Les 9 - Archiveren 1

Les 1 - Archiveren 1

Lesdoelen

De student kan documenten op een systematische manier archiveren (en opzoeken) conform bedrijfs- en wettelijke regels.

Vandaag:

• Wat is een archief?
• Soorten archieven
• Wettelijke bewaartermijnen
• Naamgeving van mappen en documenten
• Archiveerregels
• Archiveermethodes
• Richtlijnen naamgeving van mappen en van bestanden
• Mappenstructuur

Waarom zou je documenten archiveren?

Archiveer jij je eigen documenten?

1. Ja
2. Nee

Wat is een archief?

De algemene beschrijving van de Dikke van Dale is de volgende:

1. Verzameling van geschriften, oorkonden enz., bestemd om bewaard te worden.

2. De bewaarplaats 

Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer). Op grond van de archiefwet kan men verplicht zijn deze documenten te bewaren, maar ook kan het om andere redenen gewenst zijn het archief te bewaren.

Een archief kan bestaan uit agenda's en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, tekeningen, foto's enzovoorts.  

Het is dus belangrijk om te beseffen dat een archief niet alleen hoeft te bestaan uit documenten of files (op de computer). Je kunt je bijvoorbeeld voorstellen dat in het archief van het Rijksmuseum ook veel kunstwerken te vinden zijn. 

Uitleg staat in de taakmodule Archiveren 1, opdracht 1 speld in een hooiberg. 

Opdracht 1A -Wat weet jij al van archiveren? (30 minuten)

Docent gaat in SPL naar de taakmodule Archiveren opdracht 1 'Speld in een hooiberg' en dan naar 1A.

We gaan klassikaal de PowerPointquiz Archiveren maken

Uitleg staat in de taakmodule Archiveren 1, opdracht 1A 'Wat weet jij al van archiveren?' 

Opdracht 1C - Vind het document (10 minuten)

Ga in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 1 Speld in een hooiberg en maak opdracht 1C

'Vind het document' 

In het werkblad beantwoord je alleen de vragen onder het kopje 'Vind het document'

Opdracht klassikaal bespreken

Voor docent: student moet de zip-bestanden uitpakken. 

Soorten archieven

• Persoonlijk archief: in een persoonlijk archief bewaar je zaken die voor jou van belang zijn en heel vaak nodig hebt.
• Het afdelingsarchief: elke afdeling heeft zijn eigen archief. Zo heeft de afdeling Financiën een heel ander archief dan de afdeling Klantenservice of de afdeling Marketing. 
• Het personeelsarchief: hierin worden alle gegevens bewaard die te maken hebben met personeelszaken.
• Het projectarchief: hierin komen alle archiefstukken die te maken hebben met een bepaald project. Bijvoorbeeld het project Nieuwbouw kantoor of het project Productie India.

Opdracht 2B - Je eigen dynamisch, statisch en historisch archief (15 minuten)

Ga in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 2 Soorten archieven en maak opdracht 2B

'Je eigen dynamisch, statisch en historisch archief' 

Bespreek de opdracht met je buurman of buurvrouw

Opdracht 2C - Quiz archief (10 minuten)

Ga in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 2 Soorten archieven en maak opdracht 2C

'Quiz archief' 

Resultaat klassikaal bespreken

Wettelijke bewaartermijnen

In een organisatie krijg je aan de lopende band te maken met allerlei documenten. Een interne uitnodiging voor een afscheid van een collega, een financieel overzicht van de verkopen van het laatste kwartaal of een verslag van een functioneringsgesprek. Wat doe je met al die documenten? Mag je die in de prullenbak gooien of moet je ze bewaren?

Hiervoor gelden regels. Het is belangrijk dat jij weet wat deze regels zijn. Je wilt natuurlijk niet iets weggooien waar je later spijt van krijgt! 

Opdracht 3 -Soorten informatie bewaren

Wat doen verschillende groepen met informatie en documenten? Welke informatie moet worden bewaard en welke kan weg? We gaan gezamenlijk de verschillende groepen bekijken.

Luister goed, straks krijg je er vragen over!

Docent gaat in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 3 De wet, opdracht 3 'Soorten informatie bewaren'

Na de uitleg maakt de student opdracht 3C - In de prullenbak (10 minuten)

Resultaat quiz klassikaal bespreken

Als het beestje maar een naam heeft

Een document opbergen is niet zo moeilijk, maar een document terugvinden kan soms een uitdaging zijn. Het gaat erom dat je een document goed opbergt, zodat je het eenvoudig terug kunt vinden. In een organisatie zijn hiervoor vaak regels opgesteld, zodat iedereen op dezelfde wijze een document een naam geeft. 

De naamgeving van mappen

1. Vermijd zoveel mogelijk het gebruik van afkortingen.
   
2. Geef alle mappen een unieke naam (die dus niet ergens twee keer voorkomt).
   
3. Je kunt een hiërarchische nummering toepassen. 

De naamgeving van documenten

1. Gebruik een vaste structuur zodat je computer de bestanden alfabetisch of chronologisch kan ordenen.
   
2. Houd er rekening mee dat een computer, bestanden of mappen die beginnen met cijfers 10 tot 19 zal plaatsen tussen 1 en 2. Gebruik daarom 01 en 02 etc.
   
3. Bestandsnamen moeten kort maar krachtig zijn en hebben het liefst een vaste structuur/codering die je in overleg met je collega's vastlegt.
   
4. Een bestandnaam kan de volgende onderdelen bevatten:

• Type document (verslag, agenda, rekening etc.)
  
• Auteur
  
• Afzender en/of geadresseerde
  
• Projectnummer (bij reeksen die sowieso genummerd zijn, zoals bestelbonnen, facturen etc.)
  
• Versie (v1, v2 etc.)
  
• Datum volgens de structuur JJJJMMDD 

Opdracht 4A - Codetaal (15 minuten)

Ga in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 4 Als het beestje maar een naam heeft en maak opdracht 4A

'Codetaal' 

Opdracht klassikaal bespreken

Archiveerregels (opdracht 5)

Er bestaan veel manieren om iets op te bergen, alfabetisch, op nummer, chronologisch (op tijd, op datum) enzovoort. Hiervoor zijn archiveerregels opgesteld.

 

Moet de heer A. de Boer nou voor of na de heer W. Boer?

Dat ga jij nu ontdekken! 

Archiveermethodes (opdracht 5)

Er zijn verschillende methodes om te archiveren. Deze methodes hebben elk hun eigen regels.

We kennen de volgende archiveermethodes: 

• Alfabetisch: op volgorde van het alfabet
• Alfabetisch lexicografisch: wanneer bij het sorteren niet naar de eerste, maar ook naar volgende letters wordt gekeken
• Numeriek: op volgorde van nummers/cijfers
• Alfanumeriek: op volgorde van letters en cijfers
• Chronologisch: op volgorde van tijd (uren, dagen, weken, maanden, seizoenen etc.)

Opdracht 5A - Codetaal (15 minuten)

Ga in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 5 Archiveerregels en maak opdracht 5A

'Je juiste volgorde' 

Opdracht klassikaal bespreken

Wat moet waar (opdracht 6)

De opbouw van een archief vergt overleg binnen de organisatie. Het moet voor iedereen duidelijk zijn welke documenten waar opgeborgen moeten worden en hoe deze gecodeerd worden. Zo zal de Afdeling Financiën de facturen misschien op factuurnummer of factuurdatum opbergen, terwijl de afdeling Marketing de verschillende documenten van een bepaalde klant bij elkaar in één klantenmap verzamelt.

Om tot een goede opbouw van een archief te komen, is het belangrijk om een aantal stappen te doorlopen. Klik op de stenen om de uitleg te zien (opdracht 6 inleiding Wat moet waar). 

Voor docent: bij uitleg opdracht openen en klassikaal uitleg doornemen.

Wat kun je het beste niet gebruiken bij de naamgeving van mappen en van bestanden?

Richtlijnen voor de naamgeving van mappen en
van bestanden

1. Gebruik korte, unieke beschrijvende namen.
2. Vermijd het gebruik van voegwoorden.
3. Gebruik geen afkortingen.
4. Gebruik enkel letters, cijfers en het underscoreteken (_).
5. Vermijd het gebruik van spaties, gebruik bij voorkeur het underscoreteken (_)
6. Gebruik geen leestekens: “?!; ( ).
7. Gebruik geen speciale tekens: / $ # @ = + & % ^ etc.
8. Gebruik geen diakritische tekens: é á ö etc.
9. Herhaal in de mappen geen informatie uit een bovenliggende mapnaam. 

Opdracht 6A - De juiste bestandsnaam? (15 minuten)

Zojuist hebben we de richtlijnen voor de naamgeving van mappen en van bestanden besproken. Je gaat nu een quiz maken. 

Ga in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 6 Archiveren in een bedrijf en maak opdracht 6A

'De juiste bestandsnaam' 

Opdracht klassikaal bespreken

Opdracht 7A - Orde in de chaos
(45 minuten)

Een archief bijhouden kan een uitdaging zijn, een archief ontwerpen gaat nog een stapje verder. Hoe breng je logica aan in hoofdmappen en submappen? Welke onderwerpen of stukken horen bij elkaar? Een goed ontworpen archief betekent dat het voor iedere gebruiker eenvoudig moet zijn naar de juiste map te gaan en te vinden wat hij zoekt. 

Ga in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 7 Orde in de chaos en daarna naar 7A 'De juiste bestandsnaam?'
Je maakt de opdracht in een groep van drietallen

Je krijgt eerst uitleg over de opdracht en daarna begin je pas!

 

Voor docent: dit is een extra opdracht maar wel een interactieve en leuke opdracht. Opdracht wordt gemaakt in groepjes van drie. Neem flipover-vellen mee en post-its.

Opdracht 8 - Slottest (10 minuten)

Ga in SPL naar de taakmodule Archiveren 1

Ga naar 8 Slottest en maak de slottest

Resultaat klassikaal bespreken

Voor docent: gebruik adviestabel van docenteninformatie

Afsluiting

• Terugkoppeling les;
• Vragen?