Theorie Post verzorgen

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

14 Post Verzorgen

REPEAT REPEAT REPEAT...

Ingekomen poststuk

1. post in ontvangst nemen

2. je sorteert de post

3. je registreert post (papier & digitaal)

4. je kopieert, scant, print document of maakt een PDF

POST

interne post: post die iemand binnen het bedrijf aan een collega verzend 

externe post: komt van buiten het bedrijf of komt binnen 

Vertrouwelijke post

Vertrouwelijke post mag je niet openmaken. Aan welke drie woorden kan je zien dat post vertrouwelijk is en enkel door de geadresseerde mag worden geopend?

3 woorden: post niet open maken

Briefgeheim

Briefgeheim: je maakt de post wel open, maar je leest de brief niet. De post open je om hem te kunnen registreren.

Post registreren

1. rechtsboven stempel: 'ingekomen d.d. 10-10-2022'

2. registreren in postregistratiesysteem (of brievenboek)

-> datum

-> afzender

-> naam ontvanger: voor wie de post bedoeld is

-> onderwerp

-> soort document: brief, verslag of uitnodiging

-> kenmerk

--> eigen nummer en vindplaats (waar kan je het terugvinden ??)

Post sorteren en afhandelen

1. post intern persoonlijk bezorgen of in postvakje leggen

2. post naar afdeling brengen of postvak afdeling

3. reclame? weggooien of naar afdeling brengen waar de folder interessant voor is

4. post 'vertrouwelijk,prive,persoonlijk' niet openen, postvak

5. overige post: bespreek met je leidinggevende

CEO

1. Chief Externe Organisation
2. Chief Executive Officer
3. Collega Externe Ondersteuning

CFO

1. Chief Federatie Ontwikkelaar
2. Chief Financiele Ondersteuning
3. Chief Financial Officer

HRM

1. Human Resource Management
2. Humane Regionale Manager
3. Human Redding Manschappen

Salesmanager

1. die bepaalt de kortingen
2. die managed de verkoop

Purchase & Supply manager

1. iemand die werkt op verkoop afdeling
2. iemand die werkt op inkoop en verkoop
3. iemand die werkt bij logistiek en voorraad

Post verspreiden

vb verslag vergadering

actie: alle deelnemers krijgen een kopie

1. inscannen en doormailen

2. dubbelzijdig kopiëren en in postvakjes doen

Wat is het verschil tussen CC en BCC bij mailen?

Uitgaande post registreren

1. datum van verzending

2. naam afzender (welke collega verstuurt het poststuk?)

3. naam geadresseerde

4. onderwerp

5. soort document: brief, verslag, uitnodiging?

6. kenmerk

Uitgaande post controleren

is de brief ondertekend?

heb je kopie gemaakt?

alle bijlagen bijgevoegd?

brief geregistreerd?

adres zichtbaar door venster?

adres compleet?

staat er een retouradres/afzender op achterkant?

wat zijn NAW-gegevens?

1. naam achternaam woonplaats
2. naam adres woonplaats

retouradres

postcode + huisnummer

voorbeeld:

7208 GA / 18

Verzendklaar maken

1. envelop kiezen

2. frankeren =  verzendkosten/portokosten  betalen

(afh. van gewicht, afmeting, bestemming en extra's zoals aangetekende post, exprespost of rouwpost)

--> brieven met antwoordnummer: gratis versturen

envelop kiezen

Op formaat: een gewone brief kan in een gewone envelop. 

Op soort brief: een officiële brief doe je in een envelop die niet doorschijnt, in een akte-envelop.

Op stevigheid: als je iets moet versturen dat zonder kreukels moet blijven, neem je een bordrug-envelop. Deze envelop heeft een stevige achterkant.

Op bescherming: als je iets moet versturen dat kapot kan gaan, neem je een luchtkussenenvelop. Dat is een envelop met bubbeltjesplastic aan de binnenkant.

Dan zijn er nog vensterenveloppen: hier zit een doorschijnend venster in waardoor je het adres kunt zien dat bovenaan de brief is getypt, voor gewone zakelijke post

Speciale post

aangetekende post: de postbode vraagt de ontvanger voor een handtekening 

exprespost: spoed vesturen (komt dezelfde dag nog aan)

rouwpost: maak je poststuk herkenbaar met speciale postzegels en verzamelenveloppen (voor 40 brieven) 

--> herkenbaar voor postbode (met zorg behandelen en zsm) + track & trace door barcodenummer