Les 8 - Vergaderen

Les 8  Vergaderen 
1 / 29
volgende
Slide 1: Tekstslide

In deze les zitten 29 slides, met interactieve quiz, tekstslides en 1 video.

Onderdelen in deze les

Les 8  Vergaderen 

Slide 1 - Tekstslide

Wat gaan we doen
week 1: samenwerken
week 2: time management
week 3: organiseren van een evenement
week 4: budget en begroting
week 5: draaiboek
week 6: projectorganisatie
week 7: Vergaderen 
week 8: 

Slide 2 - Tekstslide

Doel
Na deze les kan je 
- verschillende soorten vergaderingen benoemen
- een paar doelen benoemen waarom je vergadert

Slide 3 - Tekstslide

Vergadering
bijeenkomst van een aantal mensen dat met elkaar een gesprek voert om een bepaald doel te bereiken 

Slide 4 - Tekstslide

soorten vergaderingen
Periodieke vergaderingen: vinden regelmatig plaats. Let op: bepaalde agenda
Bijvoorbeeld: bestuursvergadering, commissievergadering, werkoverleg, algemene vergadering (blz. 15)
Incidentele vergadering: eenmalig; ander soort agenda.
Bijzondere vergaderingen: afwijkende vergadervorm

Slide 5 - Tekstslide

Je vergadert omdat je een doel hebt:

Informatie-overdracht
Meningsvorming
Probleemoplossing
Besluitvorming

Slide 6 - Tekstslide

Deelnemers aan de vergadering
Voorzitter
  • Bereidt de vergadering voor
  • Stelt agenda op – vergaderdoel
  • Leidt de vergadering
  • Samenvatten, tijd in de gaten houden
  • Verantwoordelijk voor verslag

Slide 7 - Tekstslide

Deelnemers vervolg: 
Secretaris: rechterhand van voorzitter, verzamelen achtergrondinfo
Notulist: maakt verslag; wat voor soort verslag?
Deelnemers: praten, beslissen, stemmen
Quorum: het minimum aantal personen bedoeld dat aanwezig moet zijn om stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen (alleen bij officiële vergaderingen)
Functies rouleren: niet altijd duidelijk bij wie agendapunten inleveren

Slide 8 - Tekstslide

Besluiten nemen
Eenmansbesluit: wordt genomen door een scheidsrechter tijdens een voetbalwedstrijd. Het is prettig voor de snelheid in het spel dat er snel een beslissing is. Voor vergaderingen geldt dat soms ook. Soms is het prettig dat iemand een knoop doorhakt zodat je verder kunt.

 
Meerderheidsbesluit: wat de meerderheid beslist wordt aangenomen. Is de meerderheid de helft plus 1? Afspreken. Hoe zit het met onthoudingen en blanco stemmen? Bijv. wijziging grondwet.

Slide 9 - Tekstslide

Besluit met recht van veto: het voorstel wordt niet aangenomen wanneer zij (met veto) hiertegen zijn; bijvoorbeeld bij de Verenigde Naties.
  
Unaniem besluit: alle deelnemers zijn voor
Consensus besluit: het besluit wordt aangepast na discussie: compromis

Slide 10 - Tekstslide

Plannen van een vergadering
Waarom moet de organisatie om een vergadering heen, goed geregeld zijn?

Dus een goede voorbereiding is het halve werk.

Slide 11 - Tekstslide

Wát moet je allemaal doen?
Doel en noodzaak vaststellen
Vergaderdatum en –tijd vaststellen
Vergaderruimte
Deelnemers bepalen
Uitnodigingen en agenda
Vergaderstukken verzamelen
Convocatie, agenda en stukken versturen
Opstelling van de zaal bepalen
Huishoudelijke zaken regelen

Slide 12 - Tekstslide

Doel en noodzaak
Informerend, probleemverkennend of probleemoplossend, meningvormend, besluitvormend
Puur informatief? Misschien dan beter rapport, email, brief of telefoontjes plegen. Goedkoper dan vergadering

Slide 13 - Tekstslide

Vergaderdatum en -tijd
Alle deelnemers op dezelfde dag en tijd: SUCCES!
Vaste data
Lang van te voren
Afspraken maken tijdens de vergadering met alle deelnemers erbij
Elektronisch datum prikken of 5 opties, www.datumprikker.nl
Denk aan feestdagen en vaste vrije dagen

Slide 14 - Tekstslide

Vergaderruimte
Die moet je reserveren
Binnen of buiten het bedrijf (in of extern)
Bereikbaarheid, parkeren, OV?
Routebeschrijving
Eten, drinken, kosten?

Slide 15 - Tekstslide

Slide 16 - Link

Deelnemers
Voorzitter bepaalt wie de deelnemers zijn
5-15 mensen
Bij teveel deelnemers zijn mensen niet meer betrokken en t duur zooooooo laaaaaaang
Externe deelnemers: haal ze op bij receptie (denk aan visitekaartje van het bedrijf)
Presentielijst, moet in notulen vooral bij stemmen (i.v.m. quorum)

Slide 17 - Tekstslide

Convocatie en agenda
Convocatie is uitnodiging
Onderwerp, plaats, deelnemers,
Agenda soms gecombineerd met uitnodiging
Agendapunten
van de voorzitter
Van de deelnemers
Vaste agendapunten (opening, wvttk etc)

Slide 18 - Tekstslide

Versturen
Convocatie, agenda en stukken
Op tijd: om voor te bereiden
Niet te vroeg: vergeten ze dat ze informatie hebben gekregen
Per email, post of papierloos?




Slide 19 - Tekstslide

Slide 20 - Video

Opstelling van de zaal
Hoeveel mensen komen er? Ivm stoelen
Wat heb je nodig? Digitale hulpmiddelen, technische voorzieningen, wifi code
Minder validen?

Slide 21 - Tekstslide

Huishoudelijke zaken
Catering
zaalaankleding
audio visuele middelen

Slide 22 - Tekstslide

Audio Visuele middelen
WAT ZIJN DAT?

Slide 23 - Tekstslide

Slide 24 - Tekstslide

Handig!
Controlelijstje met alle to-do dingen erop.
Kan je mooi afvinken, delegeren, checken.
Lijstje kan je per vergadering aanpassen en opslaan.

Slide 25 - Tekstslide

Slide 26 - Link

opdracht

Slide 27 - Tekstslide

Slide 28 - Link

noem een doel van
een vergadering

Slide 29 - Woordweb