FINANCIEEL uit thema 6 2022

• Wiskunde
• MBO
• Studiejaar 2

FINANCIEEL ONDERDEEL

Complexiteit

De medewerker business support verzamelt en verwerkt informatie, beheert klantdossiers en voert financieel-administratieve taken uit, zoals facturen opstellen en controle van inkoopfacturen. De medewerker business support voert gestructureerde werkzaamheden uit die hij volgens standaardprocedures en –methoden uitvoert. Om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren is kennis van administratieve en financiële processen, methoden en systemen vereist. Hij moet fouten en afwijkingen kunnen herkennen en daarvoor beschikken over voldoende cijfermatig inzicht. Onzorgvuldig handelen schaadt de organisatie en de klant. De medewerker business support beheert een (digitaal) dossier en leidt daaruit eventuele acties af. De medewerker business support hierbij is veelal belast met de uitwerking van een deel van redelijk complexe procedures, hij moet echter wel gedegen inzicht hebben in de gehele procedure ten behoeve van correct dossierbeheer en termijnbewaking.

Wat weet je al van Financiële Administratie?

maak een mindmap?

boekhouden

betalen, geld ontvangen

bezwaar maken tegen foute factuur
datum controleren

btw

aanmanen

herinneren

Wat staat er op je examen?

B1-K5: Voert administratieve en financiële processen uit

B1-K5-W1: Verzamelt en verwerkt informatie 

B1-K5-W2: Beheert het (digitale) dossier 

B1-K5-W3: Stelt facturen op en controleert deze 

B1-K5-W4: Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor de fiattering van inkoopfacturen

Dit zijn dezelfde opdrachten die ze op stage moeten doen.
Vakkennis en vaardigheden:

heeft kennis van het toepassen van (moderne) communicatiemiddelen

heeft kennis van de wettelijke vereisten voor facturen

kan dossier- en informatiemanagement toepassen

kan fouten herstellen in facturering en kan creditnota's opstellen

kan informatie zoeken, beoordelen en gebruiken

kan moeilijke telefoongesprekken voeren met klanten

kan om de klant/gast te informeren eenvoudige teksten schrijven in het Engels

kan omgaan met brondocumenten/naslagwerken

kan rapporteren

WAT doe je dan eigenlijk?

Verzamelen en ordenen van financiële gegevens. 

Wat zijn dat?

Declaraties, offertes, nota's & facturen verwerken in de administratiesystemen van een bedrijf ter voorbereiding voor de financiële administratie (die betaalt of betaald wordt).

Omschrijving

De medewerker business support stelt in voorkomende gevallen een standaard (credit)verkoopfactuur op, op basis van de onderliggende documenten. Soms heeft hij aanvullende informatie nodig van de klant (bijvoorbeeld bij een factuur voor een nieuwe klant) en onderneemt hij actie om dit op te (laten) vragen). Als dit van belang is, controleert hij of de klant nog ruimte heeft binnen de kredietlimiet. Hij controleert de facturen en de creditfacturen die zijn opgesteld door de verkoopadministratie rekenkundig en door vergelijking met de onderliggende stukken, zodat deze gereed zijn om gecodeerd te kunnen worden.

Resultaat

Facturen en creditfacturen zijn correct en conform wettelijke vereisten.

Voorkomende contacten met klanten zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands en/of Engels verlopen.

Opdracht

Zoek op wat de volgende 4 termen betekenen:

• 1. declaratie
• 2. factuur
• 3. crediteuren
• 4. debiteuren

Voorbeeld declaraties verwerken

Iemand van de sales gaat op reis en maakt kosten. Achteraf declareert deze persoon al zijn kosten, die hij voorgeschoten heeft. Noem eens wat?

De bonnetjes worden ingeleverd bij jou. 

Wat moet jij daarmee doen als medewerker 

business support?

Er gebeuren  3 dingen met die bonnetjes? Welke ?

Omschrijving

De medewerker business support ordent de binnengekomen inkoopfacturen en registreert deze. Hij controleert de inkoopfacturen, zowel rekenkundig als door vergelijking met onderliggende stukken. Als de factuur niet correct is, neemt hij telefonisch of schriftelijk contact op met de crediteur, in overleg met de budgethouder. Hij kan ook door crediteuren worden gebeld over het uitblijven van een betaling.

Hij biedt de inkoopfacturen ter controle en fiattering aan bij de budgethouders. Hij rappelleert budgethouders als de inkoopfacturen niet op tijd terugkomen. Hij stelt een betalingsvoorstel op, rekening houdend met de betalingstermijn en de beschikbare liquiditeit. De medewerker business support geeft desgevraagd managementinformatie aan zijn leidinggevende over bijvoorbeeld de ontwikkeling van de inkopen op rekening en de ontwikkeling van het crediteurensaldo.

Welke 3 dingen?

1.  Jij maakt een overzicht van de kosten (declaratie)

2. Jij geeft opdracht aan de financiële administratie om de kosten te boeken

3. Er wordt uitbetaald aan de medewerker van de sales

Resultaat

Gecontroleerde binnengekomen facturen.

Tijdig gefiatteerde facturen, gereed voor verwerking.

Betrouwbare en volledige betalingsvoorstellen.

De contacten met de crediteuren zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands en/of Engels verlopen. Juiste, en conform de vraag verstrekte managementinformatie.

Declaraties

Declaraties zijn kosten die de medewerkers maken ten behoeve van hun werk (en dus terugkrijgen)

Welke soorten heb je?

1. onkostendeclaratie

2. reiskostendeclaratie

3. nota's en facturen

4. representatiekosten

 Wat valt er onder onkosten-declaratie?

1. lunch onderweg

2. tijdschriften

3. parkeergeld

4. relatiegeschenk 

5. entreebewijs

6. kaartje voor een beurs

7. hotelkosten

8. eten tijdens verblijf

9. eten met de klant

Wat zijn reiskosten?

1. benzinekosten

2. autohuur

3. taxikosten

4. trein/metro

5. vliegtuigticket

Nota's en facturen?

Allerlei rekeningen die je krijgt met betrekking tot geleverde goederen (bijv. kantoorartikelen etc) en diensten (een advies van een accountant).

Crediteuren

Crediteuren zijn bedrijven of mensen aan wie je (werkgever) nog geld moet betalen. Dus bij de financiële administratie liggen er rekeningen van hen om te betalen.

Debiteur: bedrijven van wie je (werkgever) geld krijgt, jullie facturen liggen bij hen op het bureau.

Ezelsbruggetje

Debiteuren is dokken, crediteuren is cashen.

Noem wat crediteuren

• medewerkers die een declaratie ingediend hebben
• de loodgieter die de wc heeft gerepareerd
• leveranciers
• verhuurder van het pand
• leasemaatschappij
• verzekeringsmaatschappij
• catering