Geef antwoord op de vraag (je kunt hierbij de vraag eerst herhalen).

3e zin: Schrijf een vriendelijke afsluitende zin.

Inhoud

Als je e-mail verstuurt (zonder dat er sprake is van beantwoorden van een mail), moet je in de 1e alinea, de inleiding,  antwoord geven op de volgende vragen:

- Waarom schrijf ik?

- Waarover schrijf ik?

Inhoud

In de 2e en volgende alinea's werk je uit wat je wilt vragen, meedelen enz. 

Sluit af met een vriendelijke zin die aansluit bij de inhoud van de mail.

Afsluiting 

Gebruik een formele afsluiting:

  

Met vriendelijke groet,

Naam van het bedrijf 

Je voornaam of voorletter en achternaam

Tips voor het schrijven van een externe mail

Schrijf formeel en vriendelijk.

Houd het kort en duidelijk, maar zorg ervoor dat de informatie volledig en juist is. 

Laat overbodige info achterwege.

Als je een bijlage meestuurt, noem dat dan in de mail.

Archiveren van e-mails

Archiveren van e-mails

E-mails komen binnen in Outlook in het Postvak-In

Om je postvak overzichtelijk te houden archiveer je de e-mails.

Dat wil zeggen dat je ze opbergt in de juiste map nadat je de mail beantwoord hebt of doorgestuurd hebt.

Het voordeel is ook dat mails over het zelfde onderwerp bij elkaar staan.

Voorbeeld Leef je Uit

Voorbeeld Leef je Uit

Social media en internet

Een tekst schrijven voor facebook of

intranet, de website of een chat

Aandachtspunten

- Stel de doelgroep.

- Pas je taalgebruik aan bij de doelgroep.

- Informeel/formeel.

- Schrijf korte zinnen.

- Zorg dat je boodschap duidelijk is.

Teksten controleren

Vaak worden teksten en presentaties dubbel gecheckt voordat ze naar de buitenwereld gaan.

Denk hierbij aan Power Points, teksten op sociale media, brieven, mails en persberichten.

 Persbericht

Het PR-medewerker schrijft zelf een artikel over nieuws van het bedrijf waaraan het bekendheid wil geven. Een persbericht wordt naar 1 of meer kranten gestuurd met het verzoek dit bericht te plaatsen. 

Het bericht mag geen reclame zijn. Het moet feitelijk zijn. De PR-medewerker schrijft alsof hij journalist is.

Opdrachten

SPL

Leef je uit

Zakelijke hulp

Week 1: opdracht 1.4

Week 2: opdrachten 2.3 en 2.7