Les 3: Post verzorgen

• ABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 3: Post verzorgen

Wat weten jullie nog van de vorige les?

L

b

Waarom archiveren

Begrippen

• Archiveren, document, archief, registreren, ordenen, Rubriceren
• Offerte, pakbon, factuur, vakblad, drukwerk, rapport(age), folder

Wat bewaar je.....?

Bewaarplicht

Opdrachten

Opdracht 1

Post behandeling tijdens afwezigheid door stage buitenland

Opdracht 2 en 3

Begrippen

Opdracht 4

wel of niet archiveren en waarom

Opdracht 5

ff checken. 8 invulvragen

Lesdoelen:

De student kan:

• Verschillende soorten poststukken en documenten herkennen, onderscheiden en sorteren. 
• Kan de begrippen m.b.t. poststukken onthouden en benoemen
• Ontvangen poststukken op verschillende manieren controleren. 
• Benoemen wat wel en niet bewaard moet worden.

Wanneer krijg je een voldoende?

• Je bent voldoende aanwezig.
• Je hebt een goede werkhouding.
• Maken van aantekeningen en opdrachten
• Beantwoorden van vragen
• Je hebt een goed resultaat voor de eindopdracht.

        Dit kan een toets zijn.

        Dit kan een eindproduct zijn.

Waar denk je aan bij post verzorgen?

We doen een brainstorm van 3 minuten en alles wat in je op kot m.b.t. post en post verzorgen mag geroepen worden.

Mogelijke antwoorden:

Postadres, postagentschap, postauto, postbeambte, postbode, postbus, postcode, postduif, postelein, poster, postgiro, posthoorn, postkamer, postkantoor, postkoets, postnataal, postpakket, postuur, postuum (na iemands dood), postzak en postzegel

Voorkennis testen

Pak een pen en een papier of open je laptop en start Word om het te typen

1. Wat is het verschil tussen interne en externe post.

2. Wat is een geadresseerde?

3. Wat is een afzender? 

4. Noem 2 voordelen van digitale post.

5. Wat doe je met post waar "vertrouwelijk" op staat.

6. Wat is aangetekende post?

Antwoorden

1. Interne mails en poststukken die ik naar een ander locatie stuur.
2. De persoon naar wie ik de post verstuur.
3. De persoon die de post verstuurd.
4. Het is sneller en goedkoper. Spaart het milieu.
5.  Deze open je NIET en geef je aan de geadresseerde
6. Als je zeker wil weten dat je post aankomt

Post verwerken, hoe dan?

‘Ga jij de post even halen?’

Wat nu?

 waar, waarom, hoe en wat daarna?

Papieren documenten

• PostNL
• In de postbus
• Op het straatadres van het bedrijf
• Rechtstreeks door iemand in de brievenbus gegooid
• Afgegeven bij de receptie 
• Ontvangen tijdens vergaderingen

Documenten komen op veel verschillende manieren het bedrijf binnen. Allereerst natuurlijk via PostNL, in de postbus of op het straatadres van je bedrijf, rechtstreeks door iemand in de bus gegooid, afgegeven bij de receptie of ontvangen tijdens vergaderingen. Dan gaat het alleen nog maar over papieren documenten!

Digitale documenten

• E-mail
• Centraal
• Via alle collega’s die een mailadres hebben.
• Via sms-berichten
• Via voicemails die worden achtergelaten

Als we naar digitale informatie kijken, zijn de mogelijkheden voor het ontvangen van post nog groter: e-mail, centraal of via collega’s die een mailadres op het bedrijf hebben, via sms-berichten of via voicemails die worden achtergelaten.

Post registreren

Het registreren van inkomende en uitgaande poststukken.

Grote organisaties	Kleine organisaties
-postregistratie systeem	-geen postreg. systeem
-centrale verwerking	-verwerking door receptie
-via interne post in org.	-vak in Word of Excel

Het registreren van inkomende en uitgaande documenten noemen we postregistratie. In veel grote organisaties wordt de post centraal gesorteerd, ingeboekt in een postregistratiesysteem en vervolgens de organisatie ingestuurd.

Veel kleine bedrijven vinden een dergelijk postregistratiesysteem vaak te duur. Dat betekent dus dat je zelf een handmatig ‘postregistratiesysteem’ moet maken om belangrijke documenten makkelijk te kunnen terugvinden. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een overzichtje van in- en uitgaande post in Excel of Word.

De Postbus

Een aantal voordelen van een Postbus

• De post ligt altijd voor je klaar en wordt bewaard tot je die komt ophalen
• Allerlei soorten post ook van andere bezorgdiensten kunnen daar worden bewaard.
• Als het bedrijf binnen dezelfde stad verhuist, blijft het postbusadres hetzelfde.

Vervolg voordelen PB

• Het postbusadres is vaak gemakkelijker te onthouden dan het bezoekadres.
• Er zijn in Nederland bijna 900 postbuslocaties, zodat er altijd wel eentje in de omgeving is. 
• PostNL heeft ook een brengservice. Deze wordt ’s morgens direct bezorgd.

Opdracht 1

Stel je voor….Vandaag ligt er een briefje op je bureau van je stagebegeleider. Zij vraagt jou informatie te verzamelen over het aanvragen van een postbus. 

1. Zij wil graag weten wat de kosten zijn. 
2. Hoe moet je een postbus aanvragen? 
3. Hoe lang duurt het dan voor je een postbus hebt? 
4. Hoe kan het bedrijf de postbus opzeggen als het niet bevalt?
   

Wil jij al deze informatie in een overzichtelijke tabel zetten en aan jouw stagebegeleider (docent) mailen?

Soorten post

Soorten post

• Specifiek geadresseerd aan een persoon in het bedrijf
• Bijvoorbeeld

Sportschool Leef je Uit

T.a.v. de heer A. Rombout

Parkstraat 18

2514 JK  DEN HAAG

Persoonlijke post

Tussen de letters van de postcode en de woonplaats ALTIJD 2x spatie

Soorten post

• Met een stempel of opm. ‘vertrouwelijk’ op de envelop

VERTROUWELIJK

Sportschool Leef je Uit

T.a.v. de heer A. Rombout

Parkstraat 18

2514 JK  DEN HAAG

Vertrouwelijke post

Tussen de letters van de postcode en de woonplaats ALTIJD 2x spatie

Soorten post

• 
  
• Zakelijke brieven, offertes, facturen, contracten, formulieren, rapportages, notulen enz.

Sportschool Leef je Uit

Afdeling Boekhouding

Parkstraat 18

2514 JK  DEN HAAG

Zakelijke post

Tussen de letters van de postcode en de woonplaats ALTIJD 2x spatie

Soorten post

• 
  
• Folders, brochures en mailings

Sportschool Leef je Uit

T.a.v. de receptie of de directie

Parkstraat 18

2514 JK  DEN HAAG

Drukwerk, reclame en informatie

Tussen de letters van de postcode en de woonplaats ALTIJD 2x spatie

Soorten post

• Kranten en tijdschriften
• Pakketpost >>Kleine en grotere pakketten, soms afzonderlijk afgeleverd door een bezorgdienst, maar ook vaak per post bezorgd en/of via de postbus aangeleverd.
  
  

Post verwerken, registreren en verspreiden

Op orde brengen die stapel (in 5 stappen)

Stap 1: Controleren of de geadresseerde

ook klopt

Op orde brengen die stapel

Stap 2: Openen of niet openen

Openen of niet?

PERSOONLIJK

Sportschool Leef je Uit

T.a.v. de heer A. Rombout

Parkstraat 18

2514 JK  DEN HAAG

PERSOONLIJK

De heer A. Rombout

Sportschool Leef je Uit

Parkstraat 18

2514 JK  DEN HAAG

Openen of niet?

VERTROUWELIJK

Sportschool Leef je Uit

T.a.v. de heer A. Rombout

Parkstraat 18

2514 JK DEN HAAG

 

VERTROUWELIJK

De heer A. Rombout

Sportschool Leef je Uit Parkstraat 18

2514 JK DEN HAAG

 

Openen of niet?

Sportschool Leef je uit

Mevrouw I. de Canne

Parkstraat 18

2514 JK DEN HAAG

Mevrouw I. de Canne

p/a Sportschool Leef je Uit

Parkstraat 18

2514 JK DEN HAAG

Op orde brengen die stapel

Stap 3: Lezen en ordenen

Op orde brengen die stapel

Stap 4: Registreren

Post registratie formulier uitprinten voor de klas, of digitaal. https://www.stichtingpraktijkleren.nl/fileadmin/portal/am/leef_je_uit/Workshops/Postverwerking/Les_2/Registreren_ingekomen_post.docx

Opdracht 2 

Registeren ingekomen post.

Je krijgt de papieren versie van het postregistratieformulier.

Registreer de drie postukken.

Let op:

- Ga er vanuit dat het vandaag 5 januari 2023 is.

- Als er geen kenmerk op een brief staat, hoef je ook geen kenmerk in te vullen.

Op orde brengen die stapel

Stap 5: Verspreiden of eigen actie

Bedenk wat je met jouw ingekomen post gaat doen.

Post registratie formulier uitprinten voor de klas, of digitaal. https://www.stichtingpraktijkleren.nl/fileadmin/portal/am/leef_je_uit/Workshops/Postverwerking/Les_2/Registreren_ingekomen_post.docx

Verspreiden of eigen actie?

Wat doe je met je ingekomen post:

Ingekomen post

• Weggooien
• Archiveren
• Doorsturen
• Zelf actie ondernemen
• Wachten op antwoord of instructies

Verspreiden of eigen actie?

Zes posttips...

Verspreiden of eigen actie?

Niet meteen afhandelen → een post-it erop plakken met daarop geschreven wat je ermee gaat doen. Dan hoef je het niet nog een keer helemaal door te lezen.

Verspreiden of eigen actie?

Nooit zomaar lezen. Bepaal eerst of de informatie wel interessant voor je is. Lees de introductie, de conclusie en eventueel de tussenkopjes.

Verspreiden of eigen actie?

Maak sorteerbakjes voor de verschillende acties. 

Bijvoorbeeld: actie, aanmeldingen, opzeggingen, wachten op reactie, archiveren, lezen, personeelsaangelegenheden en bespreken met leidinggevende

Verspreiden of eigen actie?

Een termijn- of vervaldagenmap (een map verdeeld 

in de dagen van de maand of de maanden van het jaar) is

 handig voor papieren waar je pas later iets mee moet doen. 

Bijv.  toegangsbewijs voor een beurs, een enquête die je volgende week wilt invullen of de agenda voor een vergadering die over drie weken plaatsvindt.

Verspreiden of eigen actie?

Maak een twijfelbak en zorg ervoor dat die elke week leeg is.

In de loop van de tijd zul je deze steeds minder nodig hebben. Werk nooit met een bakje divers: dat is vragen om vergeten!

Verspreiden of eigen actie?

Zorg voor een ruime papierbak en organiseer hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie (vernietigen). 

Opdracht 3 Reader

Werk de theorie uit in een Word document. Deze aantekeningen kun je gebruiken voor de voorbereiding op de toets en je stage.

Dit doe je na elke les en moet je aan het einde van Post verwerken inleveren via It's learning

Voorbeeld opdracht 2

Dit zou er als volgt uit kunnen gaan zien:

• Titelpagina
• Inhoudsopgave en paginanummering
• Samenvatting theorie
• Uitgewerkte opdrachten
• Reflectie

Reflectie

Bekijk het filmpje:

https://www.youtube.com/watch?v=lZxvMrGNyzk

Vragen die je aan jezelf stelt zouden kunnen zijn:

• Hoe was de les?
• Wat heb je vandaag geleerd over postverwerking?
• Lijkt het je een leuk onderdeel van jouw functie? Leg uit waarom wel/niet?

Verzin zelf nog minimaal 2 vragen!!

Samenvatting theorie

Maak een korte samenvatting van de theorie, in jouw eigen woorden. waar o.a. de volgende zaken in naar voren komen.

Post registreren

Voordelen van een postbus

De site van www.postnl.nl

Soorten post

Titelpagina

- Voorblad (jouw naam, klas, leerjaar en periode) met afbeelding met betrekking tot het onderwerp Post verwerken 

Inhoudsopgave en paginanummering

https://www.youtube.com/watch?v=gtt6eUzC-do

https://www.youtube.com/watch?v=l_znyLxaxdU

WOB Uren

Maak de opdrachten uit deze les af in de WOB-uren.

Volgende les bespreken we dat wat je moeilijk vond! 

Lesdoelen:

De student kan:

• Verschillende soorten poststukken en documenten herkennen, onderscheiden en sorteren. 
• Kan de begrippen m.b.t. poststukken onthouden en benoemen
• Ontvangen poststukken op verschillende manieren controleren. 
• Benoemen wat wel en niet bewaard moet worden.

Einde les 3