L3 archivering

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

LES 3

Week: 3

School: Business & Retail

Crebo: 25724 - Assistant Business Services

Leerweg: BOL & BBL & GIT

Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

Werkproces: B1-K1-W3 Gegevensverwerking

Docent: dhr. R. Dewkali

Welkom bij Business Services

Welkom bij
Business Services

DEZE LES

• Terugblik
  
• Leerdoelen
  
• Uitleg
  
• Aan het werk
  
• Lesafsluiting

AFSPRAKEN

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

LESDOELEN

Aan het einde van deze les weet je meer over...

1. systematisch en nauwkeurig archiveren;
2. het opzoeken van gegevens;
3. procedures en regels volgens afspraak.

Analoog

Realtime

Digitaal

Efficiënt

Doelmatig, met veel en snel resultaat.

Met behulp van een computer.

Directe communicatie waarbij het uitwisselen van tekst, geluid en-of beeld plaatsvindt zonder wachttijden.

Niet digitaal.

Sorteren

Bij elkaar leggen wat bij elkaar hoort.

Ordenen

Een volgorde of een systeem aanbrengen.

Plaats een afbeelding van een archief?

Archiveren

Archief

De papieren van een bedrijf die bewaard worden.

• statisch archief: documenten die je niet of zelden meer nodig hebt
• dynamisch archief: documenten die je nog regelmatig nodig hebt
• historisch archief: archiefstukken die voor altijd bewaard moeten worden

Dossier

Een hoeveelheid documenten over een persoon of een zaak.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdrachten  Speld in een hooiberg

Opdracht A  Wat weet jij al van archiveren? 

1. Maak een print screen van het resultaat
2. Opslaan als wat weet jij al van archiveren in BW3 Gegevensverwerking

Opdracht B  Jouw persoonlijke archief

1. Maak een print screen van het resultaat
2. Opslaan als jouw persoonlijke archief in BW3 Gegevensverwerking

Gerritsen Kantoorinrichting

Gerritsen Kantoorinrichting zet zich in om voor opdrachtgevers de perfecte kantooromgeving te creëren. In deze omgeving kunnen mensen gezond, efficiënt en met plezier werken.

Het aanbod van Gerritsen bestaat uit kantoormeubelen voor elk budget. De medewerkers van Gerritsen geven deskundig advies en bieden een goede service. In de showroom staan verschillende voorbeelden van kantoorinrichtingen.

Opbergmiddelen

   Dozen                       Mappen                Hangmappen                Ordners

• Frontale mappen: aan de bovenkant open
• Laterale mappen: aan de zijkant open

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdrachten  Soorten archieven

1. Opdracht A  Neuzen in het stadsarchief 
2. Opslaan als neuzen in het stadsarchief in BW3 Gegevensverwerking 

1. Opdracht B  Je eigen dynamisch, statisch en historisch archief 
2. Opslaan als dynamisch statisch en historisch archief in BW3 Gegevensverwerking 

1. Opdracht C  Quiz archief 
2. Maak een print screen van het resultaat > 80%
3. Opslaan als quiz archief in BW3 Gegevensverwerking

Rangschikken van documenten

• Datum
  

dag-maand-jaar 24-12-2017 Nederlandse manier

jaar-maand-dag 2017-12-24 Amerikaanse manier

• Alfabet
  

Jansen, A.

Jansen, A.A.

Jansen, B.

• Code
  

Letters en/of cijfers

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht  A Codetaal

Je bent werkzaam bij de Efteling en je gaat een aantal binnengekomen brieven coderen. Lees het document Codering klachtenbrieven Efteling goed door.

Hierin staan de regels voor het coderen van brieven, zoals dat is afgesproken bij de Efteling.

1. Maak de quiz Klachtenbrieven coderen
2. Vul bij elke brief de juiste code in
3. Maak een print screen van het resultaat > 80%
4. Opslaan als codetaal in BW3 Gegevensverwerking

Wat is het nadeel van aan archiefdoos als opbergmiddel?

1. Als één document nodig is, moet het hele dossier eruit worden gehaald.
2. Documenten krijgen altijd een slordig uiterlijk.
3. Documenten zijn altijd slecht vindbaar.
4. Documenten zitten vaak in de verkeerde dozen.

Welke volgorde bij het archiveren is juist?

1. archiveren ordenen sorteren verzamelen
2. ordenen sorteren verzamelen archiveren
3. sorteren verzamelen archiveren ordenen
4. verzamelen sorteren ordenen archiveren

Waarom is het makkelijk om bij het voorsorteren stapelbakken te gebruiken?

1. Omdat daarna de documenten alleen nog maar opgeborgen hoeven worden.
2. Omdat documenten per onderwerp bij elkaar komen liggen.
3. Omdat het archiveren dan niet meer hoeft.
4. Omdat het ordenen dan niet meer hoeft.

Wat is het dynamisch archief?

1. Dit is een archief dat verplaatst kan worden.
2. Dit is een archief met documenten die niet of zelden nodig zijn.
3. Dit is een archief met documenten die regelmatig nodig zijn.
4. Dit is een archief met documenten die vernietigd kunnen worden.

Waarmee begint op de Nederlandse manier het rangschikken van documenten op datum?

1. Met de voornaam van de persoon.
2. Met het jaar van archivering.
3. Met de dag van archivering.
4. Met de maand van archivering.

Archiveer jij al?

Ja

Nee

Ik ruim mijn kledingkast op.

Alleen belangrijke zaken.

Digitaal archief

Voordelen digitaal archief

• Neemt weinig ruimte in beslag.
• Kunt documenten op meerdere manieren sorteren en zoeken.
• Kunt goed voorkomen dat documenten per ongeluk gewist worden.
• Documenten zijn goed te beveiligen.
• Het opzoeken van gegevens gaat snel.
• Kunt altijd een back-up maken.

Een reservekopie van (computer)gegevens.

Digitaal archief

Nadelen digitaal archief

• De computers moeten goed beveiligd worden tegen virussen en inbraak.
• Computerprogramma's verouderen snel, hierdoor kan het gebeuren dat documenten niet meer leesbaar zijn. (bestanden omzetten; oude computerprogramma's bewaren)

Eisen digitaal archief

Overzichtelijkheid = logisch ​

Toegankelijkheid = makkelijk bij bestanden kunnen ​

Volledigheid = alles moet aanwezig zijn ​

Betrouwbaarheid = vertrouwen op volledigheid en actualiteit ​

Authenticiteit = echte / oorspronkelijke formulieren

Procedures

Toegankelijkheid: registreren

Up-to-date houden

(Wettelijke) bewaartermijnen

Bewaarplicht

Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je administratie. Dit is verplicht – stelt de Belastingdienst.

• financiële administratie
  
• urenadministratie
  
• voorraadadministratie
• salarisadministratie
  
• in- en verkoopadministratie

Bewaartermijn

Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. 

Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. 

Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.

Als je stopt met je bedrijf, moet je dan de administratie bewaren?

1. ja
2. nee

Wat is een nadeel van digitaal archiveren?

1. Computerprogramma’s verouderen snel.
2. Digitaal archiveren neemt veel ruimte in beslag.
3. Documenten zijn niet snel terug te vinden.
4. Gegevens worden te vaak in een database opgeslagen.

Wat betekent: converteren van bestanden?

1. Mailen van bestanden naar een andere persoon.
2. Omzetten van gegevens voor toepassing in een andere omgeving.
3. Opschonen van gegevens in bestanden.
4. Wissen van complete bestanden die niet meer bruikbaar zijn.

Wat betekent: het up-to-date houden van een archief?

1. Dat documenten in een digitaal archief aan het begin van het kalenderjaar verwijderd moeten worden.
2. Dat documenten in een papieren archief aan het begin van het kalenderjaar verwijderd moeten worden.
3. Dat jaarlijks een overzicht wordt gemaakt van alle archiefstukken.
4. Dat regelmatig gecontroleerd moet worden of documenten bewaard moeten blijven.

Hoe wordt de periode genoemd voor het verplicht bewaren van documenten?

1. Bewaartijd.
2. Opslagtermijn.
3. Voorgeschreven termijn.
4. Wettelijke bewaartermijn.

Op welke wijze moeten documenten worden bewaard?

1. In de juiste categorie en met de juiste code.
2. In de juiste categorie en op de voornaam van de betreffende persoon.
3. Op alfabet en op de datum waarop deze zijn opgesteld.
4. Op de juiste datum en op de voornaam van de betreffende persoon.

Archiveren in een bedrijf

Offertes, facturen, brieven, contracten en bestellingen, bij een bedrijf krijg je te maken met veel verschillende soorten documenten. Het is belangrijk dat al deze documenten op de juiste wijze in het archief terechtkomen, zodat iedereen ze eenvoudig terug kan vinden. Dat vergt een duidelijke mappenstructuur en discipline. 

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdrachten  Archiveren in een bedrijf

Opdracht A  De juiste bestandsnaam?

1. Maak een print screen van het resultaat > 80%
2. Opslaan als juiste bestandsnaam in BW3 Gegevensverwerking

Opdracht B  Een nieuwe mappenstructuur voor het Efteling Hotel

1. Maak een print screen van het resultaat
2. Opslaan als mappenstructuur efteling in BW3 Gegevensverwerking