Boom les 1 boekje 14 POST

• Module 4
• MBO
• Studiejaar 1

Boom les 1 boekje 14

POST

Leervragen

• Hoe registreer je inkomende post?
• Waar let je op als je inkomende post moet sorteren en afhandelen?
• Wat is phishing?
• Welke gegevens registreer je van uitgaande post?
• Waar let je op als je uitgaande post verzendklaar maakt?

POST

(INKOMENDE)  POST ONTVANGEN

POST DISTRIBUEREN

(UITGAANDE)  POST VERZENDKLAAR MAKEN

Boom

boekje

14

Hoe verwerk jij post op stage?

Reminder: Ingekomen post registreren gaat zo:

Zet op de post rechtsboven een stempel met ‘Ingekomen d.d.’. Dat betekent: ‘op deze datum’. Achter de letters ‘d.d.’ schrijf je de datum van die dag.

Daarna registreer je de post in een brievenboek of in een postregistratiesysteem. Het registreren doe je op volgorde van binnenkomst. 

Bij ieder poststuk schrijf of typ je:

-de datum van ontvangst

- de naam van de afzender (degene die post verstuurd heeft)

-de naam van de ontvanger: de afdeling of persoon voor wie de post bedoeld is

-het onderwerp: waar gaat de post over?

-soort document: bijvoorbeeld een persoonlijke brief, een verslag van een vergadering, een uitnodiging

-het kenmerk van de brief.

Om poststuk te kunnen terugvinden,? Geef een eigen nummer en een vindplaats, die schrijf of typ je er dan ook bij.

Ingekomen post scannen

Op veel werkplekken wordt papieren post ingescand. 

Op deze manier kun je papieren post toch digitaal opslaan en later weer terugvinden. 

Inscannen doe je via de kopieermachine. De kopieermachine ‘vraagt’ aan jou naar welk e-mailadres dat moet. Je vult dan je eigen e-mailadres in of het e-mailadres van je leidinggevende.

Het ingescande bestand ontvang je dan via de mail.  Je geeft de brief een logische  bestandsnaam en slaat hem op in de daarvoor bestemde map en registreert hem daarna in het postboek inkomende post.

Heb je wel eens een phishing mail gehad?

Als je de post hebt geregistreerd...

Kijk wat er op de envelop staat:

Op de post staat de naam van de geadresseerde of de afdeling.

Actie: je brengt de post naar die persoon, of je legt het in het postvakje van die persoon. De post is gericht aan een afdeling. De post is dus niet persoonlijk voor iemand, je brengt het naar de afdeling.

Actie: je zorgt ervoor dat de post bij iemand van die afdeling terechtkomt. De post is gericht aan de organisatie waar jij werkt, of er staat iets algemeens op. 

Of de buitenkant van de envelop is bedrukt met teksten en afbeeldingen. De kans is groot dat dit reclame is.

Actie: jij mag die post openmaken. Soms is het reclame waar je niets mee kunt, die post mag waarschijnlijk weggegooid worden. Gaat het om reclame voor producten die op het werk- of stageadres worden gebruikt, dan breng je de reclame naar de afdeling waar ze die producten gebruiken.

Op de post staat ‘Vertrouwelijk, persoonlijk of privé’.

Actie: de envelop maak je dan niet open, want de post is echt alleen bedoeld voor de geadresseerde.

Uitgaande post registreer je net als inkomende post. 

Op die manier weet je welke post verstuurd is: naar wie, wanneer en welk poststuk het was. 

Voordat je registreert, sorteer je de post op grootte, manier van verzenden of postcode. 

Overleg op je werk wat gebruikelijk is.

Voordat je post verstuurt, controleer je:

Is de brief ondertekend?

Heb je kopieën gemaakt?

Zijn alle bijlagen bijgevoegd?

Is de brief geregistreerd?

Is het adres zichtbaar door het venster?

Is het adres compleet en goed opgeschreven?

Staat er een retouradres/afzender op de achterzijde? ( postcode/huisnummer is voldoende)

Wat weet je over frankeren?

Frankeren

 is postzegels of een print plakken op een poststuk (brief, pakket) als bewijs dat 

vooraf voor de verzending is betaald.

De verzendkosten of portokosten zijn afhankelijk van:

                      het gewicht: je weegt de brief, het gewicht bepaalt hoeveel je betalen moet.                                           Kijk in het tarievenboek of op internet voor het tarief

de afmeting (voor extra grote poststukken moet je bijbetalen)

de bestemming (buitenland kost meer dan binnenland)

eventuele extra diensten als aangetekende post, exprespost of rouwpost.

Een brief met een antwoordnummer....

1. Op de brief staat een postbusnummer in plaats van een adres
2. Daarvoor betaalt de verzender
3. Daarvoor betaalt de ontvanger
4. Op de brief staat een antwoordnummer in plaats van een adres

Opdracht Brief ( zie it's learning) + de opdrachten uit BOOM boekje 14

Lezen: 14.3                          maken opdracht 7

Lezen: 14.5                          maken opdracht 14

Lezen 14.7                            maken opdracht 20, 21

Lezen 14.8                            maken opdracht 24 t/m 27

Lezen 14.10                          maken opdracht 33, 34, 36, 37, 38

Leervragen

• Waar let je op als je inkomende post moet sorteren en afhandelen?
• Wat is phishing?
• Welke gegevens registreer je van uitgaande post?
• Waar let je op als je uitgaande post verzendklaar maakt?