How to write an email

• Engels
• Middelbare school
• vmbo b, k
• Leerjaar 4

06 May 2025

Robert Stacy McCain (born October 6, 1959) is 

an American journalist, writer, and blogger. 

McCain is also reporter for The Washington Times.

Lesson plan

• Lesson goal
  
• Conventies
  

(Taalconventies → afspraken over taalgebruik)

• Useful sentences
  
• Goal check
  
• Writing an email

My goal - our goals

• Aan het einde van de les kan ik uitleggen wat conventies zijn. 
• Ik kan 4 voorbeelden van conventies benoemen, conventies herkennen en conventies op de juiste manier toepassen. 

____________________________

Ik kan een formele e-mail schrijven in het Engels.

• What's the difference between formal and informal writing?

• When and why do we write a formal email?

Opdracht in tweetallen

Wat?	Bekijk elk plaatje zorgvuldig en schrijf op een A4 wat er mis is met elk plaatje.
Hoe lang?	Jullie krijgen 2 minuten de tijd.
Hoe?	Samenwerken met jouw schoudermaatje. Zit je alleen, dan werk je alleen.
Klaar?	Op mijn teken, noem je de fouten.

Mind your punctuation!

So, in summary...

Deze onderdelen zijn belangrijk:

1. Word order
2. Interpunctie
3. Grammatica 
4. Spelling

                                                      W I G S

E-mail conventies

Vaste onderdelen in een schrijfopdracht:

• (Subject (onderwerp))
• 1. Salutation (aanhef)
• 2. Introduction to your e-mail
• 3. Context 2-3 paragraphs (inhoud)
• 4. Closing (afsluiting)

Take notes in your book.

Formal (aanhef)

Dear Sir/Madam, 

Dear Mr Smith,

Dear Ms Cooper,

Dear Mrs Jones,

Formal (afsluiting)

Yours faithfully,

Yours sincerely,

Faithfully yours,

Kind regards,

+ voor- en achternaam

Goed bij elke vrouw.

Context (inhoud)

Hier schrijf je waar het om gaat in je e-mail. 

Voor elk nieuw onderwerp begin je een nieuwe alinea. Na elke alinea komt een witregel.

Meestal 2-3 alinea's.

Slotzin

Schrijf een korte zin om je e-mail netjes af te sluiten.

• Thank you for your time.
  
• I look forward to hearing from you.
  
• Please contact me if you need more information.
  

Useful sentences in Classroom

Nuttige zinnen zijn belangrijk voor jou om goede inhoud op te bouwen.

docs.google.com

Opdracht individueel

Wat?	Bestudeer het document in Classroom.
Hoe lang?	Jullie krijgen 5 minuten de tijd.
Hoe?	Individueel in stite.
Klaar?	Na 5 minuten test ik jullie 'knowledge'.

I am writing you because ...

Thank you in advance for the information.

Could you send me some information about ... ?

Bij voorbaat dank voor de informatie.

Kunt u me meer informatie sturen over?

Ik schrijf u omdat ...

Dear Sir / Madam, / Dear Mrs Jones,

De reden waarom je mailt. Extra informatie. 

Onderwerp van de mail.

Sincerely / Kind Regards / Yours faithfully / Yours sincerely

Your full name.

Salutation

Body

Subject 

Closing

Opdracht in tweetallen

Wat?	Markeer alle conventies in de mail en leg ze uit.
Doel?	Markeer of onderstreep de conventies van een formele e-mail en geef een uitleg waarom deze conventies worden gebruikt.
Hoe?	Samenwerken met jouw schoudermaatje. Zit je alleen, dan werk je alleen.
Klaar?	Op mijn teken, noem je alle conventies

Waar moet je allemaal op letten?

1. ✅ Vermijd informele woorden zoals "gonna".
   
2. ✅ Gebruik geen afkortingen (bijv. "I’m", "He isn’t").
   
3. ✅ Zorg ervoor dat hoofdletters en interpunctie correct worden gebruikt (. , ? !).
   
4. ✅ Houd rekening met de conventies van formele e-mails.
   
5. ✅ Leer standaardzinnen die vaak worden gebruikt in formele communicatie.
   
6. ✅ Gebruik een correcte aanhef en afsluiting.

Let's practise

• Find the correct parts of the email, 
• Arrange them in the right order, 
• Write the final version down.

• Once completed, it will serve as your example mail.
  

Subject: Request for Assistance After Hospital Stay

Dear Mr /Ms [Last Name],

             Unfortunately I had an accident, broke my leg, and now I am in a foreign hospital. The nurses here are wonderful, but the food is terrible. I am in a room with two other kids.The room is big and the hospital is modern and well-equipped.

             I am not allowed to get out of bed, and I hate lying in bed doing nothing. I would be grateful if you could help me. I do not like missing so many lessons.

            I do not like missing so many lessons. I would be very grateful if you could ask my teachers to provide me with some learning materials online. I’ll do my best to complete any tasks or assignments they send me.

           

Thank you very much for your support. I look forward to hearing from you and hope to return soon.  

      

Best regards,

[First Name Last Name]

Summarize today's lesson:

  

- Write down all steps from formal email.

Goal check

Ik kan vier conventies opnoemen van een formele e-mail.

Check bij je buurman/vrouw of hij of zij alle conventies in de e-mail heeft staan.  

1. Aanhef

2. Context

3. Slotzin

4. Afsluiting

Homework

What?	Exam Prep writing 4, ex. 1, 2 + 3ab
Where?	Online method Google Doc file in Classroom
When?	Finished before next lesson
Study?	Useful sentences in Classroom
How?	No music, low speaking voice